Hur länge du ska behålla viktiga dokument (och vad du kan strimla)

En dag kan det hända. Men idag är inte den dagen.

De flesta av oss ser fortfarande pappersdokument in i våra hem med några få dagar, om inte varje dag: lagra kvitton, skräppost, räkningar, kontoutdrag, skattedokument, betalstubbar. Det är frestande att bara svepa det hela i papperskorgen, men vi undrar: Kommer vi att behöva dessa dokument igen? Om så är fallet, hur länge ska vi behålla dem, och hur ska vi lagra dem så att vi lätt kan hitta dem när vi behöver dem?

Svaret på dessa frågor beror på den specifika typen av dokument. Här är nedgången på vilka av de irriterande artiklar du behöver förvara, hur länge du behöver förvara dem och det bästa sättet att hålla dem säkra och organiserade.

Hur lång tid att hålla viktiga poster

Om du var tvungen att hålla varje papper som kommer i din besittning för alltid, från en livsmedelskvitto till en parkeringsbiljett, skulle det snart ta så mycket utrymme i ditt hus att du och alla dina tillhörigheter skulle pressas ut på gatan. Lyckligtvis är det inte nödvändigt. Det finns några dokument som du bör hålla fast på på obestämd tid, men det finns andra som du säkert kan kassera på så lite som en månad. Här är en guide till lagringstider för olika typer av dokument.

Skattedokument

När du är klar med att lämna in din självdeklaration kan du inte bara dumpa alla dokument du använde för att fylla i den. Internrevisionstjänsten (IRS) kan granska din skattedeklaration i upp till tre år efter att du har arkiverat den - eller upp till sex år om den misstänker ett betydande fel - och om det gör det behöver du dessa dokument. IRS rekommenderar att du behåller både din skattedeklaration och allt material som är relaterat till det "tills perioden för begränsningar för den skattemyndigheten löper ut", och den ger en detaljerad lista över situationer där den perioden kan vara någonstans från tre år till evigt.

Enligt Greg McBride, ekonomichef på Bankrate, finns det dock inget behov av att bry sig med alla dessa detaljer. Istället berättar McBride Consumer Reports att du bara bör hålla alla skatterelaterade poster i minst sju år. Det inkluderar din självdeklaration, stödformer som din W-2 och 1099 och alla dokument som är relaterade till artiklar som du hävdade som avdrag, till exempel:

Bidrag till välgörenhetsorganisationer
Universitetsstudier och avgifter
Kostnader för hälsovård
Inteckningsränta
Pensionsplanens bidrag
Underhållsbidrag

Håll i alla bankregister, kvitton och avbrutna checkar som visar att du hade dessa utgifter så att du kan bevisa det vid en revision.

Vissa experter hävdar att det är värt att hålla fast vid dina skattedeklarationer för alltid. Skatteprofessionell Michael Tonkovic, som talar med CreditCards.com, påpekar att skattemyndigheten kan granska en arbetsgivare eller en revisor misstänkt för bedrägeri även efter att sjuårsfönstret har stängts, och det kan begära att du återlämnas som en del av undersökningen. Du kan också använda dina gamla avkastning och W-2-formulär för att bevisa din inkomst under ett visst år om det finns ett fel i ditt sociala intäktsredovisning.

Kreditkortsposter

När du gör köp med ditt kreditkort, släng inte bara kvittonna i papperskorgen när du kommer hem. Behåll dem tills du får den månadens kreditkortsräkning och kontrollera dem sedan mot uttalandet för att se till att det innehåller allt du köpte - och ingenting du inte gjorde. På så sätt kan du bestrida eventuella avgifter som inte är legitima eller begära ett återkrav för artiklar du beställt som du aldrig fått.

När du har kontrollerat ditt månatliga uttalande kan du avyttra kvittona i de flesta fall. Men om de är föremål som du planerar att kräva på dina skatter, bör du arkivera dem i din skatteinformationmapp istället.

Det är också värt att hålla fast vid kvitton för stora inköp, till exempel möbler, apparater, elektronik eller hemförbättringar. Du kan använda dem som bevis på köp om du behöver lämna in en garantikrav eller för att bevisa kostnaden för en artikel om du behöver lämna in en ansökan om förlust eller skada på din hemförsäkring. Om du planerar att behålla ett kvitto av något av dessa skäl, gör du en kopia av det på vanligt papper och arkiverar det eftersom termopapperskvitton tenderar att blekna med tiden.

När det gäller kreditkortsuttalandet kan du förmodligen kasta det efter att du har betalat det. Om du behöver en kopia av det senare - till exempel för att verifiera ett köp - kan du få en från kreditkortsföretaget. Men om uttalandet inkluderar köp drar du av dina skatter, förvara den i arkiv med dina skattedokument.

Andra räkningar

När du har betalat dina verktygs-, kabel- och mobiltelefonräkningar för månaden håller du på dem tills du kan kontrollera att betalningen har gått igenom. Det kan betyda att du väntar tills du får nästa månads uttalande eller bara kontrollerar ditt konto online efter ett par dagar.

