9 tips för att planera en familjeåterförening om en budget

Medan många familjer fortfarande tycker om att samlas hemma hos någon för en återförening, väljer familjer allt mer överdådiga sammanträden. Vissa är flera dagars campingturer i husvagnar och tält; andra hålls på kryssningsfartyg eller på orter. Det finns detaljerade budgetar att ställa in, lotterier att organisera, och t-shirts och kaffemuggar som bär familjens vapen att sälja. Oavsett hur enkelt eller påkostat ditt återförening, planerar du en mycket arbete, och det kan bli mycket dyrt om du inte är försiktig.

Innan du går överbord och planerar ett evenemang som ingen har råd att delta på, här är några sätt att planera ett roligt, prisvärd återförening.

Planera ett budgetvänligt familjeåterförening

När det gäller ditt återförening, vill du att alla ska samlas hos mamma och pappas hus och ta med en maträtt att dela med sig? Ska du försöka planera en "semester"-återförening på en utväg? Kommer återföreningen att vara för en eftermiddag eller en tre dagars händelse?

Det är lätt att känna sig överväldigad av detaljer när man planerar en släktträff. Så låt oss ta det steg för steg.

1. Börja tidigt

Att planera ett familjeåterförening tar arbete, och det är definitivt inte något du kan göra i sista minuten. Helst bör du börja planera ett år i förväg; Detta ger dig god tid att välja ett datum och en plats som fungerar för allas scheman och budgetar. Att planera tidigt ger dig också möjlighet att förhandla fram de bästa priserna för hotell, leverantörer och aktiviteter.

Du måste också få ett tidigt antal anställda för hur många som kan delta. Att ha en grov uppskattning innan du gör någon planering kommer att spara tid när du tittar på arenor. Till exempel, om ditt återförening har 300 (eller fler) möjliga deltagare, slösar du inte tid på att undersöka statsparkpaviljonger som endast rymmer 100 personer.

Glöm inte att beroende på tid på året kan du tävla om platsplatsen. Till exempel sker de flesta bröllop under sommaren eller hösten. Examensfester hålls under försommaren och semestersfester i december. Att planera tidigt säkerställer att du kan boka den plats du vill när du vill ha den.

2. Skapa en Facebook-sida för släktträff

Att planera en familjeåterförening innebär att kommunicera med dussintals eller till och med hundratals människor. Det kan snabbt förvandlas till en organisatorisk mardröm eftersom ni alla diskuterar potentiella datum, platser och aktiviteter via e-post eller telefonsamtal. Det kan också bli dyrt om du bestämmer dig för att skicka ut officiella inbjudningar tillsammans med RSVP-kort.

Spara tid och pengar genom att lägga all din kommunikation på ett ställe med en Facebook-sida för familjeåterförening. Du kan göra denna sida privat så att bara gruppmedlemmar kan se inlägg, och det är ett bra sätt att dela information om det kommande återföreningen och få allas inlägg om vad de vill göra. Kolla in AARP för en användbar artikel om hur du skapar en familj Facebook-grupp.

Om du ansvarar för planeringen, kom ihåg att tänka som en marknadsförare. Ditt mål är att få så många personer att delta så mycket som möjligt så att den totala kostnaden per person sjunker. Gör ditt bästa för att planera roliga aktiviteter och skapa ett surr så att fler människor vill komma.

3. Prata öppet om budgeten

Även den enklaste familjeåterförening kan kosta flera hundra dollar, och de flesta kostar flera tusen eller mer.Du kanske är ansvarig för planeringen, men det betyder inte att du är villig - eller kan - gå till räkningen. Så vem kommer att betala för det?

Du kan inte prata om kostnader om du först har en uppfattning om vilken typ av återförening du vill organisera. Vill du ha en DIY-återförening i en statspark där alla tar med en maträtt att dela, eller ett mer påkostat återförening på ett kryssningsfartyg eller på en kärtranch eller en all inclusive-utväg? Kommer ditt återförening att ha 20 deltagare eller 200?

