Vad är virtuella konferenser online - Fördelar och nackdelar, hur man kan dra nytta

Vissa onlinekonferenser är utformade som ett alternativ till professionella konferenser och hålls 100% över Internet - ofta benämnda "toppmöten" - medan andra hålls online i samband med en live, personlig komponent. Till exempel kommer EDUCAUSE årliga konferens att hållas live i Indianapolis, Indiana, men du kan också delta online.

Vad är online-konferenser?

I motsats till onlinebaserade webbseminarier eller lektioner, där en individ deltar i en timmars kurs om ett specifikt ämne, anpassas onlinekonferenser närmare till professionella konferenser. De täcker vanligtvis ett brett ämne - till exempel bloggning, utbildning eller medicin - och fördjupar sedan djupare med individuella workshops och program.

Liksom professionella konferenser är onlinekonferenser utbildningsbyggande resurser fyllda med sessioner, intervjuer, paneldiskussioner och ibland sociala medieevenemang. De är vanligtvis inriktade på ett visst område eller ämne, och de prissätts ofta till en hastighet som är lika med eller mindre än yrkesekvivalenter. Vissa onlinekonferenser erbjuder högskolepoäng för dem som behöver ackumulera dem för certifieringar.

Onlinekonferenser är virtuella, vilket innebär att du kan komma åt dem var som helst - så länge du har en internetanslutning. Men de är ännu inte en accepterad standard. Många personliga konferenser erbjuder ännu inte en onlineversion i samband med sina traditionella komponenter - till exempel EDUCAUSE, medan National Recreation and Parks Association inte gör det. Du kan behöva söka efter mindre, mindre kända konferensmöjligheter om din favoritkonferens inte har förgrenats till en virtuell händelse.

Onlinekonferenser erbjuder många fördelar - nämligen att de är mycket mer kostnadseffektiva än de flesta evenemang, och om du använder dem klokt kan du få mycket av samma värde från upplevelsen. Som sagt, mycket som andra online-inlärningsplatser, kanske de inte passar alla.

Fördelar med onlinekonferenser

1. Kostnadseffektiv. Personliga evenemang kräver vanligtvis resor, hotellrum och matkostnader, som alla kan lägga till upp till hundratals eller tusentals dollar, inklusive kostnaderna för registrering. Online-konferenser och evenemang gör det möjligt för dig att hoppa över de främmande utgifterna och endast betala konferensavgiften. Dessa kostnadsbesparingar är särskilt användbara om du också tar en räkning för din egen fortbildning.
2. Bekväm. Konferenser kan vara mycket roliga, men de är inte alltid praktiska. Att resa med bil eller flyg, sakna familjehändelser och försöka få arbete från ditt hotellrum eller ett internetkafé kan kasta dig från ditt spår. I vissa fall, om schemaläggningskonflikter uppstår, kanske du inte kan gå alls. Med onlinekonferenser kan du delta i utbildningssessioner och evenemang på sociala medier från ditt eget hem - eller var som helst, verkligen, så länge du har tillgång till en internetanslutning och en smartphone, surfplatta eller dator. I de flesta fall är onlineinnehåll tillgängligt permanent, så länge du har köpt ditt konferenspass kan du komma åt det när som helst.
3. Ibland gratis. Jag arbetade med Rita Barry från Blog Genie för att sätta ihop en virtuell bloggkonferens för hälso- och välbefinnande bloggare, Blog Well Summit. Det första toppmötet hölls 17, 18 och 19 oktober 2014, och innehållet vi tillhandahöll var tillgängligt gratis för alla under den helgen. Varje dags utbildningssessioner och videor var tillgängliga i 24 timmar för alla som registrerade sig för evenemanget. Sedan, efter varje gratis 24-timmarsfönster, var innehållet tillgängligt för dem som köpte hela konferenskortet. Vi arbetade i månader för att sätta ihop intervjuerna, live paneler, utbildningssessioner och bloggrecensioner. Innehållet var fantastiskt, och det faktum att det var tillgängligt gratis gjorde evenemanget ännu bättre. Vi är inte de enda som har satt upp den här typen av "freemium" -konferensupplevelse. Sean Croxton of Underground Wellness planerar och släpper också konferenser några gånger om året - innehållet är alltid gratis när det släpps, med ett köpoption, och blir sedan en paketerad online konferensprodukt som kan köpas när som helst.
4. Alltid tillgängligt. Om du köper tillgång till ett online-evenemang köper du vanligtvis ett medlemskap som ger dig specifikt innehåll på en viss webbplats. Till exempel kan de som köper information om Blog Well Summit logga in på en medlemssida på webbplatsen och få tillgång till alla intervjuer, evenemang och resurser som vi tillhandahöll under konferenshelgen. Den här typen av permanent åtkomst innebär att du kan titta på och se igen på de sessioner som var mest tillämpliga för dina intressen och få åtkomst till andra sessioner när du vill eller behöver.
5. Du kan komma åt varje session. Har du någonsin deltagit på en konferens och blivit besviken över att få veta att två av de sessioner du ville gå till hålls samtidigt? Många konferenser erbjuder deltagarna möjlighet att köpa inspelningar av specifika sessioner, eller till och med hela konferensen - men om du redan har betalat för din biljett för att delta, verkar det inte rätt att behöva hosta mer pengar för en session du missade på grund av en schemaläggningskonflikt. Med onlinekonferenser finns det inga schemaläggningskonflikter. Så länge du har betalat för din biljett kan du smälta varje session enligt ditt schema.
6. Ingen stress om garderob. Om du någonsin har betonat om vilken typ av kläder som är "lämplig för konferenser" kan du lämna dessa bekymmer. Ingen ser dig när du deltar på en online-konferens, så du behöver inte tänka två gånger om att kasta på dig jeans och en tröja eller slå tillbaka i pyjamas.

