Vad är coworking - fördelar och nackdelar, dolda kostnader för delat kontor

Om du funderar på att göra övergången till coworking, överväg Allt av kostnaderna innan du dyker in.

Vad är coworking?

Coworking är ett kontorsdelningsarrangemang mellan individer och (ibland) små företag. I vissa fall är arrangemanget mycket informellt: En företagare som äger eller hyr ett för stort kontorsutrymme uthyrer sedan skrivbord och kontor till andra. Coworking utrymmen fungerar också som formella företag, hyra ut skrivbord och kontorslokaler till frilansare, telekom, och till och med affärsresenärer. Funktionsmodellerna varierar, med vissa samarbetsföretag som debiterar dagligen, vecko eller månadshyra, medan andra säljer medlemskap som gör det möjligt för medlemmen att använda arbetsytan och dess bekvämligheter. Samarbetsplatser använder vanligtvis inte långsiktiga medlemskontrakt eller leasingavtal.

Rymdarrangemang på ett kollegiumskontor varierar också. Vissa samarbetsföretag hyr ut skrivbordsutrymme på en först till kvarn-basis - du tar med dig din bärbara dator till jobbet varje dag och sätter dig ner vid alla tillgängliga arbetsytor. Andra kontor är mer formella, tilldelar skrivbord eller kontor till medlemmarna. Beroende på utrymme och arrangemang kan du ha formella kontor och öppen planlösning att välja mellan.

Förutom att erbjuda kontorsutrymmen och delad användning av bekvämligheter, uppmuntrar vissa samarbetsägare aktivt samarbete mellan medlemmar genom att sponsra nätverksevenemang eller "lära känna dig" webbplatser som gör det möjligt för medlemmar att presentera sig för varandra.

Varför coworking?

Även om att arbeta hemifrån är ett bra alternativ för vissa, väljer andra att hyra och pendla till ett samarbetskontor varje dag. Här är varför:

1. Minskad stress
Att lämna jobbet på kontoret är mycket lättare när du faktiskt har ett kontor att lämna. Att arbeta hemifrån kan vara stressande, särskilt om det inte finns ett hemmakontor eller segregerat arbetsutrymme att dra sig tillbaka till. Vissa människor som arbetar hemma känner sig skyldiga om de inte arbetar hela tiden. Detta kan skapa spänningar med andra familjemedlemmar och samtidigt göra avkoppling svår.

2. Förbättrad tidshantering
Barn, husdjur, grannar, leveransförare, tv-apparater, kök och böcker är alla stora distraktioner. Många tycker att det är svårt att minimera avbrott på arbetsdagen och många avbrott kan göra en åtta timmars arbetsdag till en tolv eller fjorton timmar.

3. Mer social interaktion
Detta är inte viktigt för alla, men vissa människor uppskattar att komma ut och ha chansen att prata och interagera med andra i en affärsinställning.

4. Nätverksmöjligheter
Medarbetare kan vara bra möjligheter eller hänvisningar.

5. En professionell inställning
Ett medarbetarkontor erbjuder telekommunikatorer och frilansare ett professionellt, lugnt alternativ till möten med kunder hemma eller i kaféer.

6. Låg underhållskrav
Ledning eller ägare av samarbetsplatser tar ansvar för underhåll av kontor och delad utrustning.

7. Mindre dyra och mindre riskabla än privat kontorsuthyrning
Att hyra ett privat kontor, särskilt i en stor stad, är ett dyrt alternativ. Hyrorna är vanligtvis höga, liksom kostnaden för att möblera kontoret, köpa kontorsutrustning, betala verktygsräkningar, städa utrymmet och betala entreprenörer för att ta itu med nödvändigt byggnadsunderhåll. Dessutom kräver många kommersiella hyresgäster hyresgäster att teckna långsiktiga hyresavtal. Hyresgäster med kassaflödesproblem, eller de som behöver lämna staden för affärsresor, kan komma att ha fastnat och betalar hyr även om de inte har råd eller inte behöver utrymmet. Med coworking kan medlemmarna dela kostnaderna för verktyg, Internet och kontorsmaskiner, samtidigt som de erbjuder kortvariga medlemsplaner.

Coworking dolda kostnader

Medan coworking kan vara ett bekvämt och kostnadseffektivt alternativ till att arbeta hemifrån eller hyra ett kommersiellt kontor, är det viktigt att vara medveten om några av de mindre uppenbara kostnaderna för att arbeta i ett gemensamt utrymme. Naturligtvis, om du är van vid att arbeta på ett traditionellt kontor, kan dessa kostnader kanske inte vara så "dolda", men om du har arbetat hemifrån, kan du möta (eller återupptäcka) några av dessa utgifter ta dig utanför vakt.