När din betalning har verifierats kan du avyttra räkningarna i de flesta fall. Men om du är egenföretagare, hålla fast vid dessa räkningar tills du lämnar in nästa års skatter. Det finns en chans att du kan dra av hela eller delar av kostnaden som företagskostnad.

Lönestubbar

Om din arbetsplats inte sätter in din lönecheck direkt på ditt bankkonto kommer varje check med en lönecheck som innehåller information som din bruttolön, skatter och andra avdrag före skatt. Experter säger att du bör behålla dessa blanketter tills det är dags att lämna in nästa års skatter så att du kan kontrollera dem mot det årliga W-2-formuläret du får från din arbetsgivare. Om beloppen på W-2 och dina lönestubbar inte lägger till, kan du begära ett ändrat skatteformulär med hjälp av stubbarna som bevis.

Du kan också använda dina lönestubbar för att se till att de inkomster som anges i din socialförsäkringsresultat för året är korrekta. Socialförvaltningen (SSA) skickar inte längre ut dessa uttalanden per post, så du måste registrera dig för ett konto hos dem för att se ditt uttalande.

Det är bra att kontrollera ditt uttalande varje år för fel. Om SSA underskattar din inkomst under ett eller flera år påverkar det antalet förmåner du har rätt till när du går i pension. Om du hittar ett misstag, kontakta SSA för att korrigera det så snart som möjligt.

Försäkringsregister

Om du är som de flesta amerikaner har du åtminstone ett par olika försäkringar. Till exempel kan du ha hälso-, bil-, livs- och husägare eller hyresförsäkring. Var och en av dessa olika försäkringar kommer med pappersarbete från försäkringsgivaren som visar vad din försäkring täcker och vad dina avdragsgilla är.

Så länge du har policyn bör du hålla fast vid det aktuella pappersarbetet för det. Det gör att du kan kontrollera din täckning innan du ansöker eller bevisar att du har täckning i händelse av tvist med försäkringsbolaget. När du förnyar eller ändrar din policy får du en ny uppsättning papper för den, vid vilken tidpunkt du kan ta bort de tidigare.

Bankregister

Varje gång du använder en bankomat eller gör en insättning eller uttag i ett fönster med bankteller får du ett kvitto. Förvara dessa tills du får ditt månatliga uttalande från banken så att du kan se till att alla dina transaktioner har registrerats korrekt. Efter det kan du kasta dem.

Om du bankar online, behöver du inte hålla fast vid dina månatliga kontoutdrag efter att ha kontrollerat dem. Du kan alltid gå till bankens webbplats eller app för att få tillgång till en kopia av ditt uttalande för en viss månad. Om du inte bankar online, är det en bra idé att hålla dina månatliga konton för ett år - eller upp till sju år om du behöver dem för skatteändamål. Om du får ett årligt uttalande som innehåller skatteinformation kan du behålla det istället och kassera månadsrapporterna.

Om du fortfarande använder papperskontroller ska du hålla fast vid de avbrutna kontrollerna - eller reproduktionerna av dem som medföljer ditt uttalande - i ett år. På så sätt kan du göra en check när du behöver den som bevis på betalning. Gå varje månad igenom alla dina kontroller som har gått ett års gräns och arkivera de som är relaterade till dina skatter, företagskostnader, bostadsförbättringar eller hypoteksbetalningar. Alla andra kan strimlas.

Investment Records

Om du investerar i aktier, obligationer eller fonder genom ett mäklarföretag, kommer det att skicka ett kvartalsvis uttalande var tredje månad för att visa hur dina investeringar går. Förvara dessa uttalanden till slutet av året då företaget skickar ut sitt årsredovisning. Kontrollera kvartalsrapporterna för att se till att de matchar den årliga sammanfattningen och kassera dem sedan. Håll fast vid de årliga sammanfattningarna så länge du äger värdepapperen, plus ytterligare sju år, om du behöver dem för skatteändamål.

Om du köper och säljer enskilda aktier, obligationer eller fonder online får du en köpbekräftelse. Behåll den bekräftelsen tills du säljer säkerheten så att du kan hänvisa till den när du rapporterar realisationsvinsterna från försäljningen på dina skatter. Efter det bör du förmodligen förvara den med dina andra skattedokument om du behöver det för en granskning.

Pensionsdokument

Pensioneringsplaner, såsom 401 (k) och 403 (b) planer, skickar också ut kvartalsvisa uttalanden. Experter säger att du bör behandla dessa på samma sätt som kvartalsvisa uttalanden för andra investeringar: Håll dem för att kontrollera mot din årsredovisning och sedan kassera dem.

Experter är överens om att du bör hålla årsredovisningarna åtminstone tills du går i pension, och vissa rekommenderar att du håller dem så länge du fortsätter att dra pengar från planen. Det är särskilt viktigt för Roth IRA och Roth 401 (k) planer så att du kan bevisa att du redan har betalat skatter på dina bidrag. Om din arbetsplats är en av de få som fortfarande erbjuder en förmånsbestämd pensionsplan, rekommenderar experter att behålla alla dokument relaterade till den planen permanent, även efter att du har gått i pension.

