8 sätt att öka anställdas produktivitet i ditt lilla företag

Men hur är det med ditt team? Till skillnad från jättebolag har du inte en enorm lönebudget, så varje minut som ditt team är på klockan måste användas så effektivt som möjligt.

Men arbetare i USA har ett produktivitetsproblem. Vi tillbringar mer tid på jobbet än de flesta andra industriländer, men all denna extra tid betyder inte att vi får mer gjort. I själva verket har produktiviteten i allmänhet haft en nedåtgående trend sedan den stora lågkonjunkturen.

Ett av de bästa sätten att öka produktiviteten är att öka medarbetarnas engagemang eftersom produktivitet och engagemang går hand i hand. Det finns dock många andra kostnadseffektiva strategier du kan använda för att få mer från ditt team.

Betydelsen av Work-Life Balance

Innan du genomför några planer för att öka ditt lags produktivitet är det viktigt att förstå psykologin bakom produktiviteten själv. Vad exakt är det som gör vissa arbetare mer produktiva än andra?

Svaret är ganska enkelt. Forskning från University of Warwick fann att när arbetarna är nöjda är de 12% mer produktiva. Lycka och en positiv balans mellan arbetsliv och liv översätter ofta till arbetare som är engagerade, engagerade och viktigast av allt, produktiv.

Om detta låter lite för enkelt, titta på arbetsmarknaden i Danmark. Enligt World Values ​​Survey är danska världens lyckligaste och det inkluderar den tid de tillbringar på jobbet. Danmarks utrikesministerium uppger att de också är det näst mest produktiva landet i Europeiska unionen.

OECD Better Life Index rankar Danmark och Nederländerna högst upp på sin lista för länder med den bästa balansen mellan arbetsliv och liv. Som ni antar är USA nästan i botten.

Från detta kan vi rimligen dra slutsatsen att ju mer du arbetar för att öka ditt lags hälsa, lycka och balans mellan arbete och liv, desto mer kommer de att ge tillbaka förmånen med högre produktivitet. Detta leder i sin tur till högre vinster för dig och en bättre arbetsmiljö för alla.

Hur du ökar ditt teams produktivitet

Det krävs ingen enorm lönebudget för att förbättra människors arbetsliv. Det är mycket du kan göra som ägare av ett litet företag för att göra saker bättre för ditt team.

1. Ställ in rimliga arbetstider

Det kan verka kontraproduktivt men kräver att ditt team arbetar mindre kan inspirera dem att producera Mer.

Enligt Fast Company arbetar arbetare i Danmark vanligtvis bara 33 timmar per vecka. Och de får minst fem till sex veckors semester varje år (tillsammans med upp till ett års mammaledighet när de behöver det).

I USA ses långa timmar ofta som ett tecken på engagemang. Detta kan emellertid resultera i "presentism", vilket är när arbetstagare är på jobbet men inte fungerar i full kapacitet på grund av sjukdom, sömnbrist eller andra medicinska faktorer. Harvard Business Review säger att presentism kan minska den individuella produktiviteten med en tredjedel. Långa timmar kan också ytterligare minska produktiviteten på grund av stress, frikoppling och en sned balans mellan arbetsliv och liv.

För att bekämpa detta, gör vad du kan för att minska ditt teams timmar. Låt människor åka hem tidigt på fredagseftermiddagen, eller ge dem flexibiliteten att komma in senare på måndagsmorgnarna. Detta hjälper inte bara till att minska arbetskraftskostnaderna i ditt företag, men du kommer troligtvis att upptäcka att ditt team kommer att arbeta hårdare i gengäld.

2. Var flexibel med schemaläggning

Att minska timmar är en strategi för att öka produktiviteten; att vara flexibel med arbetstiden är nära besläktat.

Allas behov kommer att bli annorlunda, så prata med dina människor för att ta reda på det var de behöver större flexibilitet med sin arbetsvecka. Du kan till exempel ha en person som skulle älska en längre lunchpaus på tisdagar för att gå på en yogakurs, medan någon annan skulle älska att åka tidigt på onsdagar för att hämta ett barn från daghem.

Beroende på ditt företag kan du kanske eller inte kunna tillgodose allas behov. Men att ta reda på vem som behöver vad och göra ditt bästa för att ge ditt team mer flexibilitet kommer att visa att du bryr dig om deras lycka och välbefinnande. Detta i sin tur kan öka engagemanget och leda till ökad produktivitet.

