Att driva ett virtuellt företag med fjärranslutna anställda - För- och nackdelar
Sedan hände något som jag inte förväntade mig: Mitt arbete torkade nästan över en natt i bostadskrisen, och jag tog ett telekommunikationsjobb med en ung, virtuell start. Under de kommande 12 månaderna exploderade det i tillväxt och jag befann mig som vice ordförande. Det var för tio år sedan. Jag har aldrig jobbat ett traditionellt personligt jobb sedan och jag startade min egen virtuella enda verksamhet på vägen.
Och även om virtuella företag har sina egna unika utmaningar, kan de skryta med några övertygande fördelar jämfört med deras tegel- och murbruk motsvarigheter.
Vad är ett virtuellt företag?
Stereotypen för virtuella företag är den för onlineföretag som säljer digitala produkter: mjukvaruföretag, teknikföretag, dataföretag - alla nollor och inget fysiskt eller påtagligt.
I verkligheten är virtuella företag bara företag utan centralt kontor, butik eller fysisk plats. Många säljer fysiska produkter; de säljer dem helt enkelt online eller per telefon. I frånvaro av ett lager lägger de ut beställningsuppfyllelse till drop-ship-företag. Även fastighetsföretag kan vara virtuella och erbjuder listningstjänster, marknadsföring och andra tjänster som äger rum i den verkliga världen.
Medan vissa företag, till exempel kaféer och barer, aldrig kan gå virtuella eftersom de säljer en personlig, platsbaserad upplevelse, kan de flesta av världens företag decentralisera om de så väljer det. Det visar sig att hyttgårdar och kontorslokaler är mindre viktiga för affärsframgångar än många kommersiella fastighetsmäklare skulle tro att du tror.
Faktum är att många av dagens största företag startade som hembaserade företag, endast företag eller båda. Jeff Bezos startade Amazon som en onlinebokhandel från sitt garage. Steve Wozniak hade en hobby att sminka med datorer i sitt garage, och Steve Jobs såg potentialen och gick med honom. Mattel var ursprungligen en bildramverksamhet som drivs av tre vänner ur deras garage.
På senare tid började företag som Zapier, Buffer, Basecamp, Citrix, FlexJobs och You Need a Budget alla startade som och förblir virtuella endast företag.
Fördelar med ett virtuellt företag
Under de senaste tio åren har jag upptäckt första hand de otroliga fördelarna med virtuella företag. Vissa är uppenbara, andra mindre. Och naturligtvis finns det några utmaningar också. Men enligt min erfarenhet överväger fördelarna långt utmaningarna.
Vad finns det för dig som företagare, oavsett om du har en befintlig virtuell verksamhet eller funderar på att starta en?
1. Sänk igångkostnader
Den här är uppenbar. Fysiskt utrymme kostar pengar: pengar för att hyra det i första hand, pengar för att möblera det och pengar för att hålla lamporna tända. För att sätta de fysiska kostnaderna för ett företag i perspektiv, överväga hur mycket pengar hälsovårdsjätten Aetna sparar genom att stänga kontor och överföra anställda till telekommunikation. När övergången var klar hade Aetna eliminerat 2,7 miljoner kvadratmeter kontorsutrymme och sparat 78 miljoner dollar.
I min egen verksamhet var våra startkostnader få. Vi köpte ett domännamn på Kör pappa för $ 9,99, köpte hosting från Bluehost för $ 20 per månad (du kan få grundläggande värd från $ 2,95) och lämnade in en LLC för $ 90. Det gjorde att vår startkostnad kostar cirka $ 100, jämfört med tusentals dollar för att hitta och passa en fysisk plats.
Och som alla som någonsin har försökt att få finansiering för att starta ett företag vet, ju lägre dina startkostnader, desto mer sannolikt är det att du har råd att starta utan att lita på finansiering utanför.
