14 tips för att öka produktiviteten och undvika distraktioner när du arbetar hemma
Jag har jobbat hemifrån under de senaste åtta åren. Och även om jag definitivt nu är bekväm att göra det, fanns det många växtsmärter tidigt. Jag låste mig en gång i badrummet för att ha ett oavbrutet konferenssamtal med en klient - inte riktigt symbolen på professionalism. Men om du tar dig tid att förbereda dig för att arbeta hemifrån och skapa en atmosfär som främjar professionalism och produktivitet, är det mer än möjligt att bygga en blomstrande karriär.
Produktivitetstips för att arbeta hemma
Det kan vara tufft att hålla sig på en arbetsyta som inkluderar barn, direkt tillgång till sociala nätverk och ett oändligt antal distraktioner. Här är några tips och tricks som jag har plockat upp efter nästan ett decennium av att arbeta hemifrån.
1. Skapa ett dedikerat kontor
I ett hektiskt hushåll kan det vara alltför lätt att låta barn stapla sina läxor på skrivbordet eller leka på din dator, men det skapar knappast en professionell atmosfär. Om ditt hem är tillräckligt stort för att rymma ett helt rum som enbart är dedikerat för arbete, är du en av de lyckliga. Om inte, bara skapa ett område där du kan använda din dator, prata i telefon och hålla viktiga dokument lagrade.
Men även om du är ensam hemma är det vettigt att ha ett särskilt kontor, inte bara för att hjälpa dig att hålla fokus, utan för att spara pengar på skatter. För att kräva skatteavdrag för hemmakontoret, mäta ditt dedikerade kontorsutrymme och beräkna andelen av ditt hem som det representerar (ett 200 kvadratmeter kontor i ett 2 000 kvadratmeter stort hem skulle vara 10%). Du kan sedan dra av den procentuella kostnaden för ditt hem, till exempel verktyg och förbättringar av hem.
För att kvalificera dig för hemmakontorets avdrag måste du dock använda ditt kontor uteslutande och regelbundet för företag. Om du bara använder det avslappnat eller om du delar det med hela familjen, kvalificeras det inte längre. Om du har ytterligare frågor, kontakta en skatteproffs som är specialiserad på småföretagskatter.
2. Investera på ditt kontor
Det är viktigt att ditt hemarbetsområde har alla tillbehör du kan förvänta dig på ett professionellt kontor. Naturligtvis, vad varje person anser nödvändigt varierar beroende på smak och yrke. Några artiklar du kanske överväger inkluderar:
- En pålitlig, dedikerad dator
- En internetanslutning av hög kvalitet
- En fasttelefon eller en mobiltelefon som endast är verksam
- Ett arkiveringssystem
- Allmänna kontorsmateriel (köp dem vid försäljning på skolan för de bästa erbjudandena)
- En bra skrivare
- Bekväma kontorsmöbler för hemmet, inklusive en kontorsstol
Att fikla med en föråldrad dator eller springa till tryckeriet kan kosta dig tid och produktivitet. Och om du är egenföretagare kan du dra av alla objekt du köper för ditt hemmakontor på det årets skatter. Se bara till att behålla dina kvitton.
3. Skapa en daglig uppgiftslista
Att fastställa prioriteringar är viktigt på kontoret, och oändligt mer när du arbetar hemifrån. Utan att en chef kikar över axeln eller kollegorna för att studsa idéer utifrån, är det upp till dig att ordna din to-do-lista i ordning. Det kan hjälpa dig att hålla dig på rätt spår och undvika att bli överväldigad.
Skriv snabbt ner vad som behöver göras under en viss arbetsdag och numrerar sedan varje objekt i prioritetsordning. När dagen är klar ska du omedelbart överföra allt du inte har gjort till nästa dags lista för att säkerställa att ingenting glider genom sprickorna.
