Hur man förhindrar bedrägerier och stöld av anställda i ditt företag - Politik och planer

Även om du kanske tror att bedrägerier är härdade brottslingar som hoppar från jobb till jobb, rapporterar Journal of Accountancy att de flesta personer som begår yrkesbedrägerier är förstegångare. Mycket få bedrägerier tar också ett jobb med avsikt att bedra företaget.

Detta innebär att flitiga anställningspraxis och grundlig bakgrundskontroll inte räcker för att förhindra bedrägeri från ditt företag. Det finns emellertid vissa faktorer som gör en individ mer benägna att bedräga.

Association of Certified Bedud Examiners hävdar att det finns tre element som vanligtvis finns när bedrägerier inträffar. För det första känner den enskilda som begår bedrägeri ekonomiskt press - höga skulder, en påkostad livsstil, familjemedlemmar med ekonomiska problem och spelberoende är alla potentiella källor till tryck.

För det andra behöver individen ett sätt att rationalisera bedrägeriet. En intern monolog av "Jag är inte tillräckligt betald", "Jag arbetar hårdare än chefen gör", "Företaget kommer aldrig att missa detta" och "Jag förtjänar detta" allt hjälper en person att rättfärdiga oetiskt beteende.

Slutligen behöver individer möjligheten att begå bedrägeri. Medan du som företagare inte alltid kan påverka en persons ekonomiska situation eller attityd, kan du påverka möjlighetsfaktorn med kontroller och balanser och lämplig intern kontroll.

Vanliga typer av bedrägerier

1. Anskaffning av tillgångar

Enligt Association of Certified Bedud Examiners är tillgångar som missbrukar den vanligaste typen av bedrägerier som inträffar inom småföretag. Misfördelning av tillgångar inträffar när en anställd eller entreprenör planerar ett system för att stjäla eller missbruka företagets resurser, till exempel kontanter eller lager.

Var uppmärksam på hur ditt företag samlar in kontanter från kunder. Om de rätta åtgärderna inte finns, kan en person fånga upp kontanter och dölja dem för ägaren.

2. Skimming

Skimming, ett populärt sätt att stjäla kontanter, innebär att stjäla en inkommande betalning innan den kan registreras fullt ut i företagets finansiella poster. Säg till exempel att en kund vill köpa en produkt i en tegel- och murbrukaffär. En anställd som säljer försäljningen kunde acceptera betalningen för varorna men fick pengarna i stället för att registrera transaktionen.

Med skimming kan en anställd antingen bara spela in en del av betalningen - till exempel registrera endast $ 50 som betalats när 100 $ gavs - eller inte registrera betalningen helt. Eftersom försäljningstransaktionen inte registreras uppdateras inte heller butikens lager. Det innebär att den faktiska affärsinventeringen i verkligheten kommer att vara mindre än vad som återspeglas i redovisningen.

Det är inte bara transaktioner som är känsliga för skumning. En bokföring eller kontorist som tar emot kundbetalningar kan också ficka inkommande kontanter. Den anställde kan sedan förfalska ett kreditmemo eller skriva av kontot som omöjligt att hämta så att verksamheten inte märker att betalningen saknas.

Ett komplext men ganska vanligt skumbedrägeri med kundfordringar innebär att kunderna betalas. I ett schemaläggningssystem har en bokförare eller revisor en kontantbetalning som en kund gör mot den kundens konto. För att täcka bristen använder bokföraren en betalning som erhållits från en andra kund mot den första kundens konto. Om den andra kunden märker en felaktig kontosaldo använder bokföraren en betalning från en tredje kund för att täcka underskottet - och så vidare.

Eftersom betalningar är så felaktigt hanterar någon alltid i systemet så småningom. Ändå kan bedrägerier fortsätta att lösa system i månader eller till och med år utan att fångas.

3. Cash Larceny

Kontanter är liknar skumma i den meningen att en anställd eller entreprenör stjäl inkommande kontanter. Skillnaden med kontanter är att den anställde stjäler kontanterna efter att de har registrerats i företagets böcker.

Till exempel kan en anställd stjäla pengar från kassan efter att en transaktion har registrerats. Den anställde kan registrera en bedräglig utbetalning av kassaapparater för att dölja det faktum att kontanter saknas. Till exempel kan en anställd ogiltigförklara den tidigare försäljningen eller utfärda återbetalning och ta ut motsvarande kontanter ur registret.

