Vad är ett flexibelt utgiftskonto (FSA) - Regler och stödberättigande utgifter

Flexibla utgiftskonton (FSA), även kända som "cafeteria" eller avsnitt 125 planer, inrättades ursprungligen 1978 och har ändrats flera gånger under de följande åren. Uppskattningsvis 33 miljoner arbetare använder FSA för sjukvård för att täcka medicinska utgifter utanför fickan som sjukförsäkring som betalar och avdragsgilla.

Bestämmelserna gör det möjligt för arbetsgivarna att upprätta skattefordelade förmånsplaner för att ersätta anställda för kvalificerade medicinska eller beroende vårdkostnader. Avsikten med bestämmelserna är att tillåta en anställds användning av dollar före skatt för att betala personliga eller familjekostnader, allt från medicinsk vård och tandvård, grupplivsförsäkring och sjukvård. Vissa företag har också upprättat FSA-planer som godkänts enligt ett annat IRS-avsnitt (26 USC § 132) för att täcka kostnader för transiterings- eller researbetare för att komma till och från arbetet.

Hur fungerar flexibla utgiftskonton

Arbetsgivare upprättar vanligtvis FSA enligt lönesänkningsavtal mellan arbetstagaren och företaget, varigenom arbetstagaren antingen minskar lönen eller samtycker till att avstå från en framtida höjning av lönen i gengäld för att arbetsgivaren betalar vissa kostnader för den anställdes förmån. Den överenskomna minskningen, som minskar bruttoinkomsten på den anställdas lönecheck, betraktas inte som lön för statlig inkomstskatt eller statlig inkomstskatt och omfattas inte av FICA eller FUTA (federal arbetsskattsskatt).

Effektivt reducerar ett bidrag till en FSA din inkomst med bidragsbeloppet och därmed mängden skatter du är skyldig på inkomst. Medan din skattepliktiga inkomst minskar med bidragets storlek påverkas inte din disponibla inkomst. Du måste dock spendera alla pengarna på kontot, eftersom eventuella återstående medel förverkas. Om din årliga inkomstskattesats är 30% (statsskatt och statlig skatt kombinerad), kommer du att spara 30 dollar för varje $ 100 du sätter in på kontot.

Inskrivning

Anställda kan i allmänhet anmäla sig i företagets FSA-plan antingen när de börjar arbeta eller under en viss öppen anmälningsperiod som arbetsgivaren har fastställt, i allmänhet i slutet av året. Du är inte tillåtet att göra ändringar i ditt val av hur mycket du ska avsätta om du inte har förändrat din personliga ekonomiska status, till exempel en nyfödelse i familjen, död, adoption, äktenskap, skilsmässa eller förändring i din försäkring. Av den anledningen är det viktigt att du tar dig tid att analysera din personliga situation och fatta de bästa besluten om din sannolika framtida inkomst, beräknade levnadskostnader, hälsostatus och familjesituation.

Användning av fonder

Till skillnad från hälsokonton (HSA), som skapades 2003, rullar de outnyttjade medlen i en FSA inte till nästa år om de inte spenderas. Eventuella medel i FSA i slutet av året förverkas. Denna bestämmelse är känd som "använda den eller förlora den" -regeln. Medan vissa företag har lagt till en avdragsperiod på två och en halv månad till det följande året för senare utgifter, har kravet på att spendera hela fondbalansen under en enda begränsad tid begränsat FSA: s popularitet, eftersom det är svårt för de flesta att exakt projicera sina kommande års utgifter.

85% av de stora företagen erbjuder FSA för sjukvård. Enligt en studie av den 10 maj 2011 i Congressional Research Service registrerade emellertid endast 22% av de berättigade deltagarna faktiskt, vilket gjorde ett genomsnittligt bidrag på mindre än 1 500 USD per år - långt under den genomsnittliga maximala bidragsgränsen på $ 5 000. I ett försök att uppmuntra till större deltagande söker IRS kommentarer om huruvida man ska ändra regeln ”använda den eller förlora den” så att oanvända medel kan rullas över och ackumuleras från år till år, liknande en HSA. Förhoppningsvis kommer en förändring att möjliggöra rollovers och ansamlingar i en FSA inträffar i början av 2013.

