6 Orsaker till kommunikation - Hur man använder vanligt språk effektivt

När du tänker på spänningarna mellan män och kvinnor, unga och gamla, vänner och familjemedlemmar verkar det som om de flesta är skyldiga till dålig kommunikation. Men det är möjligt att utveckla effektiva kommunikationsförmågor genom att lära sig att tala och skriva enkelt och tydligt, med ett vanligt språk som lätt förstås av de flesta.

Vanliga misskommunikationer

"Om du har tid, försök att klippa gräsmattan i eftermiddag," sa fadern när han gick ut genom dörren för att gå till sitt kontor. Hans tonårsson, huvudet nedåt, koncentrerat på frukost, gnistrar som svar, "Uh-va." Till farens bestörtelse förblev trädgården orörd när han återvände hem. Sonen, när han konfronterades av sin arga far, ursäktade sin brist på handling med förklaringen, "Du sa 'om jag hade tid', och jag var i köpcentret hela dagen."

Denna scen upprepas varje dag i tusentals hem över hela landet. Fadern gjorde sig skyldig till att inte säga vad han egentligen menade: Hans avsikt var att instruera sin son att klippa gräset den eftermiddagen, även om det innebar att han var tvungen att ordna om hans schema eller missa en annan aktivitet. I ett försök att undvika att verka kontroll, tilllade fadern det falska villkoret "om du har tid" och förväntade sig att hans son skulle tolka den underliggande betydelsen av hans uttalande. Hans son fokuserade naturligtvis på villkoret "om du har tid" snarare än riktningen "klippa gräsmattan." Som en följd av detta kändes båda parter orättvist behandlade av den andra.

Liknande missförstånd uppstår på jobbet, i skolor, på lekplatsen och hemma. Oavsett om man talar eller skriver, uppstår missförstånd på grund av dåligt val av ord och att man inte inser att kommunikationen innehåller två lika kritiska komponenter: talaren och lyssnaren, eller författaren och läsaren. Som NBA Hall of Fame-tränaren för Boston Celtics Red Auerbach sa: "Det är inte det du säger till dem ... det är vad de hör."

Testet av effektiv kommunikation

Kommunikation är effektiv när mottagaren av en tanke, vare sig det lyssnar eller läser, förstår meningen som talaren eller författaren har avsedd. God kommunikation är enkel och direkt, ibland intensifierad av känslor, men aldrig förvirrande.

Till exempel, när han bad sin son att klippa gräsmattan, skulle fadern från det föregående scenariot ha varit mer framgångsrik om han hade tagit sig tid att se till att hans son lyssnade och hade valt hans ord mer noggrant:

"Mike," sa fadern till sin son när han gick ut genom dörren för att arbeta. Fadern pausade och väntade på att tonåringen skulle lyfta upp ögonen från spannmålen som han gumrade ner. ”Vi åker ut ur stan i helgen, så du måste klippa gräsmattan idag. Har du något problem med det? ”

”Nej, sir. Jag skulle till köpcentret med Ted och Jim, men jag kan göra det innan jag lämnar. ”

"Bra. Jag uppskattar det. Vi ses i kväll, sa faren och gick ut genom dörren. Gräsmattan klipptes och kantades, och familjen hade en händelsefull kväll.

Talaren och lyssnaren enades om meddelandet "klippa gräsmattan idag." Fadern tilllade inte ett falskt val, och sonen upprepade sin förståelse av meddelandet och bekräftade meddelandet.

Oavsett om en polis som pratar med en kriminell, en förälder som pratar med ett barn, en chef för sin personal eller en predikant till sin flock, vanligt språk i kombination med annan kommunikationsförmåga ökar förståelsen och rapporten mellan parterna.

Orsaker till felkommunikation

Enligt forskare började människor prata för cirka 100 000 år sedan och skrivandet började omkring 4000 f.Kr. Före det skrivna språket använde människor bilder (grottiteckningar), som utvecklades till ordssymboler. Utvecklingen av språket, det som vissa har kallat det "mänskliga kommunikationssystemet", bevisar falskt det gamla ordet "en bild är värd tusen ord", eftersom det nästan är omöjligt att förmedla villkorade, komplexa eller komplicerade idéer med en enkel bild.