1. Pendling
Om inte ditt samarbetsutrymme ligger inom gångavstånd från ditt hem, måste du redovisa utgifter för pendling. Dessa varierar, men inkluderar kostnaderna för gas, bilunderhåll och priser för kollektivtrafik. Pendling lägger också till obetald tid till din arbetsdag. Och beroende på parkeringssituationen på ditt samarbetsplats kan du också behöva betala parkeringsavgifter.

2. Vård av barn och husdjur
Om du planerar att spendera hela dagen på att arbeta hemifrån kan du behöva betala för barnomsorg eller sällskapsdjurstjänster.

3. Mat och dryck
När du arbetar hemifrån har du ditt kök, kaffebryggare och dagligvaror till ditt förfogande. Om du arbetar hemifrån och inte känner för att packa en lunch varje dag, måste du köpa förrätter med mikrovågsugn för att lagra på kontoret eller betala för luncher på lokala restauranger. Att hålla koffein är en annan fråga: Vissa medarbetarkontor erbjuder grundläggande kaffe och varmt vatten för te, men sirenlåten till en lokal Starbucks eller oberoende rostare kan dra dig från skrivbordet oftare än du skulle vilja. Tyvärr ökar kostnaderna för dessa lattes snabbt.

4. Att umgås
Även om du är noga med att packa din lunch varje dag, och du håller dig vid kaffet från kontorsmaskinen, kan vänliga officemates fortfarande be dig att äta lunch, kaffe eller drycker efter arbetet. Om du är en ensam typ eller inte bryr dig om nätverk kan det inte vara något problem att stänga av dessa erbjudanden. Men om du gillar att umgås, gå vidare och beräkna om din underhållningsbudget för att tillgodose dessa nätverksaktiviteter.

5. Förvaring
Vissa samarbetsplatser hyr förvaringsskåp till medlemmar som inte har ett permanent skrivbord. Fördelen med skåputhyrning är att du inte behöver ta din bärbara dator och andra varor hem varje natt. Nackdelen är att hyran är en extra kostnad.

6. Teknik och elektronik
Coworking utrymmen inkluderar vanligtvis inte datoråtkomst, så planera att föra din egen bärbara dator till arbete. Förutom din bärbara dator, ta med alla kringutrustning du vill använda, till exempel en stor bildskärm, ergonomiskt tangentbord eller styrboll. Medan du transporterar dessa artiklar till och från jobbet varje dag är en möjlighet (som det är att glömma dem hemma), kanske du får bättre service för att rädda dig själv besväret genom att köpa en andra uppsättning kringutrustning för arbetsplatsen.

7. Kontorsservice
Inte alla medarbetarutrymmen skapas lika. Vissa kontor erbjuder gratis användning av den delade kopiator / skrivare / fax, medan andra kan debitera dig för detta bruk. På samma sätt inkluderar vissa kontor kostnaden för WiFi i hyran, medan andra tar extra betalt för anslutning eller kräver att du levererar din egen hotspot av säkerhetsskäl. Det är viktigt att veta exakt vad din hyran täcker innan du tecknar ett avtal så att du kan redovisa eventuella extra utgifter.

8. Kontorsmaterial
Planera att köpa dina egna pennor, kuvert, häftklamrar, pappersklipp och andra standardartiklar.

9. Kläder
Medarbetande innebär att du inte längre kan arbeta i pyjamas med en röra med okomplicerat hår. Medan de flesta kontor inte föreskriver en klädkod, finns det en allmän förväntan på att medlemmarna verkar dras ihop och presenteras. Dessutom ökar pendlingen till jobbet slitage på dina kläder och skor när du modiga elementen. Förbered dig på att öka din kläder och din personliga skötselbudget när du loggar in för att arbeta.

10. Behandla snifflarna
Om du någonsin har jobbat på ett kontor har du förmodligen inte så glada minnen av förkylningar, flus och andra sjukdomar som periodvis tog över arbetsplatsen. Tyvärr betyder delad arbetsyta delade bakterier, så förbered ditt immunsystem på en otäck chock.

11. Skatter
Medarbetaravgifter eller hyra kan vara avdragsgilla, men det är även hemmakontorets utgifter. Prata med din skatterådgivare för att avgöra om övergången till en samarbetsplats kommer att påverka din skatteskuld, och om det gör det, med hur mycket.

12. Försäkring
Kontrollera ditt hyresavtal eller medlemsavtal för att ta reda på om utrymmet är försäkrat och om försäkringen täcker olyckor eller förluster som du, dina kunder eller dina besökare lidit. Om det inte gör det, prata med en försäkringsagent för att lära dig om dina täckningsalternativ. Detta är en viktig fråga, så du kanske vill köra kontorets försäkringsskydd förbi din advokat.

