14 frågor att ställa när du väljer en löneavgivare för ditt företag
Om ditt företag betalar anställda eller entreprenörer - även om det är ett enskilt ägare eller mikroföretag utan några traditionella anställda än du - är det dags att undersöka en löneföretag för löneföretag. Du behöver en professionell lönepartner om du:
- Välja att beskatta ditt pass-genom LLC som företag - detta kallas S-corp-val, en gemensam juridisk affärsstruktur som kan erbjuda skattemässiga fördelar för solopreneurs och småföretagare; eller
- Beställ regelbundna uppgifter, projekt eller företagstjänster till oberoende entreprenörer som du betalar direkt; och
- Vill inte hantera den tids- och detaljintensiva processen för att beräkna lönekostnader, genomföra lönekörningar och upprätthålla efterlevnaden av statliga och federala skatte- och rapporteringskrav.
Med dussintals ansedda löneföretag som är öppna för företag är det ingen liten uppgift att välja en. Och eftersom detta är ett beslut du bara vill fatta en gång är insatserna inte triviala. Välj klokt, annars kommer du tillbaka på marknaden för löneavgivare för tidigt.
Viktiga överväganden för att välja en löneföretag för löneföretag
När du utvärderar de många småföretagens lönebehandlingsalternativ där ute, titta på följande viktiga faktorer för att säkerställa att du gör det bästa valet för ditt företag och dess anställda.
1. Har det ett gott rykte?
Löneleverantörer med gott rykte tenderar att leverera sina löften. Trots sin uppenbara enkelhet är att köra lön en komplex strävan med massor av rörliga delar bakom kulisserna. MyPayrollHR, en molnbaserad processor som plötsligt stängde efter en sista omgång av uttag av arbetsgivare i september 2019, är en försiktighetsberättelse för arbetsgivare som övertygade om att löneavgivare är utbytbara.
Uppdragstagare gillar QuickBooks-lön har lagt till och förfinat löne- och HR-funktioner i många år och odlat hårt lojala uppföljningar i processen. Om du inte är bekväm att överlåta vad som troligen är ditt företags viktigaste icke-affärsfunktion till en upstart som kan eller inte kan tjäna bra på sina anspråk, leta istället på en etablerad spelare.
2. Hanterar det löneskattberäkning och betalning?
Löneskattehantering är en tidskrävande, detaljorienterad möjlighet som driver otaliga företagare som annars skulle göra sin egen lön i armarna hos löneavgivare. Varför betala för lönebehandling som inte inkluderar automatisk beräkning av löneskatt, arkivering och betalning?
Om din föredragna lönearbetare inte erbjuder omfattande skattehantering vid alla prispunkter, tänk noga innan du fortsätter. Åtminstone, vår för en plan som inkluderar skattehantering.
3. Är det mobilvänligt och mobilfunktionellt?
Sällsynt är moln-appen som inte visar sin "mobilvänlighet." Mobilvänliga appar har ren text med större front och skarpa ikoner som verkar läsbara och distinkta på små skärmar som smartphones. Det är en väsentlig övervägande för alla företagare eller löneledare som vill ha flexibilitet för att hantera och genomföra lönelista när du är på språng.
Men mobilvänlighet är inte det enda hänsynet till frekventa mobilanvändare. Om du räknar med att göra något betydande lönearbete från din smartphone eller surfplatta eller du planerar att anställa en personalpersonal för att göra samma sak, välj också en löneavgivare med utmärkt mobilfunktionalitet - inte en vars mobilapp eller webbplats är en blek imitation av dess skrivbordsprodukt med full funktion.
4. Tjänar det höga betyg från användare?
Inte alla leverantörer av löneliv åtnjuter lyxen av svårigheter eller fördelarna med hushållens namn. De flesta inte. Om du bara tar hänsyn till de processorer med många års konsekventa resultat, kan du missa kvalitetsuppgraderingar som gör saker annorlunda och bättre än tillfredsställande domare.
