15-stegs årlig kontroll för ditt lilla företag - är du på väg?

Ditt företags ekonomiska hälsa är en kritisk del av dess framgång. Ta dig tid minst en gång om året för att undersöka hur ditt företag går och se till att du vidtar de åtgärder som krävs för att uppnå dina mål. Här är 15 steg du kan ta för att göra just det

intäkter

Intäkter är mängden pengar som ditt företag får in eller tjänar innan utgifter tas ut. Utan intäkter kan ditt företag inte göra vinst och förbli livskraftigt på lång sikt. Så här säkerställer du att dina intäkter leder till positiva ekonomiska resultat.

Steg 1: Jämför intäktsmål med faktiska intäkter

Varje företag behöver en budget som bryter ner förväntade intäkter och utgifter. Men kom ihåg att en budget inte är tänkt att samla in damm när den har utformats. Det är ett levande dokument som kan hjälpa dig att fatta bättre beslut och identifiera förbättringsområden under året.

Dra upp din nuvarande budget och jämför dina intäktsmål med dina faktiska resultat. Missade du ditt mål? Om så är fallet, varför? Du kan behöva justera dina utgifter för att kompensera för inkomstbrister.

Om du träffade eller överskrider dina intäktsmål, vad gjorde du rätt? Kan du göra mer av det i framtiden? Använd något av ditt inkomstöverskott för att bygga upp din nödfond.

Steg 2: Diversifiera

När du granskar intäkterna kan du titta på hur mycket av din inkomst som kommer från en kund eller en produkt. Om en betydande del kommer från en källa, vad skulle hända om den inkomstströmmen torkas i morgon? Skulle ditt företag ha allvarliga problem? Diversifiering till nya produkter eller marknader kan vara riskabelt, men det kan också hjälpa dig att upprätthålla ett mått på stabilitet.

Steg 3: Outsource

Hur mycket av din tid spenderas på uppgifter som inte genererar intäkter som sociala medier, bokföring, webbplatsunderhåll eller att hantera en till synes bottenfri e-postkorg? Om tiden du spenderar på dessa uppgifter hindrar tillväxten är det dags att lägga ut dessa verksamhetsområden så att du kan fokusera på att öka dina intäkter.

Steg 4: Granska din klientlista

Har du några kunder eller kunder som tappar din energi? Kanske är det de som alltid pratar om pris eller klagar oavsett hur hårt du arbetar för att behaga dem. Kanske är det dags att lossa dessa kunder.

När man startar ett företag är det vanligt att företagare tar på sig en betalande kund, oavsett hur svåra de är. Men vid någon tidpunkt kan dessa problemklienter kosta dig mer i förlorad tid och intäkter än de är värda. Om tiden du spenderar på energitränande klienter lurar dig från att arbeta med klienter som du älskar, skjuter du artigt och professionellt av dem.

kostnader

Det är viktigt att fokusera på försäljning och tillväxt, men om du inte hanterar kostnader flyger intäkterna ut genom dörren så fort de kommer in. Så här blir du mer medveten om dina affärsutgifter.

Steg 5: Titta på Trender från år till år

Ta en titt på dina resultat och rapporter för de senaste åren. Hur har dina utgifter förändrats från år till år? Om ditt företag växer är en viss kostnadsökning rimlig. När allt kommer omkring drar utgifterna ofta inkomster. Men om du inte ägnar dig noga upp kan vissa utgifter komma ur handen. Titta noga på dina utgifter och se om du kan sänka kostnaderna utan att påverka kvaliteten negativt.

Steg 6: Granska återkommande utgifter

Den prenumerationsbaserade affärsmodellen blomstrar. Istället för att köpa produkter och tjänster vid behov betalar du en månadsvis eller årsavgift för att få dem regelbundet. Det är bekvämt eftersom du inte längre behöver oroa dig för att få slut på en produkt eller att din tjänst är avstängd. Men denna bekvämlighet kommer till en kostnad om du betalar för prenumerationer du inte använder.

Granska dina prenumerationer och avbryt alla du inte längre använder. Överväg om plannivån fortfarande är rätt för dig som du väljer att behålla. Du kan till exempel betala för premiumfunktioner i din bokförings- eller sociala mediehanteringsprogramvara när en lägre version från ett företag som Quickbooks skulle tillgodose dina behov lika bra.

Proffstips: Om ditt företag betalar anställda eller entreprenörer är det ett måste att ha ett pålitligt löneföretag. Quickbooks Lön integreras direkt i din Quickbooks bokföringsprogramvara vilket gör allt sömlöst och enkelt.