Du kan också prova några appar och verktyg för att hålla dig själv på rätt spår. Jag gillar Teuxdeux för att skapa och prioritera listor, samt ta anteckningar online. Om du hellre vill hantera din uppgiftslista med din smartphone, kom ihåg att mjölken fungerar med Siri, så att du kan skapa listor via röst istället för att skriva dem. Eller prova Gör det i morgon, tillgängligt för iOS och Android. Det hjälper till att schemalägga din uppgiftslista en dag i förväg så att ingenting ångras - även om du inte kan komma till den idag.
4. Delta i din familj
Om du har barn hemma, behöver du allas samarbete när det gäller din karriär. Ring ett familjemöte och förklara för dina barn att du måste fokusera under arbetstiden - och be din make om en hand för att hålla barnen underhållna och upptagna. Att arbeta hemifrån blir en teaminsats när du ber alla göra sin del för att hjälpa dig att vara produktiv.
En familj som jag känner använder "stoppljussystemet." Den förälder som arbetar hemma sätter en röd, gul eller grön cirkel på kontordörren baserat på vad som händer den dagen: grönt betyder att komma rätt in, gult betyder att fråga först, och röda medel stör inte. Det gör produktivitet till ett slags spel för barn på ett mycket visuellt och lättförståeligt sätt.
Men även om du inte har barn, kan du behöva kommunicera ditt behov av en lugn arbetsmiljö till din betydande annan. Om din make eller partner arbetar i en mer traditionell miljö, kan idén om ett hemmakontor verka avslappnad, vilket kan resultera i buller och störningar när du försöker koncentrera dig. Ställ markregler för din arbetsyta, till exempel bankar innan du kommer in på ditt kontor eller respekterar tyst tid mellan vissa timmar.
5. Fortsätt med uppgiften
Att kontrollera din e-post är en nödvändighet när du tolkar, särskilt om det är dina kollegas favoritmetod för kommunikation. Att ständigt klicka på den e-postfliken kan emellertid hindra dina egna projekt och störa arbetsflödet.
I stället stänger du din e-post, stänger av alla telefonaviseringar och kontrollerar dina meddelanden och sociala nätverk endast vid bestämda tidpunkter under dagen. Även om du kontrollerade var 30: e minut, skulle du fortfarande göra en viss, oavbruten arbetstid. Ett annat alternativ att hålla en ren inkorg och sluta komma från personliga meddelanden är att upprätta en separat e-postadress endast för arbete och anstränga sig att läsa, sortera och svara på korrespondens i enlighet därmed.
Om du är benägen att kontrollera dina favoritwebbplatser när du ska arbeta kan du prova att använda LeechBlock, ett tillägg som gör att du kan "förbjuda" time-sucker-webbplatser mellan vissa timmar - du kan till och med ställa in "tillåtna" incheckningstider, t.ex. som fem minuters Facebook efter 45 minuters arbete. För närvarande fungerar LeechBlock bara för Firefox, men andra webbläsare har liknande tillägg - WasteNoTime för Safari och StayFocusd för Chrome-användare.
6. Använd en dedikerad webbläsare
Jag har två olika webbläsare på min dator: en för arbete och en för casual surfing. Den tillfälliga surfande webbläsaren är full av distraktioner, från öppna flikar till bokmärken, e-postmeddelanden och meddelanden. När jag har ledig tid använder jag min surfbläsare så att jag snabbt kan kolla mina favoritwebbplatser och ansluta med andra.
Å andra sidan är min arbetswebbläsare nästan helt naken. Jag behåller bara jobbrelaterade bokmärken och dräkter det med appar och tillägg som hjälper mig att vara produktiv. Resultatet är en förmåga att få tillgång till Internet utan att bli distraherad av roliga videor eller sociala nätverksflöden.
7. Bli organiserad
När du arbetar hemifrån kan ditt jobb faktiskt bli mer stressande. Plötsligt kämpar du mellan hem- och arbetsliv, och ett trångt schema kan störa ditt arbetsflöde. Det betyder att du måste göra allt du kan för att optimera och organisera ditt hemmakontor.