Nackdelar med onlinekonferenser

1. Inget ansikte mot ansikte nätverk. En av de största dragningarna av personliga konferenser är chansen att nätverka med andra yrkesverksamma i din bransch och umgås med kamrater. I dagens e-post- och textdrivna värld är dessa nätverksmöjligheter ansikte mot ansikte en viktig del i utvecklingen av relationer. Onlinekonferenser är tuffa, eftersom även de som tillhandahåller evenemang med sociala nätverk inte nödvändigtvis kan erbjuda nätverk ansikte mot ansikte. Detta kan vara särskilt utmanande för alla extroverts.
2. Begränsade sociala möjligheter. Nätverk är definitivt möjligt under online-evenemang, så länge konferensarrangörerna har gjort det till en prioritering - men inte alla gör det. Under Blog Well Summit var vi värd för två levande Twitter-chattar, tre liveintervjuer från Google Hangout-panelen, en live-Hangout-cocktailblandare, en virtuell 5k och ett live-YouTube-träningspass specifikt för att vi visste att dessa typer av möjligheter skulle vara viktiga vår publik - mestadels kvinnliga fitnessbloggar. Under dessa evenemang kunde deltagarna interagera med värdarna, gästerna och andra deltagare via sociala medier och chatappar på vår webbplats. Men inte alla online-evenemang erbjuder dessa möjligheter. Många konferensarrangörer uppmuntrar deltagare online att använda en viss hashtag på sociala medier eller lämna kommentarer på sina webbplatser, men väldigt få ger faktiskt omfattande sociala evenemang för den virtuella deltagaren.
3. Kräver personlig motivering för att delta. Om du betalar för och reser till ett evenemang är chansen stor att du kommer att göra ett försök att delta i konferenssessionerna. Även om du inte kommer till varje enskilt seminarium skulle det vara slöseri med en helg om du inte följde ditt engagemang. Online-konferenser, precis som andra online-inlärningsmöjligheter, kräver lite mer motivation att följa igenom. När du är hemma, omgiven av distraktioner och möjligheter, kan det vara mindre troligt att du sätter dig ner och tittar på en utbildningssession eller tar dig tid att delta i en Twitter-chatt.

Hur man får ut det mesta av onlinekonferenser

Efter att jag nyligen har varit värd för min egen onlinekonferens, tittat på deltagare som interagerar och läst feedbackformulärerna vi fick efter att allting har samlats in, kan jag definitivt säga att onlinekonferenser är vad du gör av dem. Här är fem tips för att få ut det mesta av din virtuella upplevelse.

1. Lägg den på din kalender

Att registrera dig för en konferens och sedan glömma bort det är mycket mer troligt om du inte reser till evenemanget. Så snart du registrerar dig för din virtuella konferens, cirkel datumen i din kalender och ställ in några påminnelser via e-post för att varna dig några dagar innan evenemanget börjar.

Tyvärr fick vi några feedbackformulär från vår konferens som sa: "Jag har glömt allt om det!" Det här är kanske inte så stor sak om du betalade för permanent åtkomst till konferenssessionerna, men om du hoppades kunna nätverka med andra deltagare eller få tillgång till gratis innehåll utan att köpa hela evenemanget, skulle du glömma att det skulle bli en riktig bummer.

