Hur man skriver och distribuerar ett pressmeddelande som får resultat

Som sagt, många pressmeddelanden används aldrig av pressen eftersom de antingen inte är lämpade för en viss publikation eller inte innehåller några intressanta nyheter. Om du ska försöka sprida ordet om din organisation eller evenemang, är det avgörande att förstå hur du skapar ett pressmeddelande som får dig att märka - och få dig de resultat du önskar.

Komponenter i ett effektivt pressmeddelande

För att öka chansen att ditt företag ska visas i media, skriv om ämnen som direkt och positivt påverkar samhället. Till exempel, om ditt företag expanderar, se till att fokusera på hur expansionen kommer att skapa jobb. Eller om ditt företag deltar i en insamling för en lokal välgörenhet, markera detta i ditt pressmeddelande och bjud in samhället att stödja orsaken.

Dessutom är det viktigt att införliva följande:

1. En ögonfallande rubrik
För att fånga en journalists uppmärksamhet är det viktigt att du skriver en enastående rubrik. Trots allt är rubrikens roll att uppmuntra en journalist eller annan medieproffs att fortsätta läsa ditt pressmeddelande. Använd därför alltid en aktiv röst i rubriken snarare än en passiv. Till exempel, "Företagets expansion ökar den lokala sysselsättningen med 500%" är effektivare än "Företaget kommer att utvidga West End of Factory med 2 000 fötter."

2. En engagerande bly
När du fångar en journalist uppmärksamhet genom att tillhandahålla ett ämne som både publikationens publik och redaktör skulle vara intressant är det avgörande att hålla journalisten engagerad. För att göra det, skriv en ledning (början på ett pressmeddelande) på ett sådant sätt att det vinkar dina läsares hjärtan eller sinnen. Kom ihåg att svara på frågorna om "vem", "vad," "var" och "varför" så snabbt som möjligt. Tänk också på att du inte behöver erbjuda en betydande mängd detaljer på denna punkt - som kommer senare.

3. Citat
För att ge ditt pressmeddelande mer ämne, inkludera stödjande citat från individer och grupper som diskuteras i utgåvan. Till exempel, om ditt lilla företag är värd för ett evenemang som samlar in pengar för en viss välgörenhet, inkludera offert från välgörenhets beslutsfattare - och om möjligt inkludera offert från de människor som kommer att påverkas direkt av insamlingen. Korta intervjuer som genomförs via e-post eller telefon borde räcka för att samla in alla offerter du behöver.

Se till att offerten du använder är intelligent och stöder syftet med pressmeddelandet. Dessutom, om det finns grammatiska fel i citaten, vara säker på att du korrigerar dessa misstag utan att ändra sammanhanget.

4. Kontaktinformation
Se till att du innehåller korrekt kontaktinformation i ditt pressmeddelande så att journalister kan kontakta dig eller din organisation med frågor. Ta också med kontaktinformation som är anpassad till kunder så att de kan köpa din produkt eller tjänst. Mot slutet av pressmeddelandet, ge en oskuld om dig själv eller ditt företag angående din bakgrund, uppdrag och tjänster.

5. Fakta, statistik och godkännanden
För att ge ditt pressmeddelande ämne, inkludera stödjande statistik från en ansedd källa i ditt pressmeddelande. Inkludera till exempel offert från företagets VD, en expertanalytiker eller till och med en nöjd konsument.

6. Ekonomisk användning av ord
Journalister har begränsad tid, så håll dina pressmeddelanden korta och aktuella. Om du dessutom kan använda fem ord istället för åtta för att säga något, gör det och begränsa storleken på pressmeddelandet till ungefär en sida. En journalist kan alltid ringa dig om han eller hon behöver ytterligare information. Om du vill kan du dock bifoga ett faktablad om ditt företag för referens.

7. Noggrannhet och korrekt grammatik
Innan du skickar ditt pressmeddelande till media, se till att all information är korrekt och inte föråldrad, och att dokumentet är fria från grammatiska fel och stavfel. Det är viktigt att du verkar vara professionell och pålitlig - du får bara ett skott för att göra ett bra första intryck.

8. Professionella foton
Inte alla publikationer har möjlighet att personligen ta bilder av dig eller din organisation. Därför är det en utmärkt idé att ha foton av professionell kvalitet redo för dina mediekontakter. Dessa bilder ska vara i jpeg-format och vara storlekar minst 5000 × 500 pixlar och 72 punkter per tum (DPI) för onlinemedier - och högre för utskrift, vilket ofta kräver att bilder ska vara storlekar på 300 DPI.