Medan vissa lingvister föreslår att en noggrann redovisning av antalet ord på engelska är omöjlig, hävdade Global Language Monitor att det fanns 1 013 913 ord den 1 januari 2012, med ett nytt ord skapat varje 98 minut. På grund av det stora antalet tillgängliga ord att välja mellan är möjligheten för förvirrad kommunikation hög, även när två personer har ordlistor av liknande storlek. De specifika orden som är kända för varje person såväl som den förståda betydelsen av varje ord kan variera betydligt på grund av olika miljöer, kulturer och upplevelser.

1. Felanpassade vokabularer

"Vanligt språk" hänvisar till preferensen för ord som finns i allas ordförråd - vilka språkforskare kallar "kärnvokabuläret" - som består av cirka 200 till 300 ord. Dessa ord är mestadels verb, pronomen och demonstrationer, som "hans" och "det", som hjälper till att skilja det ämne talaren eller författaren hänvisar till. Dessa ord används ofta och i många sammanhang för att uttrycka mening och avsikt, vanligtvis utan missförstånd.

Som initiativtagare till kommunikation måste talaren eller författaren välja ord som lätt kan förstås av lyssnaren eller läsaren. Till exempel är det osannolikt att en tioåring förstår innebörden av "överflöd", så "mycket" eller "mycket" skulle vara bättre val. En kommunikatör bör alltid ta hänsyn till sin publik när han kommunicerar.

2. Smutsigt tänkande

Smutsigt tänkande resulterar i rörigt talande, vilket vanligtvis inträffar när någon börjar prata innan han eller hon tänker. Som en följd tas lyssnare med på långa, invecklade resor fyllda med motsägelser, främmande information och för tidiga slutsatser.

Smutsigt tänkande sker vanligtvis under perioder med stress eller hög känslor. Kom ihåg Platons iakttagelse: vise män talar för att de har något att säga, medan dårar talar för att de måste säga något. Tänk med andra ord på avsikten med ditt meddelande innan du pratar, och när du talar, välj språk som är exakt, tydligt och lättförståeligt.

3. Felaktiga definitioner

Homofoner är ord som låter lika eller nästan lika, men har olika definitioner. Exempelvis betyder "diskret" försiktighet och omsorg, medan "diskret" betyder distinkt eller separat.

Andra exempel inkluderar:

• abhorrent - avvikande
• alternativ - alternativ
• demontera - spridas
• emigrera - immigrera
• flounder - grundare
• horde - hamstern

Ditt val av ord är viktigt eftersom fel ord kan förvirra lyssnaren eller läsaren. Om du är osäker, konsultera en ordlista - eller använd inte helt enkelt ordet.

4. Falsk medborglighet

Medan medborglighet är ett önskvärt drag i alla samhällen, missförstås det och missförstås ofta. Civility är en fråga om sammanhang - vad som kan betraktas som oförskämt eller tankelöst i en situation kan vara korrekt i en annan. En förälder som varnar ett barn att komma ut ur gatan bör inte värdera barnets känslor över sin säkerhet; en handledare som disciplinerar en underordnad för dåliga resultat bör inte utspäda eller förvirra meddelandet i hopp om att uppfattas som "trevligt." Civility innebär att vara medveten och hänsynsfull till hur handlingar och ord påverkar andra, men det betyder inte att slå runt busken eller förfalska känslor.

5. Sloppy språkvanor

Omedvetna mönster för att tänka, tala och interagera utvecklas över tid. Dessa vanor påverkar dina dagliga aktiviteter och din relation med din miljö. De dyker upp i tal och skrift, och de leder ofta till felkommunikation.