Ta reda på de grundläggande detaljerna först, och sedan kan du börja skapa en lös budget för evenemanget. Tänk på alla utgifter som du sannolikt kommer att drabbas av och lägg sedan till en kudde på 5% till 10% för att ta hänsyn till oväntade kostnader.

4. Gör en plan för insamling

Ditt nästa steg är att ta reda på hur du kan finansiera ditt återförening, och det finns flera vägar att tänka på.

Du kan be varje familj eller deltagare att donera ett schablonbelopp för att täcka återföreningskostnader. Dessa pengar ska gå till ett bankkonto du öppnar med en annan familjemedlem, helst inte någon i din närmaste familj. Håll insättningar och utgifter så öppna som möjligt, kanske med en månatlig budgetöversikt som du skickar till alla elektroniskt.

Du kan också samla in pengar vid själva återföreningen. Be deltagarna ta med hemmagjorda varor som efterrätter, bröd och sylt för att sälja till andra familjemedlemmar, med alla intäkter som kommer att täcka återföreningskostnader. Du kan också tömma bort donerade artiklar, till exempel:

• Hemlagade täcken
• Återställda och inramade antika familjefoton
• En hemlagad kokbok full av gamla familjerecept
• Ett släktträd
• En familj scrapbook
• Originalverk eller annat handgjort arbete
• Antika möbler

En lotteri har potential att samla in mycket pengar, plus alla föremål kommer att stanna inom familjen. En familj med arvtagningslott kan vara ett bra alternativ för familjemedlemmar som minskar till övergången till assistenter.

Vissa familjer samlar in pengar under deras återföreningar genom att tillhandahålla gratis mat men köra en kassabar och sälja vatten och läsk. För att göra detta måste du ansöka om en dagslicenser i den stad eller stad där du håller evenemanget. Gör din forskning först; i vissa städer beviljas endast en dagslicens för specifika grupper, såsom religiösa organisationer, ideella organisationer eller veteran-, politiska, utbildnings- eller atletiska grupper. Applicera tidigt eftersom det kan ta minst två veckor att behandla ansökningarna.

5. Be om insättning

När du har skissat en grov budget är det viktigt att du ber varje familj att lämna in en återbetalningsbar deposition inom en specifik tidsfrist. När du fastställer beloppet, beakta varje familjs ekonomiska situation och överväga att tillåta månatliga betalningar vid behov.

Att be om en återbetalningsbar deposition från familjemedlemmar är viktigt av flera skäl. Först ger det dig några medel för att göra inköp och ge insättningar till leverantörer och platser. Det hjälper dig också att avgöra vem som faktiskt kommer att komma; när en familj en gång har gjort ett ekonomiskt åtagande att delta i återföreningen, är det mycket mindre troligt att de kommer ut i sista minuten.

För att hålla reda på betalningar använder du en tjänst som MyEvent. MyEvent tillåter din familj att registrera sig för återföreningen, betala sina insättningar eller närvaroavgifter och till och med göra ytterligare donationer. Webbplatsen låter dig också skicka ut omröstningar och enkäter, skapa ett släktträd och enkelt skapa surr runt evenemanget med sociala medier.

6. Överväg datum utanför säsongen

Visst skulle det vara kul att ha en familjeåterförening på en skidort i januari eller en vacker Great Lakes-strand i mitten av juni. Men du betalar topp dollar om du stannar under en plats högsäsong.

Många arenor sänker sina priser med 50% eller mer under deras säsong, så överväg att bo på den skidorten i juni eller på det norra strandhuset i december. Du sparar pengar och har fortfarande mycket att göra. Till exempel har de flesta skidorter miles av vandrings- och cykelleder samt pooler och planerade evenemang. Promenader på en vinterstrand är vackra och uppfriskande, och de flesta norra stränder är lediga under vintermånaderna, så du kommer att ha stranden för er själva.

7. Be om grupppriser på hotellrum

Troligen är din familj spridd över hela landet, vilket innebär att du behöver hotellrum och massor av dem. Ett av de bästa sätten att spara pengar på hotellrum när du planerar en familjeåterförening är att be om en grupppris, vilket kan spara dig upp till 50% eller mer av priset på rummen. Att få en stor rabatt för familjemedlemmar utanför staden kräver dock en del förhandlingar.