2. Sänk pågående overhead
Fysiska kontorslokaler kostar inte bara en gång. Visst, företag med tegel och murbruk har några engångsutrustningskostnader, till exempel möbler, inredning, den första omgången med datorer och kontorsutrustning och kanske ledningar. Men många av dessa utgifter fortsätter ad infinitum. Hyra betalas varje månad, liksom verktyg och fastighetsskatter, som ofta inte ingår i hyran för ett kommersiellt utrymme. Och vi vet alla hur snabbt teknisk utrustning föråldras och behöver bytas ut.
I en analys av över 4 000 studier om produktivitet, kostnader och andra skillnader mellan fysiska och virtuella företag fann Global Workplace Analytics att den genomsnittliga fastighetsbesparingen för arbetsgivare som byter till telekommunikation är $ 10 000 per anställd per år. Det är bara fastighetsbesparingarna!
American Express rapporterar att de sparar 10 till 15 miljoner dollar varje år genom att i stort sett virtualisera sin personalstyrka, enligt Forbes. Den förvaltade servicebyrån LAC Group uppskattar att den genomsnittliga anställda på kontoret kostar företag $ 200 per år bara för kontorsmaterial.
Min egen verksamhet skulle inte ha överlevt om vi hade haft en omkostnad. Under de magra månaderna var det enda skälet till att vi hade råd att gå framåt att våra obligatoriska löpande utgifter var i genomsnitt mellan $ 100 till $ 200 per månad. Allt annat kan trimmas tillbaka efter behov.
Prova dessa extra tips för att sänka administrativa kostnader i ditt företag. Om du hanterar ett befintligt företag och inte är redo att bli 100% virtuellt ännu, här några idéer för att sänka dina småföretagskostnader under tiden.
3. Sänk IT-kostnader
Som ett virtuellt företag behöver du inte ge dina anställda datorer eller till och med tekniskt stöd. De tillhandahåller sin egen utrustning, och om deras dator kraschar, är det på dem att fixa den.
Network Alliance uppskattar att det genomsnittliga företaget lägger ut $ 700 per anställd per månad på IT. Det inkluderar utrustning, kontorsanslutning, teknisk support och IT-arbetskostnader.
Motarbetar anställda att de blir ansvariga för att tillhandahålla egen utrustning och teknisk support? Inte alls, som det visar sig.
4. Högre efterfrågan från anställda
Anställda älskar telekommunikation. Global Workplace Analytics rapporterar att 70% av de anställda bedömer förmågan att telekommunikera som något till extremt viktigt för att välja sitt nästa jobb. I själva verket säger 37% av de anställda att de skulle ta en lönesänkning på 10% för förmågan att telekommunikera.
Det är vettigt. För många arbetare är flexibilitet - att ställa in sina egna timmar, vara tillgängligt för sina barn efter behov och bo varhelst de vill - mer än pengar.
Arbetsgivare som erbjuder telekommunikation gynnas av ökad efterfrågan och konkurrens bland potentiella anställda, vilket hjälper dem att snabbt fylla eftertraktade tjänster och med bättre anställda.
5. Bredare Labor Pool
På samma sätt har arbetsgivare som kan anställa människor var som helst i världen en praktiskt taget obegränsad pool av potentiella anställningar. Men för ett företag som är baserat i en isolerad liten stad är den potentiella arbetskraften begränsad till den som råkar bo inom en radie på 30 mil. Den lilla poolen med potentiella anställningar kanske inte har den kompetens som företaget behöver.
I mitt eget företag har vi anställda i Pennsylvania och Pakistan, i Houston och Indien. Jag bor i Abu Dhabi mycket av året. Vi är mindre bekymrade över var en anställd bor än vi är med deras färdigheter, personlighet, produktivitet och kostnader.
När du är redo att utöka ditt team, börja med att bestämma om du vill anställa en frilansare eller en verklig anställd.
6. Lägre arbetskostnader
När du kan anställa människor var som helst i världen kan du dra nytta av geoarbitrage.
Geoarbitrage är ett fint ord för att anställa arbetare i områden med lägre levnadskostnader för att sänka personalkostnaderna. Till exempel har jag betalat $ 12 per timme för webbutveckling genom tjänster i Indien. I många fall gjorde de utmärkt arbete. Och även om jag har haft några dåliga erfarenheter med billiga webbutvecklare, har jag också haft många dåliga erfarenheter med amerikanska webbutvecklare med hög kostnad också.