Fram till dess att överlåtelser finns tillgängliga, återlämnas eventuella förlorade medel som finns kvar på kontot till arbetsgivaren, eftersom de i alla fall anses vara arbetsgivarens tillgångar. De flesta arbetsgivare använder de återlämnade medlen för att bekräfta administrationskostnaderna för FSA, även om IRS-bestämmelserna tillåter arbetsgivarna att också använda medlen för att:

Minska kontodeltagarnas avdragsbelopp under det kommande året. I sådana fall får deltagarna på kontot ett bonusbelopp som inte har dragits av från deras lön, men som är tillgängligt för dem att spendera på det nya året.
Öka det årliga täckningsbeloppet för alla deltagare i FSA för det kommande året.
Distribuera medlen pro rata till alla fondernas deltagare som skattepliktig inkomst.

Du måste läsa detaljerna i kontobeskrivningen och administrationen för att avgöra hur din arbetsgivare hanterar förlorade medel i ditt företags plan.

Krav för att ställa in en FSA

Endast din arbetsgivare kan ställa in och administrera en FSA enligt IRS-koden med förbehåll för detaljerade regler. Riktlinjerna täcker krav på de juridiska dokumenten, inklusive planbeskrivningen, dess fördelar för deltagarna, berättigande och icke-diskriminering och förvaltningen av planen när den upprättats. Arbetsgivarna har ett tillförlitligt och juridiskt ansvar för att tillhandahålla medel till de anställda som är anställda när de kallas; Underlåtenhet att tillhandahålla dessa medel kan leda till allvarliga civila och eventuellt straffrättsliga straff.

Administrering av en FSA är komplex, och fel, utelämnanden eller avvikelse från reglerna kan vara dyra. Regler rörande konfidentialitet för medicinsk register (detaljerad enligt HIPAAs sekretessregel) påverkar FSA: s sjukvård och komplicerar administrationen, intensifierar användningen av robusta programvarusystem och omfattande säkerhetsskydd. Som en konsekvens av detta outsourcerar de flesta arbetsgivare etablering, marknadsföring, planering av kommunikation, obligatorisk ansökan och administration till oberoende tredje parter.

Typer av FSA-konton

FSA kan inrättas för att täcka antingen barnomsorgskostnader (sjukvårdskostnader) eller sjukvårdskostnader. Om din arbetsgivare erbjuder ett program som inkluderar båda FSA: er kan du anmäla dig till endera eller båda FSA: erna genom separata anmälningar och identifierade minskningar i din ersättning för varje.

De två typerna liknar på vissa sätt, men skiljer sig åt i syfte, hur mycket bidrag som tillåts varje år och kvalificerade utgifter:

Sjukvård FSA

Ändamål: Kontot är begränsat till betalning av medicinska och sjukvårdskostnader som inte betalas av försäkring - vanligtvis avdragsgilla, sambetalningar och myntförsäkring för den arbetsgivare som tillhandahålls hälsoplan. I allmänhet är alla medicinska utgifter som kan dras av från din bruttoinkomst för skatter tillåtna.
Årlig bidragsgräns: Innan lagen om patientskydd och överkomlig vård (APA) passerade fanns det inte en lagstadgad gräns för hur mycket medel en arbetsgivare skulle kunna bidra till en FSA. Arbetsgivare som upprättar räkenskaperna kan dock täcka anställdas bidrag på ett enda år; några planer tillåter mer än ett årligt bidrag på $ 5 000. APA begränsar årliga bidrag till 2 500 USD per anställd (framtida maximala belopp indexeras till inflation) från och med 2013.
Omedelbar fondtillgänglighet: Det totala beloppet som du accepterar att bidra till FSA under det kommande året är tillgängligt för dig den första dagen på året. Med andra ord, om du samtycker till att minska dina inkomster med 2 400 USD under det kommande året för att delta i kontot, är de fulla 2 400 USD tillgängliga för kvalificerade utgifter den 1 januari, även om din lön kommer att sänkas 200 $ i vart och ett av följande 12 månader på året. Denna aspekt av FSA är en risk för arbetsgivaren genom att du inte får stanna kvar i företaget under hela 12 månaders avdrag. Eventuella belopp som betalas utöver dina faktiska bidrag kommer att ske på arbetsgivarens bekostnad. Detta är en anledning till att mindre arbetsgivare eller företag med hög omsättningsgrad är ovilliga att erbjuda FSA-sjukvård.
Stödberättigande utgifter: Planerna är avsedda att i allmänhet täcka dina utgifter för medicinska, tandläkare, syn och apotek. 2011 ändrades lagen för att begränsa den senare till de läkemedel som kräver recept från läkare; det gör det inte inkludera läkemedel utan disk. Lyckligtvis finns det ett brett utbud av behandlingar och utrustning som kvalificerar sig om det är medicinskt nödvändigt. IRS-publikation 502 innehåller en detaljerad lista över utgifter som är stödberättigande och inte berättigade, samt en förklaring av vad som anses vara "medicinskt nödvändigt" och de dokument som krävs för att bevisa en sådan status.
Administrering: Många arbetsgivare ger ut betalkort till anställda med FSA planerar att betala för alla stödberättigande utgifter. Vissa kräver också att de anställda som använder korten lämnar specificerade kvitton till planen för att verifiera berättigande. Lyckligtvis är betalningsmetoden och redovisningskraven inte besvärliga för de flesta FSA-deltagare och bör inte vara en avgörande faktor i beslutet om att delta i planen eller inte.
Koordinering med ett sjukvårdskonto: Generellt sett kan du inte delta i både en sjukvårdsförsäkring och ett sjukvårdssparekonto (HSA). Det finns dock undantag och specifika regler som gäller som kan påverka dig. Till exempel kan FSA eller HSA endast begränsas till syn-, tand- och / eller förebyggande vårdtjänster, vilket eliminerar risken för ett "dubbelt dopp." Du måste prata med ditt företags personalavdelning och din revisor för att vara säker på att du säkert navigerar i reglerna för båda typer av konton.

Beroende vård FSA

Ändamål: Utgifter för denna typ av FSA är begränsade till skatteavdragbara daghemskostnader som uppkommer för att ta hand om dina beroende barn eller en äldre som bor hos dig och anses vara "beroende" på din personliga skattedeklaration. Detta inkluderar barn under 13 år, liksom barn eller vuxna som är fysiskt eller mentalt oförmögen att ta hand om sig själva.
Årlig bidragsgräns: Det årliga bidraget är högst 5 000 USD per år per hushåll, oavsett antalet försäkrade som omfattas. Det belopp som din arbetsgivare betalar för din räkning är inte begränsat till din avdragna lön, men alla belopp som din arbetsgivare betalar utöver $ 5,000 kommer att tillskrivas dig som inkomst i slutet av året och skattepliktig. Till exempel kan din arbetsgivare komma överens om att betala 1 000 USD varje månad för din barnomsorg, även om det belopp som kan uteslutas från din bruttoinkomst för skatteändamål är begränsat till 5 000 USD per år (eller 2 500 USD för gifta anställda som lämnar in separat avkastning). Som ett resultat kommer det överskott på 7 000 USD som motsvarar skillnaden mellan de 12 000 $ som betalats av din arbetsgivare och din maximala uteslutning på 5 000 USD att redovisas som inkomst till dig för skatter, FICA och FUTA. Om de är gift måste båda makarna arbeta för att använda en beroende FSA (såvida inte den icke-förtjänande makan antingen är funktionshindrad eller heltidsstudent).
Begränsad fondtillgänglighet: Till skillnad från sjukvårdens FSA är den beroende FSA inte "förfinansierad." Din arbetsgivare betalar bara ut pengar eftersom de skulle samlas in från din lönecheck om du inte hade gjort valet. Om du till exempel har kommit överens om att minska dina inkomster med $ 400 varje månad, skulle den beroende FSA tillhandahålla en $ 400 återbetalning av stödberättigande kostnader varje månad, även om de faktiska utgifterna var större.
Stödberättigande utgifter: Syftet med FSA är i allmänhet att täcka de utgifter som uppstår för att fortsätta arbeta - inte utgifter, oavsett hur fördelaktigt, värdigt eller berättigat för den beroende personen. Till exempel är kostnaderna för en barnvakt i ditt hem eller i någon annans hem när du arbetar berättigade. kostnaderna för en barnvakt vid någon annan tidpunkt för något annat syfte är inte. En hushållers löner är inte berättigade. den del av en hushållers löner för den tid han eller hon tar hand om en beroende är berättigad. Kostnaderna för en förskola är en godkänd kostnad, medan undervisning i dagis inte är det. IRS-publikation 503 detaljer och förklarar godkända och icke-godkända kostnader.
Administrering: De flesta beroende vård FSA fungerar som ersättningskonton, till skillnad från sjukvård FSAs, som ofta betalar direkt till leverantörer. Varje planadministration är olika och kan kräva olika återbetalningsformulär och kvitton. Om du funderar på att registrera dig på ett beroende konto för flexibelt utgifter, kontakta din personalavdelning och / eller kontoadministratören för att vara säker på att du förstår och uppfyller kraven i återbetalningsplanen..
Samordna med federala och statliga skattekrediter: Enligt gällande skattelagstiftning finns det ett antal inkomstskattekrediter som är tillgängliga för att hjälpa dig att betala utgifterna för ett barn eller en äldre som anses vara beroende av dig. Skattelån för barn och vård för vård ger högsta federala skattekrediter upp till $ 2.100 per familjer under vissa förhållanden, medan barnskatteavdraget ger upp till 1 000 $ kredit för varje kvalificerat barn baserat på din inkomst. Det är möjligt att dra fördel av båda krediterna och använda en beroende FSA. Det kan dock hända att du vill konsultera en revisor eller CPA för att undvika att göra ett misstag med att göra anspråk på någon av dem och medföra eventuella påföljder.