3. Ge ditt team mer autonomi

Varje samhälle har olika kulturella normer och värderingar. Och dessa normer och värden påverkar direkt hur vi beter oss. I början av 1970-talet utvecklade psykolog Geert Hofstede en ram för att mäta dessa samhälleliga normer med hjälp av Hofstedes kulturella dimensioner.

Hofstedes kulturella dimensioner mäter sex dimensioner inom varje kultur. Dessa inkluderar:

• Power Distance Index
• Individualism kontra kollektivism
• Osäkert undvikande
• Maskulinitet kontra femininitet
• Långvarig orientering kontra kortvarig orientering
• Överlåtelse kontra återhållsamhet

När du förstår de unika dimensionerna i en kultur och hur deras kollektiva värden skiljer sig från dina egna, kan du bli en bättre kommunikatör och en bättre chef.

Så, vad har allt detta att göra med att öka produktiviteten i ditt lilla företag? Tja, ganska mycket, särskilt när det gäller autonomi.

Autonomi, eller brist på detta, är direkt relaterad till Power Distance Index. Power Distance är förväntningarna och tron ​​på att makten är ojämnt fördelad. Så i länder med ett högt Power Distance Index tror mindre mäktiga medlemmar i en organisation på maktens ojämlikhet. Deras chef berättar för dem vad de ska göra och de gör det utan tvekan. I länder med ett lågt Power Distance Index tror teammedlemmarna att de är på lika villkor med sin chef. Förhållandet handlar mer om samarbete och mindre om "chef och anställd."

Det borde inte överraska att Förenta staterna har ett högt Power Distance Index; vi är rankade på 40. Danmark har det lägsta Power Distance Index i världen; de rankas som 18.

Danskarna har ett rikt och stärkt arbetsliv delvis för att de har mycket självständighet. Och det finns gott om forskning som säkerhetskopierar vad danskarna har känt i åratal: Mer autonomi = större lycka = högre produktivitet.

En studie publicerad i European Journal of Work and Organizational Psychology fann att arbetare som hade större autonomi och stöd upplevde högre tillfredsställelse och motivation. En annan studie publicerad i Nordic Journal of Working Life Studies fann att decentraliserat beslutsfattande (även känt som autonomi) leder till ökad produktivitet hos finska arbetare..

Allt detta pekar på samma slutsats: Ju mer kontroll du överlämnar till dina teammedlemmar, desto lyckligare och mer produktiva blir de.

Det är viktigt att klargöra att att ge ditt team mer autonomi inte betyder att låta dem göra vad de vill, när de vill. Varje anställd behöver gränser. Men istället för att berätta för dina människor vad de ska göra, berätta för dem vad du vill se och låt dem sedan välja hur de ska göra det. Att ha friheten att välja hur att göra sitt arbete är en viktig del av autonomin.

Ge ditt folk makten att fatta sina egna beslut när det är möjligt. Och visa att du litar på dem att göra sitt arbete genom att gå bort. Du kanske blir förvånad över hur mycket mer som görs när du överlämnar tyglarna.

4. Försök begränsa avbrott

Enligt Washington Post avbryts en typisk arbetare eller byter uppgifter var tredje minut. Och det kan ta 20 minuter eller mer att återvända till där de slutade.

Avbrott är en enorm dränering för produktiviteten och de kan beröva oss våra bästa idéer och ansträngningar. Även om vi ofta tvingar oss att arbeta snabbare för att kompensera för förlorad tid kommer den ökade hastigheten till ett pris.

Forskare vid Humboldt University fann att arbetare som ständigt avbröts kompenserade för denna förlorade tid genom att arbeta snabbare för att slutföra sin uppgift. Även om detta inte är en överraskning (trots allt gör vi det alla), den ökade hastigheten leder till större stress, tidspress och frustration. Dessa faktorer kan begränsa produktiviteten i framtida uppgifter.

Washington Post intervjuade effektivitetseksperten Edward G. Brown, som föreslår att man skapar ett Time Lock-avtal med teammedlemmar. En tidslås är en överenskommen ”tyst tid” när alla helt enkelt kan fokusera på sitt arbete. Med ett tidslås måste arbetarna skriftligen komma överens om att inte avbryta sina kollegor om det inte finns en nödsituation.

Brown säger att en kund uppskattade konservativt att personlig produktivitet ökade med 40% till 60% när de började använda Time Lock-tekniken.

Naturligtvis kanske ditt företag inte kan använda den här tekniken. Prata med dina människor om vilka typer av avbrott de möter dagligen eller veckovis. Ta reda på vilka avbrott som är mest skadliga för deras produktivitet och gör allt du kan för att minska eller eliminera dem.

