6 Hemmakontorets idéer och tips

Om du arbetar hemifrån är det viktigt att du skyddar din arbetsyta och ditt företag genom att utveckla en kontorshanteringsplan. Oavsett om det handlar om ergonomiskt korrekta möbler på hemmakontoret eller utvecklar en säkerhetsplan i händelse av fel på dator och internet, kommer hemmakontorhantering att etablera din professionalism och öka din vinst.

Tips för hemmakontoret

1. Upprätta ett separat arbetsområde

Det är klokt att skapa en känsla av åtskillnad på ditt hemmakontor, även om din arbetsyta är en del av ett annat rum eller i ett hörn i källaren. Även om det inte alltid är möjligt att använda ett separat rum, kan du försöka identifiera en plats i ditt hem som kommer att vara ditt "kontorsområde." Om du inte har väggar eller partitioner för ditt kontorsområde kan du skapa mentala gränser genom att begränsa dina arbetsaktiviteter (inklusive telefonsamtal och svara på e-post) till den här platsen.

Det finns ett antal orsaker till att specifikt avstängning av ett område i ditt hus som endast arbete är viktigt:

Ett tydligt definierat hemmakontor ger gränser för både dig och hushållets medlemmar. Barn, rumskamrater, makar och partner kommer att lära sig att respektera ditt behov av att koncentrera sig på ditt arbete om de lätt kan identifiera när du arbetar och inte är tillgängliga för att hantera personliga eller familjära problem..
Det minskar risken för att arbetsrelaterat pappersarbete och utrustning går vilse i resten av ditt hem.
Det hjälper dig att etablera en professionell närvaro när du träffar kunder.
Om du planerar att ta skattskatt för hemmakontoret är det lättare att försvara sig mot en revision om du kan visa att ditt arbete sker i ett område i ditt hem som enbart används för arbete.

2. Gå Pro med dina kontorsmaterial och möbler

Din mormors antika skrivbord och stoluppsättning kan se vacker ut, men det är förmodligen en ergonomisk och organisatorisk mardröm. Se till att du har en bekväm kontorsstol och ett väl utformat datorskrivbord på hemmakontoret för att skydda dig mot kroppsspänning och minska röran.

Du behöver inte köpa dessa stycken nya - kolla in Craigslist för att hitta individer och företag som säljer gamla kontorsmöbler. Ett annat alternativ är att hitta om några kontorsmöbelbutiker nära dig som handlar med begagnade möbler - vissa kanske till och med levererar. Håll dina ögon skalade för eventuell försäljning utanför företaget, eftersom dessa butiker ofta säljer sina inventarier, kontorsmöbler och till och med kontorsmaskiner (som datorer och skrivare) medan de försöker likvidera sitt lager.

3. Upprätta separata e-post- och telefonkonton

När det gäller kommunikation är det bäst att undvika att blanda affärer med nöje. Du vill inte att dina barn ska svara på en klients telefonsamtal och att du inte vill riskera att inkludera en klient på en massmeddelande med den senaste lolcats-meme. Det är också lätt att förbise eller missa e-postmeddelanden och meddelanden från klienter om de kommer in i dina personliga brevlådor och konton.

Om du inte vill bry dig med en separat telefonlinje kan du fortfarande få ett dedikerat nummer som ansluter till en röstbrevlåda, så att du kan ta emot meddelanden från klienter och utsikter så att du kan ringa dem tillbaka när du vill.

4. Använd hemmakontortjänster

Kolla in kontors- / företagstjänster som erbjuds av lokala kopiorbetare, såväl som företagskedjor, som FedEx Office eller UPS Store i ditt område. Många av dessa platser riktar sina tjänster till små och hembaserade företagare som inte har ett postrum eller inte har råd att anställa supportpersonal.

Tjänsterna varierar beroende på plats, men förutom att de erbjuder kopieringstjänster, privata postlådor och paketfrakt kan dessa butiker också acceptera paket för dina räkning (vilket är viktigt om du får många leveranser) och kan till och med ge kunderna gratis och låg -kostnad datoråtkomst.

5. Gör säkerhetsplaner

Ingen vill tänka på händelser som kan spåra deras verksamhet, men om du är en liten företagare är det viktigt att du gör det. Om du inte identifierar hot mot ditt företag måste du klättra när saker inte går som planerat.