Var försiktig när du använder följande:

• förkortningar. Förkortningar är förkortade versioner av fraser eller organisationsnamn som bildas genom att kombinera alfabetiska tecken för att skapa ett nytt ord, till exempel OSHA - korthet för den federala regeringens Arbetssäkerhets- och hälsovårdsadministration. Förkortningar sparar tid och kan förbättra återkallelsen av den underliggande betydelsen. Tyvärr är akronymer så allestädes närvarande i tal och tryck att deras betydelse ofta missförstås. Till exempel kan betydelsen av akronymen "ACA" tolkas korrekt som "Affordable Care Act", "American Correctional Association", "American Camp Association" eller "American Chiropractic Association." Om du använder en akronym, se till att ge dess betydelse så att din publik inte blir förvirrad.
• Jargon och kollokvialismer. Många sociala, affärsmässiga eller professionella grupper utvecklar speciella vokabularer för att beskriva begrepp och aktiviteter som är specifika för deras grupp (”jargon”). Exempel inkluderar "baluster" i arkitektur, "arabesque" i balett och "all in" i poker. Samtalskriterier är fraser och ord från specifika geografiska regioner som vanligtvis används i konversation, men inte formellt. Betydelsen av "krukvätska", en term som används för att beskriva juicer som lämnas i en kruka efter att ha kokt ärtor eller collardgrönsaker, skulle lätt förstås i söder, men mindre ovanför Mason-Dixon-linjen. Jargon och samtalskriterier kan lägga till färg till tal och skrift, till och med förbättra förståelsen där deras betydelse förstås, men möjligheten till missförstånd förblir hög.
• Antaganden, stereotyper och antydningar. Det är välkänt att användningen av antaganden - att ta något för givet eller utan bevis - kan få dig att se dålig ut. Stereotyper (felaktiga, förenklade generaliseringar) och antydningar (indirekta, ofta felaktiga referenser) kan ha samma resultat: lerra ditt avsedda budskap och förvirra lyssnare eller läsare. Det är lite att vinna på att använda och mycket att förlora, så undvik dem när det är möjligt.
• slagord. Ord som låter imponerande men inte ger någon speciell mening är i en speciell klass av sig själva. De har ingen plats i intelligent tal eller skrift. Användning av buzzwords är så flagrande att drickspel bygger på deras användning i politiska tal. Men politiker är inte de enda skyldiga parterna - vissa företagskulturer är ökända för deras användning. Scott Adams, skaparen av The Dilbert Principle, föreslår till och med att de anställda lär sig att använda stora, vaga ord när de går framåt genom hantering, och föredrar en mening som "Jag använde mitt flerfärgade verktyg för att bearbeta en stärkelseresurs" framför "Jag använde min gaffel för att äta en potatis. ”

6. Regeringens tal och juridiska frågor

Rättsliga och lagstiftande dokument är särskilt öppna för förvirring på grund av både deras användning av tekniska termer och en kultur som ofta belönar mängden ord över kvalitet och avsikt. Enligt skifferförfattaren Matthew Yglesias är "svårförståliga regler en advokats bästa vän, och behovet av företag att advokatera är en enorm [konkurrens] fördel för stora eller etablerade enheter."

Dåligt skrivna regeringsdokument ledde i slutändan till att Plain Writing Act från 2010 passerade och inrättandet av en offentlig webbplats för slätt språk, PlainLanguage.gov, för att "främja användningen av vanligt språk för all statlig kommunikation." Som du kan förvänta dig sträcker sig behovet av förbättrad skriftlig kommunikation bortom de amerikanska gränserna och till och med det engelska språket. Det finns organisationer runt om i världen som ägnar sig åt att förbättra regeringens dokumentförståelse genom användning av vanligt språk: Plain Language Association International i Kanada, COSLA i Frankrike och CHIARO! i Italien.

Slutord

Vanligt språk, i kombination med andra goda kommunikationsförmågor, hjälper till att öka exakt kommunikation av relevant information. Genom att integrera en iterativ "feedback loop" i viktig eller kritisk kommunikation kan du dramatiskt förbättra förståelsen och behålla det talade och skriftliga ordet. Be bara lyssnaren eller läsaren att upprepa sin förståelse av kommunikationen med sina egna ord för att säkerställa att rätt information har tagits emot och ihågkommen. Och i tvivel, komma ihåg orden från Oscar-prisbelönta skärmförfattaren Charlie Kaufman: "Ständigt talar inte nödvändigtvis kommunicerar."

Hur ser du till att du kommunicerar effektivt?