Gör först dina läxor. Undersök lokala hotellpriser och gör en lista över vad varje hotell tar ut för ett typiskt rum, samt vilka bekvämligheter du får med din vistelse. Se sedan till att du vet hur många rum du behöver, såväl som fasta datum för incheckning och utcheckning.

När du ringer, be att prata med chefen; en typisk reservationsrepresentant har förmodligen inte behörighet att förhandla om gruppräntor. Låt chefen veta antalet rum du behöver och när du behöver dem.

Vissa chefer kan fråga vad din budget är. De använder ofta detta nummer som utgångspunkt för förhandlingar. När det är möjligt, håll det här för dig själv. du kan få ett lägre pris om chefen inte känner till ditt prisklasse. Ett artigt sätt att hindra denna information är att säga: "Vi pratar fortfarande med olika familjemedlemmar för att hitta en prispunkt som alla har råd med." Se till att låta dem veta att du handlar; du kan få en lägre skattesats om de vet att du ringer andra hotell.

Skriv ner varje chefs namn och deras erbjudande och låt dem veta det datum du kommer att fatta ditt slutliga beslut. På detta datum, ring tillbaka varje chef, tacka dem för sin tid och låt dem veta ditt beslut. Det är vanlig artighet. Det finns också en liten chans att de kommer att göra dig till ett lägre erbjudande för att locka ditt företag om du berättar att du har bestämt dig för att boka någon annanstans.

8. Överväg en kryssningsresa

Överraskande kan ett allomfattande kryssningsfartyg vara en perfekt plats för släktträffar av flera skäl.

Kryssningsfartyg kan rymma människor på en mängd olika budgetar. Till exempel kan familjemedlemmar med en stramare budget ofta få rum för $ 89 per natt, medan de med mer disponibla inkomster kan välja mer lyxiga rum.

Kryssningar tar också bort det mesta av planeringen. Mat och aktiviteter tas om hand av personalen. Ni kan alla äta frukost eller middag tillsammans på en av de många restaurangerna eller matsalen och sedan planera en mängd roliga aktiviteter att göra under dagen. Du kan besöka spaet med din moster, titta på dina barn och deras kusiner leka tillsammans i vattenparken eller ta en show med din farfar. Du behöver inte oroa dig för din restaurang - eller att göra det mesta av matlagningen själv - eller planera en "familjefältdag" full av olika aktiviteter. Allt du behöver göra är att dyka upp.

En annan fördel med att vara värd för din familjeåterförening på ett kryssningsfartyg är att alla får en riktig semester medan de ansluter igen till människor som de troligen inte har sett på år eller ens decennier.

Även om allomfattande kryssningsemester är bekväma och roliga, kan de också bli dyra. Även om du gör en hel del på ditt rum är det viktigt att komma ihåg att det bara är början på utgifterna som du och dina familjemedlemmar kommer att ådra dig.

Till exempel kan skatter och hamnavgifter lägga $ 100 till $ 200 till priset på din biljett. Du måste betala för en flygbiljett till och från hamnstaden, liksom en taxi eller biltrafik från flygplatsen till hamnen. Om du kör dig själv till hamnen betalar du vanligtvis $ 15 till $ 20 per dag för parkering.

Om ditt kryssningspaket inte är allomfattande måste du betala för mat och dryck, som snabbt kan lägga till. Till exempel kostar en typisk alkoholhaltig dryck $ 7 till $ 10 eller mer på ett kryssningsfartyg, med 15% till 18% tillförsel tillagd ovanpå detta. Många kryssningslinjer lägger också till en daglig gratulation till din slutliga räkning, som nu är upp till $ 23 per person per dag för de flesta stora kryssningsrederier, enligt USA Today.

Som ni kan se är priset på ditt rum bara toppen av isberg - och tänk alltid på att rumspriset är per person. Det är viktigt att du undersöker hur mycket en kryssning verkligen kankostar varje person per dag så att dina familjemedlemmar kan bestämma om de har råd med det.