Webbutvecklingstjänst Codementor genomförde en studie om kostnader för webbutveckling över hela världen. De fann att den genomsnittliga anställningskostnaden för en webbutvecklare i Palo Alto är $ 87 per timme. Det är 7,25 gånger mer än de 12 $ per timme som jag har betalat till några indiska webbutvecklare. Även om Palo Alto webbutvecklare är mer skicklig och erfaren, vilket är långt ifrån garanterat, är det svårt att föreställa sig att de är 7,25 gånger mer effektiva och produktiva.
Men de lägre arbetskostnaderna härrör inte bara från geoarbitrage. Kom ihåg undersökningen ovan, där över en tredjedel av de anställda sa att de skulle vara villiga att ta en lönesänkning för att arbeta hemifrån?
Tänk också på antalet anställda som tar sjuka eller personliga dagar då det de verkligen behöver helt enkelt är i huset medan deras sjuka dotter sover på övervåningen. Kanske vill de ha flexibilitet för att få ett viktigt ärende under en timme, eller kanske de inte känner sig som att klä sig den morgonen och tappa pendlingen och deras skvallra kollegor.
En CareerBuilder-studie visade att 35% av de anställda kallar sig sjuka även om de mår bra. Global Workplace Analytics fann bevis för att det motsatta är sant för telekommuniker. de tenderar att arbeta även när de är sjuka och återgår till jobbet efter operation eller andra medicinska problem snabbare än personliga anställda. American Management Association fann att företag som genomförde telekommunikation såg en minskning med 63% i oplanerad frånvaro.
Här är några ytterligare tips för att sänka dina arbetskraftskostnader när du skalar ditt företag.
7. Lägre omsättning
Medarbetarnas omsättning är dyr. Center for American Progress analyserade 11 forskningsdokument som genomförts under en 15-årsperiod och fann att skickliga anställda kostar i genomsnitt 213% av sin årslön att ersätta. Det är därför det betyder att telekommunikationsanställda är nöjdare med sina jobb. I en studie granskad av Forbes var telekommunikationsarbetare nästan dubbelt så troliga som kontorsarbetare att älska sina jobb.
Arbetsgivarna har märkt det. Enligt Global Workplace Analytics svarade 95% av de undersökta arbetsgivarna att erbjudandet av telekommunikation hade en ”stor inverkan” på anställdas kvarhållning. Jag har upplevt det här själv. Av de dussintals fjärrarbetare jag har lyckats under åren kan jag bara tänka på en som slutade, och det hade mer att göra med personlighetsskillnader än missnöje med jobbet själv.
Inte heller handlar medarbetarnas kvarhållning bara om arbetstagarnas lycka. Ofta slutar anställda inte för att de hatar sina jobb, utan för att de flyttar och antingen inte kan eller kommer att pendla det extra avståndet. När anställda kan arbeta var som helst, och de gillar sitt jobb, har de liten anledning att byta jobb.
8. Högre produktivitet
Det är fantastiskt hur mycket tid som går förlorad till "vattenkylarprat", improviserade möten och andra tidsförlorare på arbetsplatsen.
Statistiken över högre arbetstagarnas produktivitet är övertygande. Hos American Express producerar telekommunikatorer 43% mer arbete än sina kontorsmän, enligt Forbes. Samma rapport hittade en 35% ojämnhet i teknikhandlarens Best Buy-anställdas produktivitet när de implementerade ett telekommunikationsprogram. I en Stanford-studie med 16 000 anställda i callcenter var telekom 16% mer produktiva än anställda på kontoret.
Anställda betygsätter sig själva också som mer produktiva. En undersökning av ConnectedSolutions fann att 77% av arbetarna rapporterade högre produktivitets- och prestationsresultat vid telekommunikation.
En anledning till denna högre produktivitet är att arbetare inte kan sluta med att bara dyka upp och vara fysiskt närvarande. Till sin natur tvingar fjärrstyrka arbetsgivare arbetsgivarna att sätta specifika milstolpar och mer exakta mätvärden för anställdas arbete och värde (mer om detta inom kort).