Tecken på att kontanter blir stulna
Det kan vara svårt att upptäcka skimmingprogram som innebär att fånga upp kontanter innan det spelas in. Du kanske märker dessa varningstecken:

Låg inventering. Om det faktiska lagret i butiken är lägre än vad det borde vara enligt böckerna, är det möjligt att en anställd inte registrerar all försäljning.
Brister i numrerade dokument. För restauranger och andra företag som använder förnumrerade kuponger kan ett gap i kupongerna innebära att en anställd kastade ett kvitto och behöll kontanterna.
Kundklagomål. Om en anställd överlappar betalningar tenderar kunder att ringa in och klaga på att deras utestående saldon inte är rätt.
Låg inkomst under vissa skift. Om insamling av kassa är lägre när en enskild anställd arbetar, kan det indikera kontantstöld.

Interna kontroller för att förhindra stöld av kontanter

Kräv chefsgodkännande för att utfärda krediter, ogiltiga försäljning eller avskrivningskonton. När någon annan är involverad i transaktionen, har en bedrövad anställd mindre möjlighet att stjäla obemärkt.
Utföra månatliga kontoutdrag. Det är mindre troligt att en anställd trasslar med kundbetalningar om klienterna regelbundet uppdaterar sin kontosaldo.
Institutets obligatoriska semestertid och jobbrotationer. Lappningssystem faller snabbt isär när den skyldiga medarbetaren inte har möjlighet att flytta kontanter.
Utför överraskningskassa. Genom att jämföra kontanter i registret med kontantintäkter kan chefer snabbt identifiera kontantavvikelser.
Videokameror. Anställda är mindre benägna att bete sig dåligt när det finns en videokamera som övervakar registerna.
Låsta lådor. Genom att kundbetalningar skickas direkt till en banklås rinner inte kontanter genom medarbetarnas händer och anställda har inte möjlighet att stjäla det.

4. Bedrägliga kontantutbetalningar

I stället för att lyfta pengar när det kommer in i verksamheten stjäl andra bedragare utgående kontantutbetalningar. Av alla sätt som anställda och entreprenörer felaktigt företags tillgångar är att stjäla kontanter genom att tillverka bedrägliga kontantutbetalningar är den vanligaste taktiken.

5. Faktureringsscheman

Anställda kan fakturera för varor och tjänster som företaget aldrig fått och fick pengarna. Den anställda förfalskar fakturor med sammansatta tjänster eller produkter och när kontrollen betalas ut betalar bedragaren själv. Den anställda har betalat ut till en obefintlig leverantör med namnet på ett skalföretag som den anställde eller en vän eller familjemedlem äger.

Anställda kan också samarbeta med en befintlig leverantör för att överdriva företaget för produkter. I utbyte mot att trycka igenom en uppblåst faktura ger säljaren den anställde en nedskärning av vinsten.

Tecken på ett faktureringssystem

En säljares priser har stigit väsentligt. När en säljares priser har ökat med en högre procentsats än branschnormen, kan det vara så att du inte får en rättvis affär.
Anställdas preferens för en viss leverantör. En anställd som insisterar på en viss leverantör eller inte är öppen för att få bud från andra entreprenörer kan få ett kickback.

Interna kontroller för att förhindra ett faktureringsschema

Skapa en godkänd leverantörslista och skriv endast kontroller till godkända leverantörer. Detta hindrar dig från att göra betalningar till skalföretag eller anställdas vänner. Innan du lägger till en leverantör i listan, gör en del undersökningar och se till att det är ett legitimt företag.
Tillsammans med en godkänd leverantörslista, upprätthålla en godkänd prislista. Detta gör det svårt för anställda att höja priserna i samverkan med leverantörer.
Be om en kopia av mottagningsrapporten innan du registrerar checkar. På det sättet skriver du bara kontroller för produkter som företaget faktiskt fått.

6. Kostnader för återbetalning av kostnader

Ett annat sätt att få kontanter ur ett företag är att fudge utgifter. Anställda kan få en artificiellt stor återbetalningskontroll genom att lägga till personliga utgifter, obefintliga utgifter eller på annat sätt blåsa ut kostnader på en begäran om återbetalning av utgifter.