Att bli organiserad innan du någonsin sätter dig vid skrivbordet kan göra dig mindre stressad och mer produktiv hela dagen. En av mina favoritappar för att hålla sig organiserad är Evernote, en app för iOS, Android och Windows. Det låter dig hålla idéer, anteckningar, bilder och påminnelser allt på ett ställe som gör det perfekt för det "eureka" ögonblicket när du är borta från ditt skrivbord.
Att hålla ett rent kontor är också mycket gynnsamt för att hålla dig uppe på saker. Genom att organisera och arkivera lösa papper kommer du att spendera mindre tid på att leta efter dem när det är dags att du behöver dem. Ett arkivskåp kostar cirka $ 50 och det betalar mer än du sparar tid och ökad produktivitet. Det gör också din arbetsmiljö mycket trevligare.
8. Skapa inställningstimmar
Det är inte alltid lätt att tydligt avgränsa ditt hemliv från ditt arbetsliv när din dator ligger bara några meter bort. Det bästa sättet att hantera utbrändhet av arbetet är att skapa ett schema. Det kan vara omöjligt att helt ignorera ditt jobb efter timmar - särskilt om du arbetar som frilansare och har strikta tidsfrister - men du kan alltid prioritera. Ställ in en regel om att din arbetstid är från 9 till 17 och du svarar bara på brådskande e-postmeddelanden efter det.
Om ditt jobb kräver att du spårar dina timmar kan en app som Toggl vara till stor hjälp. Den noterar den tid du arbetade och låter dig skicka uppdateringar och tidblad till dina handledare. Men även om du inte behöver lämna in dina timmar kan det öka din produktivitet genom att låta dig veta hur lång tid du har spenderat på ett projekt och hur mycket tid du spenderat på webben.
Kom bara ihåg att när du planerar ditt arbetsschema bör du också planera runt pauser och måltider. De är en integrerad del av att bevara din förnuft. En morgonpaus, middagstid och eftermiddagspaus - även om det bara är att slå tillbaka och besöka dina favoritwebbplatser - kan hjälpa dig att hålla fokus och undvika att bli sidled när du ska jobba.
9. Ät i köket
Att äta vid ditt skrivbord kan tyckas vara en bra idé när du arbetar hemma, men jag upptäcker att om jag håller ett mellanmål vid min dator, blir jag snart distraherad av att äta. Eftersom det nästan är omöjligt för mig att arbeta medan en hand förmedlar mat till munnen, brukar jag slutligen använda det som en ursäkt för att sluta arbeta och surfa istället.
Det bästa alternativet är att göra ditt hemmakontor till en zon utan mat. Håll en vattenflaska eller en kopp kaffe till hands för snabba läppar, men lämna det stora äta till köket eller matsalen. På så sätt får du en välförtjänt paus, men när du är tillbaka vid skrivbordet är du redo att börja på jobbet.
10. Investera i hörlurar
För ett par år sedan fick min man ett par ljuddämpande hörlurar till jul. Jag förstod inte förrän jag började bära dem för arbetet vilken tankeväckande och ovärderlig gåva de var.
Tänk på alla hemljud som kan störa din koncentration. En ringande telefon, en hög TV, barn som leker, dörrklockan och till och med regelbundna samtal kan få dig att tappa tanken eller bli frustrerad. Och eftersom det inte är möjligt (och inte heller rättvist) att förvänta sig att allt buller helt enkelt stannar när du arbetar är brusreducerande hörlurar nästa bästa.
De avger en frekvens som hjälper till att dämpa vanliga ljud från hushållet och är särskilt effektiva när de kopplas ihop med musik. På samma sätt kan White Noise Lite också vara en livräddare. Bara vrida upp havet-ljud för att bättre fokusera på arbetet när du är i "zonen." Hörlurar fungerar också som en bra indikator för min familj - om de är på, betyder det att mamma arbetar och borde inte bli störd.