13. Stöld
Det är vanligt att säkerheten i samarbeten är slapp, särskilt eftersom medlemmarna kommer och går fritt utan verklig övervakning. Tyvärr lämnar detta ditt arbete och personliga föremål sårbara för stöld.

Minimera kostnader

Trots den extra kostnaden känner många att samarbetet erbjuder stora fördelar jämfört med traditionella hem- eller kommersiella kontor. Om du bestämmer dig för att underteckna ett samarbetsavtal är det här några sätt att minimera kostnaderna:

1. Förbetala din hyra eller medlemskap
Vissa samarbetsplatser erbjuder rabatter till medlemmar som förskottsbetalar sina avgifter eller hyr. Fråga rymdledaren om detta är möjligt. Om så är fallet, förhandla också om ett skriftligt återbetalningsavtal om du måste lämna staden eller återvända till ditt hemmakontor.

2. Se bortom månadsvisa hyresiffror
Kom ihåg att den verkliga kostnaden för samarbeten inte bara är din hyra eller månatliga avgifter. Ta reda på vad som ingår i ditt medarbetarskap och vad som kostar extra. Endast sedan borde du krossa dina nummer.

3. Plats, plats, plats
När det är möjligt, välj ett samarbetsutrymme som ligger nära ditt hem. Närhet tillåter dig att spara på pendlingstid och utgifter samtidigt som du ger dig friheten att springa hem till lunch. Om det inte finns några arbetsplatser i närheten av ditt hem, förenkla ditt liv och spara tid genom att välja ett kontor som ligger nära shopping, bank, hälsoklubbar eller dina favorithangouts. Om du reser mycket eller om du ofta arbetar med kunder utanför stan, leta efter ett kontor nära flygplatsen. Du vill också ta hänsyn till faktorer som parkering och närhet till kollektivtrafik. Tid är pengar, särskilt om du är frilansare, så underskatta inte vikten av tillgänglighet när du väljer ett kontor.

4. Förvara lunch och mellanmål på plats
Om ditt medarbetarutrymme innehåller ett kök, ska du hålla frysta förrätter, mikrovågsugnar och soffor på kontoret. Köp en stor matlagringsbehållare, skriv ditt namn på det med en permanent markör och fyll den med smörgåsar, pålägg och ostar så att du kan laga dina egna luncher. Att ha dessa artiklar till hands minskar frestelsen att äta ute eller få mat levererad.

5. Dra nytta av kaffehus och restaurangkampanjer
Varje gång du kan undvika att betala fullt pris bör du göra det. Många restauranger erbjuder smuts-billiga lunch specialer, så se till att fråga lokala matställen för deras lunchmenyer. Vissa kaféer erbjuder rabatt om du tar med din egen mugg eller termos. Se också till att fråga dina favoritstopp om lojalitetsprogram för punchkort.

6. Gör kollektivtrafikpendlar produktiva
Om du inte blir böjlig, använd pendeltiden för att komma ikapp med professionell läsning eller för att granska e-postmeddelanden. Om att läsa medan du är i rörelse inte fungerar för dig, lyssna på industripodcast på väg till kontoret.

7. Titta på förmåner för pendlare
Om du är anställd i telekommunikation kan du ta reda på om ditt företag deltar i ett pendlingsskatteförmånsprogram som låter dig betala för kollektivtrafikkort med dollar före skatt som dras från din lönecheck. Dessa program kan spara hundratals dollar varje år.

8. Granska alternativ för transitpass
Håll koll på hur mycket du spenderar varje månad på buss- och tågpriser. Många företag för kollektivtrafik erbjuder flera biljettstrukturer, så ta dig tid att granska vart och ett av dina alternativ för att säkerställa att du får det bästa erbjudandet.

9. Förhandla om avtal med lokala företag
Lokala handlare som inte känner till ditt samarbetsutrymme kan vara villiga att erbjuda specialerbjudanden till sin medlemsbas. Prata med chefen för ditt samarbetsplats för att ta reda på om han eller hon är villig att prata med lokala företag om att erbjuda specialrabatter till dig och dina officemates.

Slutord

Teknologi gör coworking till ett utmärkt alternativ för frilansare och telekom som inte vill arbeta hemifrån. Det är fortfarande viktigt att erkänna alla de extra kostnader som är förknippade med samarbete. Att fakturera dessa utgifter i din budget innan du beslutar att gå med i ett samarbetsutrymme är ett klokt och väsentligt steg i att hantera din verksamhet och din personliga ekonomi.

Använder du ett samarbetsutrymme? Hur fungerar det?