Börja din sökning efter pålitlig information om nyare löneprocessorer genom att kamma igenom pålitlig teknik och affärspublikationer, inklusive Money Crashers, för opartiska recensioner. Komplettera expertrecensioner med feedback från faktiska användare på plattformar som Capterra. Och leta efter mönster av klagomål med statsadvokaterna allmänna och privata skiljemän som Better Business Bureau.
5. Erbjuder det integrerad tidspårning?
Integrerad tidsspårning är vanligtvis inte ett avtal för småföretag med enhetliga tjänstemän som är undantagna från övertidslön eller för dem som uteslutande är beroende av kontraktsarbete.
Men det är avgörande för arbetsgivare med timanställda, och dubbelt så när dessa anställda arbetar olika timmar varje löneperiod. Restauranger och kaféer, leverantörer av fastighetsunderhåll och säsongsbetonade företag av alla slag har omfattande tidräkningsbehov som kräver en nära integration av lönen.
6. När den har installerats körs lön automatiskt?
Manuell lön är ett betydande tidsavdrag för företag med flera anställda och entreprenörer. I stället för att säga dig tillbaka till att spendera timmar för att se till att du är redo att köra lön, väljer du en lönearbetare som automatiserar processen efter den första installationen. Till exempel alla QuickBooks-lön prispoäng erbjuder automatisk lön för tjänstemän vid direkt insättning, alltid med möjlighet att förhandsvisa körningen och möjligheten att lägga till särskild kompensation som bonusar och provisioner vid behov.
7. Tillåter det samma dag direkt insättning?
Allt annat rör sig snabbare i dag. Varför inte din löneavgivares direkta insättningsbehandling?
Tvådagars standard för direktinsättning är nästan lika föråldrad som papperskontrollen. Med arbetslöshet i närheten av historiska lågavgifter letar begåvade arbetare efter någon ursäkt att gå vidare. För redan påverkade anställda är långsam lönebehandling ofta det ordspråkiga halm som bryter kamelens rygg. Det finns ingen anledning att fresta ödet.
Beroende på planen erbjuder ledande plattformar för lönebearbetning som QuickBooks Payroll nästa dag och samma dag direkta insättning, vilket minskar eller eliminerar klyftan mellan löneavtagning och insättning. Det är en funktion som låter dig sälja snabb betalning som en av de många medarbetarvänliga fördelarna du erbjuder nyanställda.
8. Är det lätt för icke-professionella att använda?
Även om du har resurser att anställa en bokförare på heltid eller heltid, kommer en löneplattform utformad med människor som inte är revisorer i åtanke att tjäna dig bättre. Lönen är lätt att överkomplicera. Men det är inte raketvetenskap, så det finns ingen anledning att lita på en underordnad eller extern leverantör för att navigera i din lönesatsgränssnitt eller tolka sina rapporter.
Innan du köper en löneplan ska du spendera lite tid med att söka igenom leverantörens hjälpinnehåll. Leta efter omfattande arkiv, handledningsvideor, expertskrivna artiklar på vanligt engelska och användargenererat innehåll. Titta på och läs det här innehållet för att få en känsla för plattformens gränssnitt och funktioner, fråga dig sedan: Kan jag använda den här programvaran för att köra lön utan att göra ett kostsamt, tidskrävande beräkningsfel?
9. Är det prissatt på lämpligt sätt?
Lönelistan är ett område där det vanligtvis betalar mer för en högkvalitativ produkt. Med andra ord får du det du betalar för här.
Men betal inte för funktioner och funktioner du inte behöver eller betala mer än de är värda för de du gör. Hitta en löneleverantör som erbjuder flera planalternativ som sträcker sig över en mängd prispunkter, desto bättre skala när du lägger till anställda och välkomnar mer komplexa HR-utmaningar.