Tecken på ett kostnadsersättningsplan

Extravaganta kostnadsrapporter. Om en viss anställdskostnadsrapport är högre än historiska genomsnitt eller andra anställdas rapporter är det tecken att den anställde spenderar för mycket.
Anställd skickar inte in kvitton. När originalkvitton inte bifogas kostnadsredovisningen vet du aldrig om den anställde faktiskt har haft kostnaden.

Interna kontroller för att förhindra återbetalningsplaner för kostnader

Kräva kvitton för kostnadsersättningar. Om du inte gör det, kan anställda lägga till utgifter som de egentligen aldrig har haft.
Dokumentera ditt företags policy för återbetalning av utgifter. I det är det klart om vilka typer av utgifter som kan återbetalas och vad som inte är lämpligt för återbetalning. Ge en kopia av policyn till alla anställda.
Jämför kostnadsrapporter för alla anställda som åkte på en specifik resa. Om en är mycket högre än de andra, är det ett tecken på att utgifterna är uppblåsta eller att den anställde överskattar avsiktligt.

7. Kontrollera överföringsscheman

Anställda eller entreprenörer som har tillgång till utgående företagskontroller kan manipulera dem för deras egen fördel. Om tomma kontroller inte hålls säkra, kan någon stjäla några och göra dem till sig själva eller till en vän. En bokförare som utarbetar checkar för att en företagare ska skriva under kan senare ändra namnet på en check, avlyssna den och kontantera den själv.

Tecken på att kontrollera tömning

Mellanrum i kryssrutor. Om det finns ett sekventiellt gap i dina numrerade tomma kontroller, är det möjligt att någon lyft några.
Klagomål på leverantör. När en leverantör informerar dig om att den inte har tagit emot betalningar trots att du har klippt av checken kan betalningen ha tagits upp.

Interna kontroller för att förhindra kontroll av tömning

Håll tomma kontroller säkra. De bör alltid vara inlåsta på ditt kontor. Dela inte din nyckel, och producer bara kontrollerna när din bokföringspersonal är redo att skriva ut dem.
Granska ditt företags bankuttalande varje månad. Leta efter kontrollbelopp som du inte känner igen. Be din bank att inkludera en bildsökning av kontanter i checkar så att du kan se till att de inte har manipulerats före godkännandet.

8. Stöld av lager och andra tillgångar

Även om dina kontanter är säkra, kan anställda hitta sätt att stjäla eller missbruka fysiska tillgångar som datorer, företagsprodukter och lager.

Mottagningssystem
Anställda som är involverade i mottagningsprocessen kan stjäla lager eller produkter vid leveranspunkten. De anställda som planerar kan ändra den inkommande leveransrapporten och företagets mottagningsrapport för att dölja bedrägeriet. Om dessa anställda också har tillgång till köpsposter kan de ändra inköpskrav för att matcha de falska leveransrapporterna.

9. Tillgång Larceny

Om det inte finns många fysiska kontroller för att övervaka tillgångar, kan anställda och entreprenörer helt enkelt ta bort företagets egendom från lokalerna och aldrig returnera den.

Tecken på att tillgångar blir stulna

Låg inventering. Om lagret per böcker är högre än faktiska lagernivåer, kan någon stjäla.
Dokumentation av dålig kvalitet. Om stöd till köp och mottagande av handlingar inte är originalen eller verkar ha ändrats kanske du har att göra med en tjuvs arbete.

Interna kontroller för att förhindra stöld av fysiska tillgångar

Utför slumpmässiga inventeringar. Detta kan leda till brist på lager och göra anställda mindre benägna att stjäla.
Segregera inventeringsuppgifter. Samma person bör inte vara ansvarig för att både köpa produkter och ta emot dem.
Installera säkerhetskameror. Övervaka särskilt de rum och områden där lager och värdefulla produkter lagras.
Håll inventering och tillgångar säkra. Områden med värdefulla tillgångar bör låsas när det är möjligt och endast vissa anställda ska ha nycklarna.

Fler tips för att förebygga bedrägerier i småföretag

Dessutom finns det allmänna strategier du kan använda för att undvika bedrägerier. Genom att ändra sättet du hanterar och hur du delegerar uppgifter kan du minska risken för att någon bedräger ditt företag.