5. Anställa stödjande människor

Låt oss börja med ett fiktivt scenario. I ditt företag har du två chefer. Din första chef, Bill, övervakar alla i sitt team med ögonen på en hök. Om en kund klagar antar han omedelbart att det är hans lags fel, och han är snabb att låta alla veta att han inte är nöjd med deras prestanda. Hans team arbetar i en miljö av spänning, misstro och rädsla.

Sarah, din andra chef, är det motsatta. Hon behandlar sitt team som familj. Hon är snabb att ge någon ett lyssnande öra, och hon är den första som stöder en ny idé eller initiativ. Hon lyssnar alltid på båda sidor av en berättelse, och när någon i hennes team behöver henne, har hon ryggen. Atmosfären under Sarah är stödjande, välkomnande och avslappnad.

Om du var anställd, vilken chef skulle du arbeta hårdast för?

Ditt team behöver stöd på jobbet, och den första raden av stöd kommer från deras chef, vare sig det är du eller någon du har anställt. Om du vill öka ditt lags produktivitet måste du titta närmare på dina chefer (eller din egen hanteringsstil).

De bästa cheferna håller en öppen dörrpolicy. Detta innebär att deras dörr alltid är öppen för att teammedlemmar kan komma in och uttrycka sina bekymmer, ställa frågor eller diskutera problem. Om teammedlemmarna inte känner sig bekväma att kommunicera med sin chef, eller om de är rädda för att de kommer att bedömas hårt genom att avslöja att de inte vet hur man gör något, kommer produktiviteten att drabbas.

Se sedan till att ditt team vet att de kan räkna med ditt stöd. Visa detta engagemang dag efter dag, och bli inte avskräckta om det tar tid att få sitt förtroende (särskilt om arbetsmiljön har varit giftig). Med tiden kommer dina människor att se att du har fått ryggen. Och deras engagemang (och produktivitet) kommer att förbättras.

6. Respektera deras gränser

Det kommer alltid att finnas ett nytt telefonsamtal att återvända och ytterligare ett e-postmeddelande att svara på. Den "digitala krypningen" från 2000-talets arbetsliv påverkar alla, chef och anställda. Att förvänta sig att teammedlemmar ska svara på e-postmeddelanden klockan 22 eller fullständigt arbete på sina lediga dagar är dock inte bara orimligt, det är ohälsosamt.

Om du vill öka produktiviteten är det viktigt att inse att dina anställda har ett liv utanför arbetet. Detta gäller även lunchpauser. En studie publicerad i Academy of Management Journal fann att produktiviteten sjönk (och trötthet ökade) när arbetarna hoppade över lunch.

Det kan vara svårt för arbetarna att släppa arbetet, särskilt i USA (där, återigen, långa timmar ofta ses som ett större engagemang). Så låt dina människor veta att du värdesätter deras liv utanför arbetet. Fråga dem om deras familjer och hobbyer och uppmuntra dem att schemalägga tid för dessa aktiviteter och åtaganden precis som de gör med möten och projekt.

Du måste också leda med exempel. Invester tid i din egen familj, hobbyer eller andliga sysselsättningar och prata om dina intressen med ditt team. När det är möjligt ska du undvika att skicka e-post till dina människor när de inte är på jobbet.

Slutligen, se till att alla i ditt team tar en ordentlig lunchpaus; detta betyder att äta borta från deras skrivbord, helst utanför där de kan få lite solsken och frisk luft. Skapa om möjligt ett rent och inbjudande utrymme för dem att äta, både inomhus och utomhus.

7. Övervaka stressnivåer

Du kanske tror att högre stress skulle leda till minskad produktivitet. Detta är sant, men bara vid en viss punkt. Det finns en magisk platå när stress faktiskt kan öka produktivitet.

Yerkes-Dodson-lagen, utvecklad av psykologerna Robert Yerkes och John Dillingham Dodson 1908, dikterar att prestanda och produktivitet ökar när nivån av upphetsning (stress) ökar. Men om stressnivåerna blir för höga börjar produktiviteten sjunka.

Till exempel, hur ofta har du hittat dig själv mot en utmanande tidsfrist som du inte var säker på att du skulle kunna uppfylla? Flundrade du, eller producerade du några av dina bästa verk? Om uppgiften inte var för utmanande, är det troligt att du steg till tillfället beundransvärt. Detta är Yerkes-Dodson-lagen i aktion. När stress och komplexitet är på rätt nivå, skyrockar prestanda.

