5 Problemlösningssteg - Process & strategier för framgång

Naturligtvis varierar problemlösningsförmågor avsevärt från en individ till en annan - en del av oss utmärker sig i att lösa övergripande dilemma, medan andra är mer skickliga på att fatta grundläggande dagliga beslut. Forskare vid Center for Research on Learning and Teaching vid University of Michigan tror att problem med att lösa problem tenderar att härställa från följande två frågor:

Felaktighet vid läsning. Felaktig tolkning av ett problem kan härröra från att uppfatta det utan att koncentrera sig på dess betydelse. Det kan också vara resultatet av att du läser okända ord, förbiser viktiga fakta och börjar ta itu med det för tidigt. Enkelt sagt har många människor svårt att inrama ett problem korrekt i början och utvecklar följaktligen otillräckliga eller felaktiga lösningar.
Felaktighet i tänkande. Forntida greker kallade förmågan att korrekt resonera "logik." Idag hänvisar vi ibland till denna förmåga som ”pragmatism” - ett tankesystem för att bestämma mening, sanning eller värde. Dåliga beslut är resultatet av brist på tydlighet så att irrelevant information beaktas i problemlösningsprocessen. Ibland strävar vi efter lösningar som inte uppfyller våra avsedda mål, eller vi misslyckas med att dela upp komplexa problem i förståelige delar när tidsbegränsningar tvingar oss till för tidiga beslut.

Var och en av oss fattar beslut varje dag som påverkar vår lycka, vår karriär och tillfredsställelse med livet. Genom att lära dig och öva färdigheterna hos beprövade problemlösare - och följa de nödvändiga stegen - kan du öka din självkänsla, minska interpersonella konflikter och minska den totala stressen.

1. Definiera ett problem

Att förstå ett problem innan man utvecklar möjliga lösningar är mycket viktigt. Vissa problem verkar enkla - att bestämma vad man ska äta till frukost, vad man ska bära för att arbeta, om man ska ta masstransport eller köra - och deras lösningar har sällan någon verklig inverkan på våra liv. Andra problem är oerhört komplexa och har långsiktiga konsekvenser: karriärval, vem vi väljer att gifta oss med eller om vi ska bedriva en avancerad utbildning.

Problem är ytterligare komplicerade på grund av känslor, och om vi upplever att implementeringen av en lösning är smärtsam eller behaglig. Det faktum att många av våra beslut får konsekvenser långt in i framtiden leder till förhalning och ytterligare komplexitet.

Det sätt vi tänker på eller definierar ett problem kan resultera i missade möjligheter, otillräckliga eller obekväma lösningar, onödiga kostnader, slösad tid och fortsatt frustration och stress. Ett exempel på detta är när vi förenklar problem genom att söka enskilda, antingen eller kortvariga lösningar, samtidigt som vi försummar långsiktiga konsekvenser.

Till exempel kan en rusad förälder som behöver servera middag köra till butiken för den kvällens måltid och kanske upprepa detta beteende flera gånger per vecka. När han söker den kortvariga lösningen (köpa kvällens middag) och försummar den långsiktiga lösningen (gör en stor, välplanerad livsmedelsresa i förväg), slösar han eller hon tid, bensin och ansträngning och hanterar upprepad frustration.

Det finns vanligtvis en rad beslut och åtgärder vi kan vidta för att lösa ett problem, som var och en har olika kort- och långsiktiga effekter som måste beaktas. Att utöka definitionen av ett problem genom att tillhandahålla mer information kan stimulera kritiskt tänkande och resultera i flera, ofta innovativa lösningar. De bättre problemlösarna vet att ställa fler frågor innan du försöker hitta en lösning generellt ger bättre resultat.

Betydelsen av en noggrann beskrivning

Charles Kettering, chef för General Motors forskningsavdelning från 1920 till 1947, hävdade: "Ett väl uttalat problem är ett halvt löst problem." En artikel i Harvard Business Review från 2012 gick med på att säga: "Väl definierade problem leder till genombrottslösningar." Författarna trodde att majoriteten av företagen och individerna inte är tillräckligt stränga för att definiera de problem de försöker lösa och formulera varför lösningen är viktig.