9. Överväg en State Park

Om värd för din familjeåterförening på ett kryssningsfartyg är utom räckhåll för dig och din familj, är ett annat alternativ att vara värd för en återförening i en lokal eller statlig park. Du kan hyra en paviljong, som ofta kommer med en kolgrill, för $ 50 till $ 100 per dag.

Vissa större parker har moderna eller rustika stugor att hyra. Vanligtvis har en "modern" stuga vatten och elektricitet, medan en "rustik" stuga inte gör det. Att hyra en stuga för familjemedlemmar utanför staden kan vara billigare än att hyra ett hotellrum, och stugan kan ge ett lugnt utrymme för barn eller äldre att vila under dagen.

Vissa parker har också stora stugor eller stugor att hyra. Dessa kan vara flera hundra dollar per natt, men om tre eller fyra familjer bor i en byggnad och delar upp kostnaden kan det vara mycket prisvärd.

Innan du reserverar en stuga eller paviljong, se till att fråga var de närmaste offentliga toaletterna är, liksom platsen för andra bekvämligheter, till exempel en strand, lekplats, pool eller fiske docka. Om någon i din familj använder rullstol eller rullator, fråga om eventuella hinder som kan göra deras närvaro svårare. Många parker har nu specifika "barriärfria" stugor, paviljonger och lekplatser.

Undvik att vara värd för din familjeåterförening på en större helgdag, till exempel den 4 juli eller Labor Day; statliga parker tar ut de högsta avgifterna på dessa datum. Du vill också boka stugor och paviljonger så tidigt som möjligt, eftersom många statliga parker bokar månader - eller till och med ett år - i förväg.

Medan statsparker kan vara ett utmärkt val, kan du överväga dessa andra platser för ett prisvärt återförening:

• Ett zoo
• En temapark
• En campingplats eller RV park
• En kyrka eller religiös konferens- eller reträttcenter
• En mässplats
• KFUM
• En lokal sjö eller strand

Ytterligare sätt att trimma kostnader

Det finns många andra sätt att hålla din familjeåterförening överkomligt, inklusive följande.

• Spara på foton. Istället för att anställa en fotograf, be en familjemedlem att fylla denna roll. Överväg att avstå från deras deltagaravgift, eller till och med ge dem en digitalkamera, om de går med på att fotografera evenemanget och ordna bilderna efteråt.
• Spara på musik. Om ditt återförening kommer att vara i en stor banketthall, be en musikalisk lutad familjemedlem att spela DJ. Återigen, som ett incitament, erbjuda att avstå från deras familjars avgifter för evenemanget.
• Spara på boende. Överväg att hyra flera fritidshus på en rolig destination, till exempel stranden eller i bergen, och låt varje familj dela kostnaderna lika. Du kommer alla kunna laga mat hemma, vilket kan sänka 30% eller mer av dina återföreningskostnader, och du har gott om matbord att samlas runt och prata.
• Spara på mat. Mat är en enorm kostnad vid återföreningar. Håll det enkelt genom att ställa in en bar och låta alla fixa sina egna måltider. Till exempel kan du ställa in en hot dog bar med alla kreativa toppningar du kan föreställa dig. En nachobar, en hamburgarbar, en tacobar och en glassbar är också säker på att bli träffar.

Slutord

Din familjeåterförening kan vara otrolig utan att du behöver spendera en förmögenhet att anställa ett band, göra souvenirer eller samla alla på en utväg i de amerikanska Jungfruöarna. (Även om det låter trevligt, eller hur?)

Det viktigaste är att ditt återförening ger alla en chans att återansluta och uppleva familjens kraftfulla drag. Det här är ditt folk. Det är de som har ryggen och kommer att klä upp för dig när ingen annan kommer. Att spendera tid tillsammans med att berätta historier, dela bilder, skratta åt varandras idiosynkrasier och ha kul kommer att skapa band och cementvänskap oavsett hur mycket pengar du bestämmer dig för att spendera.

Har du någonsin planerat ett familjeåterförening eller gått ett? Vilka tips skulle du dela för att spara pengar?