Ju högre din inkomst, desto större fördel kan du få genom att samordna användningen av de olika krediter och undantag som finns tillgängliga för dig. Det är inte en fråga om antingen / eller, men hur du kan maximera fördelarna med var och en till din fördel.

FSA eller HSA?

När sjukvårdskostnaderna ökar ändras program för att hjälpa amerikanerna att betala dessa utgifter ständigt, liksom de tillgängliga strategierna för att maximera din nytta. Medan följande villkor generellt kan leda dig när du fattar beslut om att genomföra eller ändra från en plan till en annan, finns det ingen ersättning för god personlig ekonomisk rådgivning från en kvalificerad professionell investerings- eller försäkringsrådgivare.

Om din arbetsgivare inte erbjuder en FSA är ditt enda alternativ HSA, där arbetsgivarens deltagande inte krävs.
Om du är äldre än 65 år kan du inte dra av sjukförsäkringspremier i en HSA. Du kan dock dra av dem i en FSA.
Om du inte har sjukförsäkring (ett tillstånd jag snabbt rekommenderar att du ändrar) kan du fortfarande delta i en FSA. Ett villkor för att upprätta en HSA är köp av en högt avdragsgill sjukförsäkring.
Om du har svårt att projicera det kommande års sjukvårdskostnader, är bestämmelsen om att "använda den eller förlora den" som för närvarande påverkar FSA en viktig faktor. Med ett sparkonto i sjukvården kan du rulla över pengar som inte har använts under ett år till nästa, och därigenom samla en saldo som kan användas under senare år.
Om du vill rikta investeringen i ditt bidrag eller tjäna avkastning på det måste du använda en HSA. Intäkter på enskilda fondbalanser är inte tillåtna i FSA.

Slutord

Beträffande fallet 1935 av Gregory v. Helvering, U.S. Court of Appeal Judge Learned Hand skrev berömt, ”Om och om igen har domstolarna sagt att det inte finns något otrevligt i att ordna affärer så att skatter hålls så låga som möjligt. Alla gör det, både rika och fattiga och alla gör rätt, för ingen är skyldig någon offentlig skyldighet att betala mer än vad lagen kräver. ”

Det är svårt att föreställa sig en strategi som gör att man bättre kan maximera sin utgiftskraft till förmån för sig själv och familjen än ett flexibelt utgiftskonto. Om din arbetsgivare för närvarande erbjuder antingen en FSA för sjukvård eller en FSA för förmåner, se till att undersöka det och överväga att anmäla dig under den kommande anmälningsperioden.