Exempelvis kostade saneringen av Alaskan-kusten efter Exxon Valdez oljeutsläpp 1989 enormt mer än väntat och tog mer än 20 år att slutföra, främst på grund av att man inte anser att olja i subarktiska vatten blir sirapig. Vätskans låga viskositet gjorde det mycket svårt att pumpa den till insamlingsstationer på land.

När problemet utvidgades från "oljeavrensning" till att omfatta "materialviskositet" föreslog en kemist i cementindustrin en lösning som skulle vibrera den frysta oljan i pråmarna när den pumpades och hålla den flytande. Som en konsekvens späddes upp saneringen med en potentiell besparing på miljoner dollar.

Använda Kipling-metoden för att definiera problem

Det första steget i att lösa alla problem är ett tydligt, kortfattat uttalande - vad förespråkare kallar ett "problemuttalande." Kipling-metoden, uppkallad efter Rudyard Kiplings dikt från 1902 i sin bok "Just So Stories", är ett av de mer populära systemen för att definiera ett problem. Ibland kallas ”Five Ws and One H” -systemet, journalister använder det ofta för att kommunicera fakta om en situation.

Diktet belyser de sex komponenterna som krävs för att korrekt rama in ett problem:

Vad är problemet?
Varför löser problemet viktigt?
När uppstod problemet? När behöver det lösas?
Hur hände problemet?
Var är problemet uppstår?
Vem påverkar problemet?

Ett problem ska vara så tydligt och fullständigt som möjligt. Till exempel kan en fattig student som funderar på att gå på college dra slutsatsen att "jag kan inte gå på college den kommande termin." Detta beslut återspeglar ett felaktigt uttalande om bristen på medel snarare än en ram för att utveckla lösningar som kan möjliggöra deltagande.

Ett bättre problemmeddelande kan vara: ”Jag (som) saknar medel för att betala kommande semesters undervisning och avgifter (vad) på UCLA (var) senast den 1 september (när). Jag var avskedad från mitt sommarjobb och kan inte spara så mycket som jag hoppats (hur). Som ett resultat kommer min examen och starten på min karriär att försenas minst sex månader (varför). ” Ett utökat problemförklaring kan leda till andra lösningar som att söka stipendier, låna pengar, gå på en annan högskola för lägre undervisning, arbeta deltid medan du går i skolan, minska andra utgifter för att spara eller en kombination av alla.

2. Utveckla alternativa lösningar

En vanlig barriär för framgångsrik problemlösning är att vi förlitar oss på tidigare erfarenheter, särskilt de som verkar likna vår nuvarande situation. Enligt psykolog G. Stanley Hall är människor till stor del vanor, och våra aktiviteter och beslut är ofta automatiska reflexer baserade på våra personliga fördomar, stereotyper och historia.

Många forskare tror att vanan är den naturliga konsekvensen av evolutionen, en avvägning mellan hjärnans enorma energibehov - hjärnan står för mindre än 2% av människans kroppsvikt, men konsumerar upp till 20% av vårt kaloriintag - och överlevnad . Att springa från skymningen av ett osynligt lejon räddade utan tvekan fler av våra förfäder än att vänta på att bekräfta dess närvaro.

Tyvärr kan denna tendens att tillämpa samma erfarenhet på alla problem leda till dåliga beslut. Som den amerikanska psykologen Abraham Maslow sa: "Om du bara har en hammare ser du alla problem som en spik."

Förutom matematiska eller faktabaserade frågor har få problem en enda lösning. De bättre problemlösarna använder olika strategier för att utveckla flera lösningar innan de fattar ett beslut. Eftersom den optimala lösningen vanligtvis upptäcks genom att jämföra alternativa resultat är teoretisering av flera val och deras resultat fördelaktigt.