Alternativ för att skriva pressmeddelandet

Det finns flera alternativ när det gäller att välja vem som ska skapa ditt pressmeddelande. Var ärlig i din bedömning av förmågan hos dig själv och din personal såväl som för företagets budget när du funderar på följande:

1. Skriv det själv
Om du är säker på dina PR och marknadsföringsskrivande förmågor, skriv själv pressmeddelandet. När allt kommer omkring känner ingen ditt företag bättre än du gör - och vilket bättre sätt finns det att spara?

2. Anställa en professionell författare
Om du inte har färdigheterna eller har tid att skriva ett pressmeddelande är ett utmärkt alternativ att anställa någon för att skriva det åt dig. Se till att arbeta med en författare som har gott om affärs- och marknadsföringsskrivande erfarenhet. För att bestämma hans eller hennes erfarenhetsnivå, begär information om yrkesbakgrund och be om direkta prover. Ta det ett steg längre och bekräfta den professionella informationen om sökande genom att kontrollera LinkedIn-profiler eller genom att utföra Google-sökningar.

För att hitta en författare, be kollegor om en remiss, publicera en annons på Craigslist eller på sociala medier webbplatser eller använda en sökmotor. Priserna för en professionell frilansförfattare kan variera från $ 50 till $ 500 baserat på hans eller hennes erfarenhetsnivå.

3. Arbeta med en PR-byrå
Förutom att skriva pressmeddelanden kan en PR-byrå arbeta med dig för att skapa en storskalig PR-plan. Som sagt, om du arbetar med en begränsad budget kommer många PR-byråer att vara utanför din prisklass. I allmänhet arbetar PR-byråer på en månatlig behållare och slutför under kontrakt ett fast antal pressmeddelanden och andra PR-uppgifter för dig.

Mindre PR-byråer kan ta ut mindre än 1 000 USD per månad för ett bestämt antal tjänster, inklusive pressmeddelanden, medan ett större PR-företag i butik kan ta ut så mycket som $ 10 000 per månad. Tänk dock på att det finns PR-byråer som arbetar på projektbasis.

Hur man marknadsför ditt pressmeddelande

Marknadsföring är nyckeln till att få ditt pressmeddelande framför de högra ögonen och på tillräckliga skrivbord för att påverka.

1. Sätt samman en lista med mediekontakter
Om du är gör-det-själv-typen eller om du är inriktad på lokala medier kan du enkelt skapa din egen lista över mediekontakter. Notera bara namnet, positionen och e-postmeddelandet för varje pressmeddelande-kontakt, och kom ihåg att uppdatera denna lista regelbundet, eftersom redaktörer ofta byter jobb inom företag.

För att skicka ett pressmeddelande, skicka bara utsläppet till rätt redaktör. Se till att du inkluderar pressmeddelandet och det medföljande fotot i e-postens kropp, och inte som en bilaga. För att öka chansen att din e-post öppnas, inkludera rubriken på pressmeddelandet i e-postraden.

2. Köp en katalog
Ett utmärkt sätt att få tillgång till många riktade kontakter är genom att köpa en kataloglista. Med kataloger kan du välja antingen allmän eller mer specialiserad mediekontaktinformation. Priset för dessa kataloger kan naturligtvis variera avsevärt. Några populära kataloger inkluderar Burelles Media Directory ($ 60 till $ 1,000) och Bacon's Information, Inc. kataloger ($ 425 till $ 1.350).

3. Använd en pressmeddelande distributionstjänst
Företag som PR Newswire och PRWeb kan distribuera ditt pressmeddelande för en viss fastställd avgift, ofta från $ 100 till $ 500. Dessa distributionstjänster skapar en personlig mediedatabas och distribuerar pressmeddelanden till lämpliga kontakter.

Slutord

När du väl har fått mediernas uppmärksamhet är det viktigt att ditt företag är beredd på uppmärksamhet och möjlig tillströmning av affärer som kan uppstå genom medieuppmärksamhet. Gör dig själv tillgänglig, returnera samtal snabbt och vara säker på att du har tillräckligt med personal, bandbredd och tillgänglig produkt. Om inte, kan journalister och beskyddare lätt bli frustrerade och dela negativ information om sina erfarenheter.

Efter det att en viss journalist kör en historia om dig och ditt företag är det dessutom viktigt att hålla kontakten. Offentlighet är inte en engångssak och för att lyckas är det i ditt bästa intresse att fortsätta skicka intressanta och relevanta pressmeddelanden och tips om insider till din kontaktlista..

Vilka andra tips kan du föreslå för att skapa och distribuera ett framgångsrikt pressmeddelande?