9. Skalbarhet
Vad händer när ett kontorsbaserat företag på 15 personer, med kontor för 15 skrivbord, behöver anställa en 16: e anställd? De behöver ett nytt kontor, vilket är dyrt, tidskrävande och störande för hela företaget.
Fjärrföretag har inga sådana begränsningar. När min partner kontaktade mig om att anställa en ny anställd förra månaden, gick konversationen något så här: ”OK, låter bra. Kan du lägga upp annonsen och ta hand om att granska CV? Låt mig veta när du är redo för mig att engagera mig. ” Det är allt. Inga diskussioner om var vi skulle placera den nya medarbetaren, vilken dator de skulle få, eller om de skulle kunna klara av att sitta bredvid Negative Nancy.
Samma princip gäller inte bara för att utöka ditt team, utan också geografiskt utvidga till nya marknader. I ett virtuellt enda företag behöver du inte öppna ett nytt kontor i Texas för att betjäna Texas-marknaden.
10. Ingen pendling
Harvard Business Review fann att människor konsekvent underskattar hur eländigt deras pendel gör dem. Faktum är att de flesta tycker att deras pendling är mycket mer stressande än sitt jobb.
Studier visar att ju längre folk pendlar, desto lägre är deras produktivitet på jobbet och desto lägre är deras nöjdhet med jobbet i allmänhet. En svensk studie fann till och med att par hade 40% högre chans till skilsmässa om en partner hade en pendling längre än 45 minuter. Inte konstigt att arbetare är villiga att ta en lönesänkning för att telekommunikera. (Och låt oss vara ärliga, det är inte så illa att arbeta i dina pyjamas.)
Över två tredjedelar av de anställda rapporterar att de skulle ta ett annat jobb för att minska sin pendel, enligt Global Workforce Analytics, om de kommer att arbeta med att behålla och efterfråga anställda. Genom att erbjuda detta arrangemang kan du anställa bättre människor och hålla dem längre.
Som en sista tanke, minskar telekommunikation dramatiskt vägtrafiken och koldioxidutsläppen. En studie från 2017 med telekommunikationsjobbplatsen FlexJobs fann att personer som telekommuterade åtminstone hälften av tiden sparade 7,8 miljarder mil fordonsresor, 3 miljoner ton växthusgasutsläpp och 980 miljoner dollar i olja bara 2017.
Utmaningar med ett virtuellt företag
Virtuella företag kommer inte utan deras risker och nackdelar. Här är de utmaningar som jag har hittat med virtuella företag och några tips för att mildra dem.
1. Teamkommunikation, kamratskap och kultur
Det finns fortfarande ingenting som att prata med någon ansikte mot ansikte. E-post och telefonkommunikation är allt bra och bra, men det finns sociala nyanser och ledtrådar du tar upp när du pratar med någon person. En ryck i munnen här, en liten rynka där, gnistan av godmodig humor i ögat som låter dig veta att du är med i ett skämt, inte rumpan.
Dessa kommunikationsutmaningar kan förstoras i en teamdynamik, där flera människor försöker samarbeta och brainstorma. Och när du har teammedlemmar från hela världen, med olika normer och kulturell bakgrund, växer risken för missförstånd och förbittring exponentiellt.
Känslor av isolering och ensamhet kan också vara ett verkligt problem för fjärrarbetare, från verkställande direktören till den virtuella assistenten på deltid.
Begränsningstaktik
Använd först videokonferenser när det är möjligt. Det hjälper till att se människor du pratar med. RingCentral är ett bra verktyg för små företag. Det fungerar inte bara som ett webbaserat telefonsystem utan det ger dig också videoåtkomst så att du kan se de personer du pratar med.
För det andra, schemalägg regelbundna samtal, även om de är snabba. Teammedlemmar måste höra varandras röster och se varandras ansikten, om bara i några minuter en eller två gånger i veckan. Öppna varje möte med minst en minut eller två av personlig fångst där alla delar vad som händer i deras liv.