Fordringar

Kundfordringar är pengar som kunder är skyldiga för varor eller tjänster du redan har tillhandahållit. Många företag har undergått, även om försäljningen var stark, men dess intäkter satt på kundfordringar istället för banken. Så här kan du investera några minuter av din tid för att hålla ditt kassaflöde starkt.

Steg 7: Granska insamlingsförfaranden

Har du utestående fordringar som är 30, 60 eller 90 dagar förfallna eller äldre? Det är dags att granska dina insamlingsförfaranden. En studie av Commercial Collection Agencies of America fann att sannolikheten för att samla på ett kriminellt konto minskar drastiskt ju längre tid det går obetalt. Vid 30 dagar i förväg har du 88,7% chans att samla in, men senast 90 dagar i förväg sjunker denna chans till 68,9%.

Så, hur undviker du att ha dina hårt intjänade intäkter bundna i din balansräkning?

Förkorta betalningsvillkoren. Normalt är postfakturafakturor och mottagande av checkar. I den miljön var det vettigt att ge kunderna 30 dagar att betala eftersom det tillät postförseningar. Idag fakturerar de flesta företags e-postfakturor och elektroniska betalningar. Ändra dina betalningsvillkor från "netto 30" till "betalning som ska betalas vid mottagandet" och följ upp efter två veckor.
Följ upp med kunder så snart betalningar förfaller. Det är lätt att ignorera skrivna samlingsbrev och e-postmeddelanden. Ta upp telefonen och ring kunder när deras betalningar är försenade. Du hittar snabbt om det finns ett problem och kan arbeta för att lösa det samtidigt som du upprätthåller en god kundrelation.
Ge kunder ett incitament att betala. Motivera kunder att betala tidigt eller straffa dem som betalar sent. Ett vanligt incitament är 10% rabatt om kunder betalar inom 10 dagar. Försenade avgifter kan vara en schablonavgift eller en procentandel av fakturabeloppet. Du kan till exempel ta ut 1,5% av det obetalda saldot per månad som börjar när en faktura är 30 dagar förfallen.

Att hålla sig uppe på fordringar och ringa förfallna kunder är en viktig affärsuppgift, men en som många småföretagare inte har tid eller lutning för. Om dessa uppgifter alltid finns längst ner på din to-do-lista, kom ihåg att de är utmärkta saker att lägga ut.

Steg 8: Granska villkor i kontrakt och fakturor

Dina kunder betalar inte enligt schema om de inte vet vad ditt schema är. Se till att dina kundkontrakt och fakturor ställer tydliga förväntningar på när betalningarna förfaller och vad som händer när betalningarna är försenade.

Till exempel kommer du att stänga av tjänsten? Kommer du att behöva betala för framtida tjänster? Skickar du dem till samlingar? När villkor anges i dina kontrakt och fakturor, har du ett förhandlingschip i diskussioner med sena betalare.

skulder

Leverantörsskulder är pengar som ditt företag är skyldigt för saker som verktyg, lager och leveranser. Att hantera leverantörsskulder är viktigt eftersom om du inte kontrollerar dina fordringar kan du snabbt få ett rykte som en långsam betalare hos dina leverantörer och leverantörer. Det kan också kosta dig pengar i form av sena avgifter, ökade räntekostnader och till och med förlorade leverantörer. Så här säkerställer du att du på ett ansvarsfullt sätt hanterar dina konton som ska betalas.

Steg 9: Granska sena avgifter

Har ditt företag betalat några sena avgifter förra året? Det är en sak att glömma en betalning då och då, men om du tappar en del av dina intäkter till sena avgifter på förfallna betalningar måste du ange orsaken.

Kanske har du problem med att betala dina räkningar eftersom dina kunder är långsamma att betala dig. Eller kanske dina böcker är oorganiserade och du skulle dra nytta av ett bättre bokföringssystem. Återigen är bokföring och räkenskapsbetalning enkla områden att lägga ut om det är något du kämpar för att hantera på egen hand.

Tillgångar

Tillgångar är värden som ditt företag äger. Dessa inkluderar materiella föremål som kontanter, lager, möbler och utrustning, såväl som immateriella tillgångar som upphovsrätt, patent och ditt företags rykte. Om du inte håller reda på dina tillgångar ordentligt kanske du inte vet hur de används, när de behöver repareras eller bytas ut eller när en förlust inträffar. Så här säkerställer du att du skyddar dina investeringar.