Tekniker för att utveckla flera lösningar på ett enda problem

Under detta skede är målet att generera så många möjliga lösningar som möjligt utan att ta hänsyn till om de är realistiska, praktiska eller effektiva. Användbara tekniker för att bryta gamla tankesvanor inkluderar följande:

analogier. Tänk på liknande problem från ditt förflutna och anpassa deras lösningar till den nuvarande situationen. Till exempel kan ett företag som försöker marknadsföra en ny mjukvaruprodukt överväga vanliga branschmarknadsföringsmetoder - kändisuppsatser, låga introduktionspriser eller nationell reklam - för att lansera produkten.
brainstorming. Denna teknik kräver att du stänger av din interna censur och producerar så många lösningar på ett problem som möjligt, oavsett hur långsiktig. Ofta kallade "kreativt tänkande" eller "tänka ur lådan", exceptionella lösningar kan vara resultatet av att kombinera, utvidga och förbättra ursprungliga tankar. IDEO, ett prisbelönt design- och utvecklingsföretag i Silicon Valley, krediteras med produkter som den ursprungliga Apple-musen, Tempur-Pedic-madrassen och det revolutionerande PillPack, förlitar sig starkt på brainstorming för nya idéer..
Söndra och erövra. Dela upp ett stort, komplext problem i mindre lösbara problem. Till exempel uppnåddes NASAs mål att sätta en man på månen på 1960-talet genom att samtidigt lösa enklare tekniska problem, allt från hur man staplar två eller flera raketer ovanpå varandra (multistation), till att välja och utbilda astronauter.
Means-Ends-analys. Börja med önskat resultat och arbeta bakåt genom de kritiska stegen som krävs för att nå ditt mål. Till exempel kräver en kampanj vanligtvis en positiv rekommendation från en överordnad. Emellertid utvärderar överordnade vanligtvis kandidaterna med hjälp av sina tidigare framgångsrika uppdrag. Att ha möjlighet att arbeta på ett uppdrag beror på anställdas konsekventa närvaro och arbetsvanor, och så vidare, så vidare tills du kommer till startpunkten för din analys.
Grundorsaksanalys. Istället för att fokusera på problemet, fokusera på orsaken till problemet. I det tidigare exemplet med oljeutsläpp ansågs ursprungligen problemet vara den förlängda tiden och kostnaden för saneringsinsatsen. Men orsaken var svårigheten att snabbt pumpa tjock olja till lagringsanläggningarna.
Trial-and-error. Om tiden inte är en övervägande och förändring är relativt enkel att genomföra, överväg att prova allt tills du når den optimala strategin. Lärdomarna från våra misstag är ofta mer värdefulla än de som lärs av våra framgångar. Som Thomas Edison sa när han talade om sin uppfinning av den elektriska glödlampan, ”Jag har inte misslyckats. Jag har just hittat 10 000 sätt som inte fungerade. ”

Den tid det tar att utveckla flera lösningar bör vara proportionell mot storleken på problemet och dess inverkan. Samtidigt är det sällan värt att försöka utveckla lösningar för fler val, särskilt efter en längre ansträngningstid. När du är bekväm att du har uttömt möjligheterna är det dags att utvärdera möjliga lösningar.

3. Välj en optimal lösning

Kritiskt tänkande är processen för att konceptualisera, tillämpa, analysera, syntetisera och utvärdera information för att vägleda tro och handling, enligt Foundation for Critical Thinking. Det är en lärd process som är avsedd att undvika förspänning, snedvridning, fördomar och inkonsekvens, och är avgörande för effektiv problemlösning. Kritiskt tänkande krävs för att utvärdera potentiella lösningar på ett problem och bestämma vilka som mest troligt kommer att ge det bästa totala resultatet.

Eliminera uppenbara ineffektiva lösningar tidigt

En del, om inte många, av de tidigare utvecklade alternativa lösningarna är opraktiska eller kan inte implementeras eftersom de är för dyra, tar för mycket tid, kräver otillgängliga resurser eller ger osäkra resultat. Att utvärdera sådana uppenbarligen olämpliga val är slöseri med tid och energi och bör undvikas om möjligt.

Omvänt kan din preliminära genomsökning av möjliga lösningar ge ytterligare insikt och leda till ett obestridligt bästa val, vilket eliminerar behovet av ytterligare analys. Jeff Bezos, grundaren av Amazon.com, hävdar att det alltid finns ett element av serendipity - lycka eller tur - i betydande upptäckter eller språng utöver konventionellt tänkande.