När du utvärderar potentiella leverantörer av lön, se noga till mängden och kvaliteten på motsvarande planers funktioner. När du jämför planer på startnivå som erbjuds av två givna leverantörer, leta efter alla bländande utelämnanden eller välkomna inkluderingar. Jämför sedan deras prissättning för att avgöra vilket som är ett bättre värde.
10. Få nya användare för specialpriser?
Många löneföretag erbjuder specialpriser för nya konton. Gratis provperioder, som oftast sträcker sig 30 dagar - och ibland längre - är ganska vanliga. Så är längre rabatter. Till exempel, QuickBooks-lön erbjuder 50% rabatt under tre månader, motsvarande 45 dagar gratis, till nya användare som avstår från 30-dagars gratisperiod.
11. Hjälper det med ny anställningsrapportering?
Statliga arbetskraftsmyndigheter kräver att företag rapporterar nyanställningar strax efter att de inträffar. Inga lönearbetare levererar nya hyresrapporter för dina räkning. Men många ger de formulär du behöver för att göra det exakt och snabbt.
12. Garanterar det resultat för löneskatt?
QuickBooks-lön är inte den enda löneavgivaren som automatiskt beräknar, arkiverar och betalar löneskatter med minimal inmatning som krävs av användare. Men det förtjänar beröm för en kundvänlig skattefunktion. Dess skattefria garanti lovar att återbetala IRS-straffavgifter och ränta upp till $ 25 000 per år när du vidarebefordrar ditt IRS-skatter inom 15 dagar efter mottagandet.
Trots det finstilta, QuickBooks Payroll's Free Tax Tax-Free Garanti ger gott om sinnesfrid för företagare som är oroliga för att deras lönsprocessors slarv kommer tillbaka för att bita dem. Det är en gest som få löneskatteleverantörer replikerar.
13. Rymmer det en mängd olika lönestrukturer och arbetarklassificeringar?
Din löneleverantör ska inte ha några problem med att tillgodose ditt företags lönebehov oavsett hur komplicerade eller förändringsbara. Leta efter leverantörer som gör det enkelt att ändra saker som anställdas timpris, övertidstillägg, särskilda lönesatser, undantagsstatus och bonusberättigande. Du behöver en löneleverantör som växer med ditt företag när du lägger till och marknadsför entreprenörer och anställda.
14. Integrerar det med eller erbjuder direkt tillgång till andra HR-produkter?
Lönebehandling är inte det enda personalföretaget behöver när de växer. Håll dig ett steg före dina planer och undvika oönskade oförenligheter mellan nuvarande och framtida HR-funktioner genom att välja en lönebehandlingssvit som integreras sömlöst med andra kärnprodukter för HR och bokföring, till exempel fördelaradministration och arbetstagares kompensationshantering. Leta efter incitament att köpa flera tjänster samtidigt. QuickBooks-lön kunder får 50% rabatt i tre månader när de till exempel registrerar sig för QuickBooks Accounting.
Slutord
Ditt val av lönearbetare har en påtaglig effekt på ditt lilla företag. Den perfekta lönesäljaren fäster de flesta av dessa rutor, bland annat:
- En helt mobilvänlig och mobilfunktionell upplevelse
- Användarvänlighet för icke-professionella
- Utmärkt värde för olika användningsfall
- Förädlingsfunktioner som integrerad tidsspårning och redovisning
- Total sinnesfrid om hantering av löneskatter
- Flexibilitet och skalbarhet för växande företag med en blandning av oberoende entreprenörer och heltidsanställda
- Hand-off operation, inklusive automatisk lönebehandling
- Medarbetarvänliga funktioner, till exempel direktdeposition samma dag
Det här är rimliga krav för företag som söker en fullservicelönesleverantör som lyckas med sina löften.
Vissa företag har andra icke-förhandlingsbara för potentiella löneföretag. Var inte rädd för att driva dina försäljningskontakter för att förklara hur de kan tillgodose dina behov. Om de verkligen vill ha ditt företag gör de sitt bästa för att komma igenom.
Har du en föredragen löneföretag för småföretag? Vad är din favorit sak om det?