Steg 10: Gå igenom ditt schema för anläggningstillgångar

Vad äger du? Varje företag behöver ett schema för anläggningstillgångar som innehåller en beskrivning av varje tillgång samt dess inköpspris och datum. Detta kan vara ett enkelt kalkylblad eller ett detaljerat avskrivningsschema som upprätthålls av din revisor. Gå igenom denna lista minst en gång om året för att se till att nya artiklar har lagts till så att du inte missar några värdefulla avskrivningar på din skattedeklaration..

Titta också efter föremål som du har bortsett från som måste tas bort från listan. Ofta byter företag ut en gammal utrustning eller tar den ur drift men glömmer att ta bort den från deras anläggningstillgångaregister. Om du är skyldig att lämna in en affärsegenskapsavkastning till din stat eller lokala regering, kan du lämna gamla tillgångar på listan att du betalar för mycket denna skatt varje år.

Steg 11: Gör en reparations- och utbyteskontroll

Kontrollera dina fysiska tillgångar, såsom fordon, utrustning, möbler och datorer. Behöver någon av dem underhåll? Nu är det en bra tid att schemalägga det. När du är på det kan du överväga om någon av dina fysiska tillgångar behöver bytas ut nästa år eller två. I så fall kanske du vill börja avsätta medel för att täcka ersättningen nu.

Steg 12: Övervaka din online-rykte

Ditt företags rykte är inte en rad i en balansräkning, men gör inga misstag: I dagens webbfokuserade värld är det viktigt att övervaka ditt online rykte.

Google ditt företagsnamn för att se vad som kommer upp. Kontrollera recensioner på Yelp och andra recensionsajter. Om du hittar negativa recensioner, svara på den konstruktiva feedbacken på ett sätt som visar kunderna att du vill göra saker rätt. Om du ser information som är felaktig eller olämplig bör du ta bort den.

Andra områden

Här är några ytterligare steg för att säkerställa att ditt företag är friskt och på väg dit du vill att det ska gå.

Steg 13: Granska din juridiska struktur

Är ditt företag ensamföretag, partnerskap, LLC, S-företag eller företag? Har den rättsliga strukturen fortfarande mening? Om ditt företag har vuxit kraftigt sedan du valde din enhetstyp, prata med din revisor eller rådgivare om din nuvarande affärsstruktur fortfarande är rätt för dig.

Skattereformen gjorde flera ändringar av skattereglerna för företag, särskilt företag. Du kanske kan dra nytta av nya skatteplaneringsmöjligheter och sänka din skattesats genom att ändra din affärsstruktur.

Steg 14: Kontrollera din försäkringstäckning

Hur har ditt företag förändrats under det senaste året? Ändringar av din affärsstorlek, struktur och affärsmodell kan påverka typen och mängden försäkring som behövs för att skydda den. Det försäkringsprogram som du började med kanske inte passar längre.

Planera ett möte med din försäkringsagent för att diskutera om du behöver lägga till täckning eller öka dina gränser för allmänt ansvar, egendom, yrkesansvar, arbetstagarnas ersättning eller paraplytäckning. Medan du är på det kan du få konkurrenskraftiga offert från andra företag. Att shoppa runt kan ge dig en bättre ränta för samma täckning.

Steg 15: Testa din online-säkerhet

Att hålla din information och dina kunders information, säker och privat är viktig. Följ dessa steg från National Cyber Security Alliance för att se till att dina data är skyddade:

Se till att säkerhetsprogramvaran på alla dina enheter är aktuell för att skydda mot virus, skadlig programvara och andra onlinehot.
Slå på automatiska programuppdateringar om det är ett alternativ.
Använd alltid starka lösenord och tvåfaktorautentisering när det är möjligt.
Säkerhetskopiera data i molnet eller på en separat hårddisk regelbundet.
Se till att åtkomst till data eller kritiska system är begränsat till anställda som behöver det för att utföra sina jobb.
Ha en tydlig policy för vad de anställda kan behålla och installera på sina arbetsdatorer och enheter.
Träna anställda att aldrig öppna misstänkta länkar i e-post eller besöka okända webbplatser.

Slutord

Ett friskt företag handlar inte bara om vinster. Det handlar också om att läsa mellan raderna och ställa rätt frågor för att se hur du kan förbättra ditt företag. Stegen ovan tar tid, så om du inte kan se ut att avsätta några dagar för att ta itu med allt en gång om året ska du avsätta några timmar varje månad eller kvartal och dela upp listan i hanterbara bitar.

Oavsett metod du väljer kan du genomföra en företagskontroll ge dig en god känsla av vad som händer med ditt företag och hjälpa dig att undvika ekonomiska hicka senare.

Kontrollerar du regelbundet ditt företags ekonomiska hälsa? Vilka steg skulle du lägga till i listan?