Från naturkatastrofer till långvarig sjukdom kan en förändring av omständigheterna få ett slut på ditt företag om du inte kan fortsätta arbeta. Till och med ett kortvarigt problem, till exempel strömavbrott eller datorfel, kan skada ditt företag om du inte kan uppfylla klientens tidsfrist eller behandla beställningar effektivt.

Planering för större evenemang
Naturkatastrofer, terrorism, civil oro eller sjukdomsutbrott kan ha en förödande effekt både på stora och små företag, och till och med de bästa planerade planerna kan göra det svårt för enskilda företagare att få sina företag igång igen på egen hand. U.S. Small Business Administration erbjuder omfattande information om planering av företagskatastrofer på sin webbplats, tillsammans med information om statliga program som kan hjälpa företagare att återupprätta verksamheten efter en större händelse orsakar störningar i ett samhälle.

Planering för det oväntade
Saker som kan störa din förmåga att göra arbete inkluderar ström- och verktygsfel, utrustningsbrister, sjukdom, skada och nödsituationer i familjen. Medan vissa av dessa omständigheter är oundvikliga riskerar du att förlora kunder och kunder om du inte kan uppfylla tidsfrister, skicka produkter i tid eller helt enkelt tillhandahålla din normala servicenivå.

Här är några idéer för att hantera vanliga scenarier:

Identifiera platser att komma online. Kolla in ditt område för platser som erbjuder WiFi och låter kunderna använda tjänsten under lång tid. Kaféer, kopieringsbutiker, fraktbutiker och allmänna bibliotek är alla potentiella platser att hitta WiFi. Vänner och familjens hem kan också vara bra platser att komma online - se till att du ringer och frågar innan du hoppar förbi! Identifiera flera arbetsvänliga hotspots i ditt område och notera deras driftstimmar så att du inte slösar tid på att gå från plats till plats när ditt Internet går ner.
Se in betala-som-du-gå bredband. Med ett USB-modem och betal-as-you-go bredband kan du stanna hemma om din vanliga Internet-tjänst stängs av.
Säkerhetskopieringsteknik. Även om det är en bra idé att hålla säkerhetskopieringar av dina filer och projekt, bör du också ha viss säkerhetskopieringsteknik tillgänglig om din dator går på fritz. Det enklaste sättet att göra detta är att köpa en billig bärbar dator eller netbook som du kan använda om din primära dator går ner. Du kan hålla en äldre skrivbordsmodell till hands istället, men den är inte bärbar eller laddningsbar, vilket gör den värdelös om du får ett strömavbrott samtidigt som datorn inte fungerar. Du kan också undersöka säkerhetskopieringstjänster som Backblaze och Mozy.
Köp en oavbruten strömkälla (UPS). En UPS kan skydda din maskin mot strömavbrott och ge dig tillräckligt med tid för att stänga av ditt skrivbordssystem - samt skicka ett snabbt e-postmeddelande till klienter för att låta dem veta att du kommer att vara utan ström en stund. Du kan hitta oavbrutna strömkällor på Amazon för så låga som $ 50.
Förvara en papperskopia av viktig information. Det är en bra idé att ha en papperskopia av din kunds kontaktinformation så att du kan hålla kontakten med dem även om du inte har tillgång till Internet eller dina datafiler.

6. Vet när det är dags att flytta in i ett nytt utrymme

Även om många människor kan driva ett hemföretag framgångsrikt kan du så småningom komma till en punkt där det inte längre är praktiskt att arbeta hemifrån, åtminstone på heltid. Kanske måste du regelbundet träffas ansikte mot ansikte med kunder, lagra mycket lager eller arbeta i en miljö med färre distraktioner.

Tänk på samarbetsplatser som låter dig hyra ett skrivbord i ett gemensamt kontor om du inte har råd eller inte behöver ett helt kontor. Många samarbetsplatser gör att du kan hyra utrymme efter dina behov, så du behöver inte åta dig ett heltidsavtal om allt du behöver är en plats att träffa kunder ett par gånger varje månad. Ett annat alternativ är kontorsdelning, som låter dig samarbeta med en annan kontorshyrare eller ägare för att dela kontorskostnader.

Slutord

Utmaningarna med att arbeta hemifrån och belöningarna kan förbli i balans när du etablerar ett hemmakontor som fungerar bra. Tänk på att inget kontor driver sig själv. Att fatta bra beslut och utöva självdisciplin hjälper till att göra ditt företag smidigt under lång tid.

Vilka är dina bästa tips för att hålla ditt hemmakontor eller arbetsyta effektivt?