Utveckla en beslutsmatris för utvärdering

När man löser de flesta komplexa problem finns det sällan en enda lösning som uppfyller alla kriterier - de bästa uppfyller de viktigaste kriterierna med minimal negativ konsekvens eller påverkan på andra faktorer. Enligt Mind Tools är en beslutsmatris ett utmärkt verktyg för att visuellt förstå skillnaderna mellan alternativa lösningar när det inte finns ett klart eller enkelt val. Potentiella val kan rangordnas efter den grad de uppfyller kriterierna för det bästa valet.

Här är några faktorer som kan beaktas i din analys av möjliga lösningar:

Effektivitet. I vilken grad löser lösningen problemet?
Praktiskhet. Är lösningen realistisk när det gäller tillgängliga resurser och kapacitet?
aktualitet. Kommer lösningen att uppfylla kritiska tidsfrister eller tidsramar?
Bekostnad. Vad kostar lösningen i resurser och ansträngning?
Risk. Vilka är konsekvenserna - bra och dåligt?
hanterbarhet. Kan resultaten mätas?

Varje faktor bör viktas på en skala från 0 till 10 för vikt i den slutliga lösningen, där 10 är den bästa rankningen och 0 den sämsta rankningen. Till exempel kan en lösning helt lösa problemet (en "10" om effektivitet) medan en annan löser det mesta av problemet (en "7"). På samma sätt kan en lösning innebära liten eller ingen kostnad ("10") eller kräva höga kostnader (en "0").

Det sista steget i att skapa matrisen är att fastställa den relativa vikten av varje faktor i den slutliga lösningen med hjälp av procenttal så att de totala vikterna är lika med 100%. Exempelvis kan effektiviteten ha ett betyg på 50% medan aktualiteten är 10%. I sådana fall kan den slutförda beslutsmatrisen se ut som följande illustration:

Välj den bästa lösningen med hjälp av tillgänglig information

Om den högst rankade lösningen intuitivt inte verkar vara den bästa, överväg din inledande viktning och rangordning. Det obehag du känner kan vara en indikation på att vissa faktorer är viktigare för dig än du ursprungligen trodde. I så fall ska du rangordna dem och återväga dem. Var medveten om att en låg poäng i en faktor kan vara tillräckligt för att kasta den som en lösning. Till exempel kan höga kostnader räcka för att göra en lösning oacceptabel.

4. Implementera den optimala lösningen

När du har fattat beslutet om den bästa lösningen på ditt problem är det dags att vidta åtgärder. Erkänn att implementeringen kanske inte går smidigt, särskilt om lösningen beror på samverkan från andra människor. Praktiskt taget varje beslut kräver en förändring av status quo, och, som Niccolo Machiavelli skrev 1532, finns det "inget svårare att ta hand, mer farlig att bedriva eller mer osäker i sin framgång än att ta ledningen i introduktionen av en ny ordningsföljd. ” Tendensen hos människor att motstå förändring är så utbredd att konsulter för förändringshantering regelbundet tjänar sex- och sju-siffriga årliga inkomster.

Även om det är viktigt att implementera en lösning på kritiska problem så snabbt som möjligt, är det också klokt att erkänna de hinder som troligen kommer att dyka upp och utveckla en motsvarande strategi för att övervinna motstånd. Här är några vanliga hinder för förändringar i en affärsmiljö:

Flytta för snabbt. I stället för att motstå direkt är det mer benägna att människor söker försening genom att be om mer information, överväga andra alternativ eller be om en brist på resurser.
Implementeringen tar för lång tid. Lösningen är för lite, för sent.
dyr. Kostnaderna är för höga eller kommer att minska andra viktiga investeringar.
Understaffed. Dina människor är för upptagna eller saknar utbildning för att implementera lösningen.
Kunder kommer inte att gilla det. Du kommer att förlora marknadsandelar till konkurrenterna, klagomål kommer att stiga eller kundservice kommer att drabbas.
Negativa konsekvenser är okända. Vad händer om lösningen inte fungerar eller får oss att förlora affärer?
Lösningen fungerar inte. Analysen av problemet är felaktig, var för hastigt eller kunde inte överväga nödvändiga element.

Var inte rädd för att konfrontera invändningar från andra eller dig själv. Med andra, svara på frågor faktiskt, artigt och med så mycket information som möjligt. Håll fokus på att lösa problemet, inte personligheterna hos de inblandade.