11. Använd molnbaserad fildelning
Telekommunikation kan innebära att hela tiden dela filer mellan ditt hem och ditt företags kontor. Även om det är möjligt att skicka e-post fram och tillbaka, kan bilagor gå vilse i blandningen, särskilt om du regelbundet uppdaterar kopior.
En utmärkt lösning är en molnbaserad fildelningstjänst, till exempel Dropbox, Google Drive eller Trello. Med möjligheten att uppdatera i realtid eliminerar fildelning nästan fullständigt problemet med att arbeta med föråldrade dokument. Du kan till och med åsidosätta tidigare filer för att minska förvirring, så att dina kollegor, chef eller klienter får åtkomst. Det håller också din inkorg fri från enorma filer som tar stort utrymme.
12. Förvara en oklanderlig kalender
Att vara närvarande hela dagen kan betyda massor av multitasking, till exempel att köra barn till möten eller spendera din lunchtimme på telefonen. En gedigen kalender hjälper dig att undvika överplanering och dubbelbokning. Använd Microsoft Outlook, Arbetstid för iOS eller Mitt arbetsschema för Android - eller helt enkelt kalendern på din smartphone.
Att försöka synkronisera med kollegor och klienter kan dessutom vara svårt när du inte arbetar tillsammans på ett fysiskt kontor. Ställ in möten med en delad Google-kalender så kan du checka in och välja en tidslucka som fungerar för alla. Du kan också skicka inbjudningar och bekräftelser.
13. Be om hjälp
Du behöver inte göra det helt ensamt. Hyr en barnvakt till dina barn, eller överväg att anställa en assistent eller hushållerska för att minska omfattningen av ditt ansvar och hålla dig fokuserad. Jag anställer alltid en mammas hjälper i några timmar varje dag på sommaren när mina barn är på skolan. Jag får lite oavbruten arbetstid och mina barn får den extra uppmärksamhet de behöver.
Oavsett om du har barn eller flyger solo, så arbetar du hemifrån att du ständigt påminns om alla sysslor du behöver göra och lägger ett lager av stress till traditionellt kontorsarbete. Om du känner att du faller bakom, be din partner att slå in och ta över det ansvar som stör dig mest. Du kan vara mer produktiv om du fokuserar 100% på jobbet, snarare än på de smutsiga diskarna i diskbänken eller de ärenden du behöver för.
14. Gå ut och umgås
Det är verkligen lätt att bli praktiskt limmad på din kontorsstol, särskilt när det är bekvämt beläget nära ditt kök och säng - vad behöver du ju? Det är dock viktigt om du arbetar hemma att du gör ett försök att komma ut ur huset och umgås regelbundet.
Oavsett om det är att delta på en kontorslunch, åka till en jobbmässa eller branschkonvention eller till och med träffa en grupp andra proffs hemma, kan du vara mer produktiv efter att du har haft lite tid på jobbet. Dessutom kan du ta fram tips och idéer från andra yrkesmän som dig själv.
Om du känner att du är för upptagen för att komma ut ur huset och få kontakt med andra, kan du betrakta det som en del av jobbet och penna i tid bort från skrivbordet som ett möte. Även om det bara är på väg till gymmet en halvtimme kanske du känner dig mycket mer mänsklig när du kan ta en paus, gå utanför och prata med människor under dagen.
Slutord
Även om ett hemjobb har många fördelar kan det säkert vara svårt om du inte är beredd på dess utmaningar. Genom att testa vattnet och se vad som verkligen hjälper dig att hålla koll på och på uppdrag, kan du förvandla ett hem-spelning till en livskraftig karriär - en som erbjuder det bästa från både den professionella och personliga värld.
Arbetar du hemifrån? Vilka är dina bästa tips för produktivitet?