1. Känn dina anställda

Cowan, Gunteski & Co., ett CPA-företag, konstaterar att du kan nappa potentiellt bedrägeri i knoppen om du är medveten om förändringar i anställdas beteende och attityder. Kolla in med dina anställda regelbundet och ta dig tid att chatta om hur saker och ting går.

Håll särskilt uppmärksamhet på dessa beteendemässiga egenskaper som oftast förknippas med bedrägerier:

Att leva bortom sina medel - till exempel en anställd med låg lön som kör på ett lyxfordon eller tar påkostade semester
Upplever ekonomiska svårigheter eller har problem med att få slut
Att upprätthålla en ovanligt nära relation med en viss leverantör
Ovilligt att låta en annan anställd ta över några av sina uppgifter
Aldrig ringa sjuk eller ta semester
Går igenom en skilsmässa eller kämpar med familjeproblem

Naturligtvis vill du aldrig anta att anställda stjäl bara för att de visar några av dessa egenskaper. Fortfarande, om du misstänker att bedrägeri händer, kan du fokusera dina övervaknings- och bedrägeriförebyggande åtgärder mot avdelningar och områden där högriskanställda arbetar. Försök hjälpa anställda som är stressade eller kämpar ekonomiskt på något sätt som du kan - du behåller fler arbetare och bygger anställdas lojalitet.

2. Hantera med integritet

Hur du beter dig som företagare kan påverka dina anställdas inställning till stöld. Om du klipper hörn och inte agerar etiskt, är de människor som arbetar för dig mer benägna att göra detsamma. Omvänt, om du gör en samlad ansträngning för att vara ärlig och etisk i din affärsverksamhet, kommer medarbetarna att förstå att samma beteende förväntas av dem.

Skapa en uppförandekod som beskriver vilken typ av beteende du förväntar dig av alla i ditt företag. Gör det också tydligt att din dörr alltid är öppen för anställda som vill dela med sig av sin oro över affärsverksamheten. Association of Certified Bedud Examiners fann att de flesta chefer tar reda på yrkesbedrägerier efter att ha tippats av, så överväg att genomföra en anonym hotline för att rapportera misstänkt bedrägeri.

3. Segregera skyldigheter

En av de bästa interna kontrollerna för att förebygga bedrägeri är uppdelning av tullar. Med andra ord, en person bör inte vara ansvarig för så många uppgifter att bedrägerier kan begås och täckas utan ägarnas vetskap. För att undanröja möjligheterna till bedrägeri bör ingen person ha förvaring av tillgångar (t.ex. kontanter och värdefulla produkter), förmågan att registrera eller ändra redovisningsinformation om dessa tillgångar och befogenheten att auktorisera transaktioner om tillgångarna..

Att segregera uppgifter är svårt i ett litet företag eftersom du helt enkelt inte har tillräckligt många människor för att dela uppgifterna. Det finns fortfarande steg du kan vidta för att dela upp nyckelfunktioner med bara två eller tre anställda.

Säg till exempel att du och en kontorschef är de enda två anställda i ditt företag. Medan din kontorschef kan ha tillgång till outlånade medel, förena kontoutdraget och skapa fakturor och bankinsättningar, bör du vara den som granskar kontoutdraget, öppnar posten, granskar transaktioner och godkänner kreditmemos.

Om du har en tredje anställd - säg en kontorsassistent - låt den anställda förena kontoutdraget, öppna posten och förbereda bankinsättningar. Detta tar lite ansvar från din skylt och gör det svårare för kontorschefen att dölja stulna betalningar.

Slutord

Implementering av interna kontroller är en viktig del av att skydda ditt företag. Det kan dock vara besvärligt att göra i praktiken.

Anställda och entreprenörer kanske inte förstår varför deras uppgifter förändras. Kommunicera till dina anställda om att kontrollerna finns för att skydda dem, som arbetare och företaget. Engagera dem i processen att förbättra affärssäkerheten och be om deras input regelbundet. Som individer som gör det dagliga arbetet kan de ha insikter om vissa processer som kan hjälpa dig att förbättra kontrollerna. De kan också låta dig veta vilka kontroller som fungerar bra och vilka inte.

Har du någonsin ägt eller arbetat i ett företag där någon begick bedrägeri? Hur hände det?