Upprätta också informella kommunikationskanaler för anställda. Ibland behöver människor bara ta tag i en minut för att få något från bröstet. I mina företag använder vi Skype som ett flexibelt sätt för arbetare att kommunicera genom snabbmeddelanden, röstsamtal eller videosamtal, antingen i grupper eller en-till-en.
Slutligen, ge anställda ägande av sin del av ett visst projekt. Se till att de vet hur deras specifika arbete passar in i den större helheten. inte bara ger det dem en större känsla av syfte, utan det hjälper också att klargöra deras roll och ansvar.
2. Fjärrhantering
Hur vet du om en anställd arbetar om du inte kan se dem fungera?
Det är visserligen en delvis irrationell rädsla. När allt kommer omkring så skulle du inte fysiskt titta över varje anställds axel varje minut varje dag, och bara för att du ser någon som sitter vid sitt skrivbord, betyder det inte att de arbetar. Men det finns en kärna av sanning här; chefer tvingas mer specifikt definiera förväntningar och mätvärden för framgång när de övervakar fjärrarbetare.
Att stå omkring och titta på att människor arbetar och ibland skriker på dem att arbeta snabbare, skär inte det i virtuella företag. (För den delen är det heller inte effektivt på traditionella arbetsplatser.)
Begränsningstaktik
För vissa anställda, som säljare, är framgången lätt att mäta. För andra är det skumlare. Lyckas en kundtjänstrepresentant om de svarar på ett stort antal biljetter? Tänk om de svarar på biljetter snabbt men lämnar sina kunder missnöjda och redo att överge ditt varumärke?
Varje anställd bör tjäna en specifik funktion i ditt företag. Definiera det noggrant och kommunicera exakt vad du förväntar dig av dem och hur du kommer att mäta deras framgång.
Planera regelbundna samtal med varje anställd för att checka in med dem och se hur de gör det, både professionellt och personligt. Kom ihåg att alla måste känna sig anslutna till något större än sig själva, och den anslutningen kan känna sig särskilt ansträngande för avlägsna arbetare.
3. Fjärranslutning
Fjärrhyrning, precis som allt annat om fjärrarbete, kan vara svårt utan interaktion med ansikte mot ansikte. Att lita på din tarm och intuition är svårare när du inte kan se personens mikrouttryck och sätt. Det är svårare att veta när en person ljuger eller få ett exakt mått på dem.
Och det enkla faktumet är att inte alla är utstängda för fjärrarbete. Telekommunikatorer måste vara motiverade och ha sin egen eld i sig. Det finns ingen plats i virtuella affärer för pappersbufflande byråkratiska typer som arbetar mycket hårt för att tyckas arbeta hårt.
Begränsningstaktik
Om en hyra inte är ett "heck" ja, så är de ett "heck" nej.
Intervju lovande kandidater så många gånger du behöver för att hyra 100% självförtroende. Fortsätt intervjua färska ansikten tills du känner värmen från den inre elden. Återigen hjälper videokonferenser.
Ett annat alternativ är att anställa människor lokalt och hålla dina intervjuer personligen. Företaget kan ibland träffas personligen efter önskemål för teambuilding-övningar, fester och viktiga möten, men dag till dag kan anställda arbeta hemifrån. Mitt tidigare företag tog denna strategi och det fungerade bra.
Slutord
Det är lättare att starta och skala ett företag i dagens värld än någonsin tidigare. Säljer widgetar på 20th århundradet kan ha krävt en dyr butik med massor av fottrafik, men numera är allt du behöver $ 9,99 för ett domännamn.
Ändå skär den kniven båda vägarna. Eftersom hinder för inträde är så mycket lägre innebär det att företagare står inför ständiga störningar och utmaningar från både befintliga konkurrenter och nystartade nystartade företag. Att bli en virtuell verksamhet kan hjälpa dig att förbli mager, grön och smidig, minska dina kostnader och hjälpa dig att fokusera dina ansträngningar där de är mest produktiva: marknadsföring, försäljning, förbättring och expansion.
Vad har dina erfarenheter varit med fjärrarbetare, telekommunikation och virtuella företag?