Om en legitim invändning eller lösning tas upp som inte har beaktats tidigare, var beredd att skjuta upp implementeringen tills den kan undersökas. Om du överväger ditt beslut på nytt baserat på mottagna invändningar, undersök snabbt och rapportera dina resultat tillbaka till alla inblandade. Har inte stolthet över författarskapet till en lösning, utan i processen för att bestämma den bästa lösningen.

5. Lita på din analys

Om du noggrant har följt stegen för att bättre lösa problem till denna punkt, har du förtroende för att ditt arbete är slutfört och du har kommit till den bästa lösningen. Mycket av motståndet du möter beror sannolikt på rädsla och brist på information snarare än en verklig invändning mot den föreslagna lösningen.

Genom att kommunicera din process kan du konvertera naysayers och staket-sitters till ditt sätt att tänka. Var transparent och icke-defensiv och erkänn att deras rädsla och invändningar är naturliga och troligen kommer att uppstå i de flesta situationer med förändring.

Om en grupp har varit involverad i processen för att komma fram till den optimala lösningen, identifiera viktiga allierade som kan hjälpa övertyga andra om att lösningen är sund, baserat på all tillgänglig information. Att ha sponsorer eller ”mästare” för att hjälpa till att övertyga andra är alltid en bra strategi när man genomför en svår eller kontroversiell förändring.

Övervaka resultat - återkopplingsslingan

Trots din bästa ansträngning fungerar vissa lösningar inte som planerat. Det finns många orsaker till detta: att man inte tar hänsyn till alla faktorer, brist på tillgänglig information, oavsiktliga fördomar eller missuppfattningar eller en förändring av de underliggande förhållandena som påverkar problemet eller lösningen. Vi lever i en osäker värld, så det finns sällan ett svar som garanteras vara sant eller effektivt hela tiden.

Stora produkter och företag växer genom processen för integration och ständig innovation. Genom att kontinuerligt övervaka resultat, jämföra dem med förväntningarna och sedan anpassa sina åtgärder för att bättre uppnå det avsedda resultatet - annars känd som en "feedback loop" - kan vi vara säkra på att lösningarna kommer att förbli giltiga och ge önskade resultat.

Enligt Wired är feedback-slingor hur vi lär oss, oavsett om vi kallar dem test-och-fel eller korrigering av kurser. De har grundligt undersökts och validerats inom psykologi, epidemiologi, militärstrategi, miljöstudier och ekonomi, och är ett vanligt verktyg i idrottsutbildningsplaner, utbildningsstrategier och en mängd självförbättringsprogram. Elon Musk, uppfinnare, entreprenör och VD för Tesla Motors, hävdar att det är viktigt att ha en feedback-loop där du hela tiden funderar på vad du har gjort och hur du kan göra det bättre.

Eftersom resultaten framgår av den implementerade lösningen är det viktigt att samla in data och bestämma om konsekvenserna är som ursprungligen avsett. När det finns ett oväntat negativt resultat eller ett resultat som inte uppfyller de förväntade parametrarna, upprepar de bättre problemlösarna problemlösningsstegen och gör justeringar efter behov.

I många fall är justeringarna mindre och kan snabbt implementeras. I vissa fall är emellertid en ny strategi eller lösning nödvändig, och det innebär att problemet återställs med informationen från implementeringen.

Slutord

Problemlösning är inte en medfödd förmåga, utan en förvärvad färdighet. Ken Watanbe, före detta McKinsey-konsult och författare till “Problem Solving 101”, lär ut att att öva på goda problemlösningsförmågor utvecklar ett tankesätt som får människor att ta fram det bästa i sig själva och att forma världen på ett positivt sätt. Att lära sig och använda rätt färdigheter kan bli en vana, göra problemlösning lätt och ge oss alla möjlighet att göra våra liv och världar bättre.

Kom ihåg att alla möter problem, stora och små, varje dag som behöver lösas. Att följa dessa steg kan leda till bättre beslut och ett lyckligare liv. I många fall är det inte problemet som skapar mest stress utan konsekvenserna av en dålig lösning.