2. Kontrollera din skräppost

När du registrerar dig för en virtuell konferens kommer du antagligen att få ett e-postmeddelande som bekräftar din anmälan. Om detta e-postmeddelande inte automatiskt dyker upp i din inkorg, kolla din skräppostmapp (om du använder Gmail, titta i din kampanjmapp). Många företag och organisationer använder marknadsföringslösningar via e-post, till exempel MailChimp, för att skicka ut bekräftelser, uppdateringar och viktiga meddelanden. Tyvärr landar dessa e-postmeddelanden ibland i mappar som skräppost eller kampanjer, och konferensorganisatörerna kan inte göra mycket åt det.

Under veckan på Blog Well Summit-evenemanget skickade vi cirka 15 e-postmeddelanden som gav relevant information om konferensen, inklusive information om hur du får åtkomst till varje session, påminnelser om live-evenemang och information om dagliga releaser med länkar till var och en av dagens videor. Många av dessa e-postmeddelanden kom inte till prenumerantens inkorgar, och vi fick feedbackformulär som sa: "Jag önskar att du skickade e-postuppdateringar." Naturligtvis gjorde vi det, men när de skickades, var de levererade var vi inte kontrollerade.

Om du har markerat en onlinekonferens i din kalender och du inte har sett e-postmeddelanden som påminner dig om händelsen under veckan före dess kickoff, hålla ett öga på mapparna för skräppost och kampanjer för att se till att de inte går fel mapp.

3. Gör deltagande till en prioritet

Det faktum att onlinekonferenser är flexibla är ett dubbelkantigt svärd. Det är möjligt att arbeta ditt schema runt en konferens, men livet har ett sätt att presentera nya frestelser. När en vän ringer för att be dig till happy hour, eller din make frågar om du vill gå ut på middagen, kan du hitta dig själv som avgår en konferens för andra saker.

Skapa tid för att titta på de sessioner du vill titta på och delta i live-evenemang, om det finns några. Notera de sessioner som är viktigast för dig och låt ungefär en timme för varje - även om de kan vara kortare eller längre. Om det finns direkta sociala evenemang kan du också ställa in e-postmeddelanden för att påminna dig om starttider så att du inte fastnar i andra saker.

Slutligen, låt din familj och vänner veta att bara för att du är hemma eller i stan kanske du inte är tillgänglig för att svara på telefonsamtal eller umgås. Om du tror att du kan få störningar från barn kan du överväga att inrätta butik på ett internetkafé så att du kan koncentrera dig på konferensen.

4. Delta i levande eller sociala evenemang

Jag kan inte berätta för dig hur mycket bra feedback vi fick från de individer som deltog i våra live-evenemang. De älskade möjligheten att nätverka online, och många kom till och med med nya virtuella vänner och professionella kontakter. Och eftersom alla konferensvärdar var så engagerade på sociala medier under evenemanget fick de som deltog lära känna oss bättre och fick möjlighet att ställa frågor och få mer djupgående feedback.

Även om du inte deltar aktivt under live-sessioner, gör det till en prioritet att titta på dem och vara en fluga på väggen. Vi fick massor av feedback som sa: "Jag tittade på live-sessioner och Twitterchattar, men ställde inte frågor." Många av samma individer indikerade att de sociala möjligheterna var de mest givande.

Faktum är att liveevenemang och sociala nätverk är utformade för att svara på frågor från riktiga deltagare. Detta innebär att innehållet på ett sätt informeras av deltagarna. Tillgång till dessa sessioner efter att evenemanget är avslutat är underbart, men att veta att du kan påverka diskussioner genom att ställa frågor är en kraftfull sak.

5. Köp fullständig åtkomst

Vissa onlinekonferenser kräver ett biljettköp för att delta, men andra, som vårt, är inställda för "freemium" -åtkomst. Om du planerar att delta på en gratis konferens är jag allt för det - njut av innehållet och betal inte en krona. Om du gillade det du tittade på och biljettpriset är rimligt, gå vidare och ponny upp för livstid åtkomst. Du kan alltid hänvisa till det material du älskade så mycket och du kan få bonusmaterial för att registrera dig. Eftersom du inte behövde betala för resor och boende får du fortfarande en hel del. För att inte tala, du behöver inte ta så många anteckningar när du tittar på varje session eftersom du vet att du har permanent tillgång till det.

Slutord

Om du väljer att delta på en onlinekonferens, dra nytta av upplevelsen. Virtuella händelser är inte för alla, men det enda sättet att veta om de är rätt för dig är att registrera dig, dyka upp, skära ut tid och engagera sig med andra deltagare. Om du försöker en och älskar det, berätta för folk om det. Ju mer nöjda konferensgäster online, desto fler online-konferensmöjligheter kommer att uppstå - och det är goda nyheter för alla.

Har du deltagit i en onlinekonferens? Vad tyckte du?