Den svåra delen är nu att veta hur mycket stress som leder till optimal prestanda. Nya eller svåra uppgifter kräver mindre upphetsning för optimal prestanda, medan välkända eller enkla uppgifter kräver högre nivåer av stress för att öka motivation och produktivitet.

Det är därför det är viktigt att titta på vad dina anställda gör och analysera hur mycket stress som kan vara förknippat med olika uppgifter. Du kan sedan vidta åtgärder för att öka eller minska uppvakningsnivån för att öka produktiviteten.

Här är ett exempel: Föreställ dig att du har bett Pam, en av dina anställda, att skriva månadens kundnyhetsbrev. Hon har gjort det flera gånger redan, och även om hon skriver bra tar det vanligtvis flera dagar att slutföra uppgiften. För henne är detta en välkänd uppgift med låg upphetsning, så hon kanske drar sina fötter lite.

Du kan förbättra hennes produktivitet genom att göra uppgiften mer utmanande; till exempel att be henne intervjua en kund för den här månadens nyhetsbrev eller ge henne en kortare tidsfrist.

I motsatt ände av spektrumet är Daniel. Du har precis lagt honom till ansvar för att generera dina företags ekonomiska rapporter varje vecka. Han lär sig fortfarande processen och varje vecka gör han flera misstag. Det hjälper inte att rapporterna måste vara slutförda senast fredag ​​eftermiddag. Med hans andra ansvarsområden finner han det nästan omöjligt att uppfylla denna tidsfrist.

Detta är ett exempel på en ny och svår uppgift som också har hög upphetsning (från korta tidsfrister och uppgiftskomplexitet). I det här fallet skulle du vilja göra allt du kan för att befria Daniel från något annat ansvar för att sänka hans stressnivåer så att han sedan kunde lägga mer tid och energi på att lära sig att generera de finansiella rapporterna.

Det är viktigt att du fokuserar på balans när det gäller att analysera uppgifter och stressnivåer. Om du ökar upphetsningen för mycket på fel uppgifter kommer du i slutändan att sänka produktiviteten.

8. Använd tidshanteringsstrategier

En annan strategi du kan använda för att öka produktiviteten är att lära ditt team effektiva strategier för tidshantering. En populär strategi är Pomodoro-tekniken, utvecklad av Francesco Cirillo i slutet av 1980-talet.

Tekniken är förfriskande enkel. Med en timer arbetar du under en viss tid, vanligtvis 25 minuter. Sedan tar du en kort paus, vanligtvis 3-5 minuter. Dessa pauser kallas Pomodoros, Italienska för "tomat", som heter den tomatformade timern som Cirillo använde när han var student.

Efter fyra pomodoros tar du en längre paus, vanligtvis 15-30 minuter.

Strategin fungerar av flera skäl. Först hjälper du att kryssa av timern för att hålla dig fokuserad på uppgiften. Du kan bokstavligen höra tiden tickas bort, vilket kan vara otroligt motiverande. Timern påminner dig också om att ta korta pauser. Forskning har visat gång på gång att frekventa pauser faktiskt ökar produktiviteten.

En studie publicerad i tidskriften Ergonomics fann att ofta, korta pauser, särskilt när de åtföljs av stretching, resulterade i högre produktivitet jämfört med att ta färre, längre pauser. En annan studie, publicerad i tidskriften Work & Stress, fann att ofta vilopauser var ett av de mest effektiva sätten att upprätthålla arbetarnas prestanda.

Effektiv tidsstyrning och frekventa pauser är viktiga. Men vad du gör med dina pauser är också viktigt. Forskare med MIT fann att när anställda tog pauser med kollegor i sin sociala grupp, ökade produktiviteten såväl som styrkan hos den sociala gruppen. Så du kan öka prestandan ytterligare genom att schemalägga en anställds pauser med en kollega som de är vänner med.

Prestandan kan också öka när arbetarna kommer utanför för lite sol och frisk luft, så uppmuntra teammedlemmarna att ta en snabb promenad utanför på sina pauser. Detta är ett annat område där du kan leda bäst med exempel. Ta ofta pauser och ansträng dig för att komma utanför för lite träning.

Slutord

Vanligtvis har småföretagare aldrig tillräckligt med tid eller pengar för att göra allt de vill göra. Men att öka produktiviteten kräver inte någon större investering. För det mesta tar det helt enkelt mer medvetenhet från både ägare och chefer.

Om du är företagare, vad gör du för att uppmuntra till ökad produktivitet från ditt team? Om du arbetar för en större organisation, vad gör ditt företag för att öka produktiviteten?