Lånedokument

Om du har skulder som en inteckning, billån eller studielån, håll fast vid alla pappersarbete som rör dessa lån tills de har betalats. Det inkluderar låneavtalet och register över alla dina betalningar. Genom att hålla dessa register kan du bevisa exakt vad du är skyldig och hur mycket du redan har betalat.

När ett lån har betalats, bör du få ett annat dokument som visar att lånet har betalats i sin helhet. Du bör förvara detta dokument i minst sju år för dina skatteregister. Men om du har utrymme är det en bra idé att hålla fast vid det för alltid så att du kan bevisa att lånet är betalt. För hypotekslån bör du definitivt hålla denna post för alltid.

fastighets~~POS=TRUNC Records

Om du är en husägare, måste du föra alla poster relaterade till köpet av ditt hem och alla större hemförbättringar du har gjort. Det inkluderar register över eventuella utgifter relaterade till husköpet, till exempel juridiska avgifter och fastighetsprovisioner. Du behöver dessa dokument för att fastställa din kostnadsbas - det vill säga den totala summa pengar du har lagt in i hemmet - när du säljer den. Denna information kommer att påverka det belopp du betalar i kapitalvinstskatt vid försäljningen.

På samma sätt, om du äger ett fritidshus eller investerar i fastighetsuthyrningsfastigheter, bör du hålla samma dokument för alla fastigheter du äger utöver ditt huvudhem. Håll fast i dessa dokument för skatteändamål tills sju år efter att du har sålt fastigheten.

Ett annat användbart dokument att hålla er din kvartalsvisa fastighetsskatträkning. Behåll räkningarna, såväl som kvitton eller avbokade kontroller för att bevisa att du har betalat, tills du lämnar in nästa års skatter. Om du är involverad i någon tvist om din fastighetsskattbetalning ska du hålla räkningen tills tvisten är avgjort.

Ett annat dokument som du behöver förvara - och se till att förvara på ett säkert ställe - är titeln på ditt hem. Detta dokument är ditt juridiska bevis på att du äger fastigheten. Förvara titeln till ditt hem tills du säljer den. Gör samma sak för titeln på din bil om du har en.

Om du är hyresgäst har du inga köpposter att oroa dig för, men du har troligen ett hyresavtal som du tecknade när du flyttar in. Förvara detta dokument så länge du bor i hemmet så att du kan hänvisa till det om du har några tvister med din hyresvärd. När du har flyttat ut ska du hålla fast i hyresavtalet tills hyresvärden returnerar din deposition. Efter det kan du strimla det.

Personliga register

Några av de viktigaste artiklarna du äger är de som dokumenterar de viktiga händelserna i ditt liv. Beroende på hur din livshistoria har gått, kan dessa inkludera något av följande:

Födelsebevis (dina egna och dina barns)
Adoptionshandlingar
Socialförsäkringskort
Äktenskapslicens
Skilsmässedekret
Naturaliseringsintyg
Militära ansvarsbevis
Testamente, förtroende, fullmakt och andra dokument för fastighetsplanering
Dödsattest (för en make och andra nära släktingar)

Du måste använda dessa dokument vid olika tidpunkter under hela ditt liv. Du kan till exempel använda ett födelsecertifikat eller ett socialt kort som ID när du ansöker om körkort eller pass; måste du ta fram din skilsmässedekret om du vill gifta dig igen, och dina arvingar kommer att behöva tillgång till din vilja efter din död. Förvara dessa dokument för alltid och förvara dem på ett säkert ställe, till exempel ett värdeskåp.

Med tanke på kassaskåp säger Consumer Reports att om du har en så är det en bra idé att hålla en lista över innehållet. Du kan hänvisa till det om du misstänker att något saknas. Behåll denna lista så länge du har rutan.

Hur du lagrar dina poster

När du har sorterat igenom alla dina poster och kommit fram till vad du ska hålla måste du bestämma var du ska behålla dem. Det finns två huvudsakliga sätt att lagra dina dokument: på papper eller i digital form. Oavsett vilket sätt du väljer behöver du ett system för att hålla dina poster organiserade så att du enkelt kan hitta dem när du behöver. Och medan du arbetar med att ordna dina filer kan du vidta några försiktighetsåtgärder för att skydda dina känsliga dokument från skador och stöld.

Lagring av pappersdokument

Pappersdokument ingår i flera olika kategorier. Kreditkortskvitton, ATM-kvitton och bankinsättningsslips måste alla lagras i mindre än en månad. Du kan lägga dem i ett kuvert eller fästa dem på en kvittonställning. I slutet av månaden kan du kontrollera dem alla mot ditt kreditkort eller kontoutdrag och sedan avyttra dem.

Därefter måste vissa dokument - som kvartalsvisa investeringsrapporter och försäkringsblanketter - förvaras under ett år eller mindre. Ett praktiskt sätt att lagra dessa är i ett arkivskåp eller hängande arkivlåda med en separat mapp för varje kategori: hem, bil, ekonomi och så vidare. Om du har lite utrymme och bara har några få dokument att lagra, erbjuder en dragspelfil-arrangör med flera inbyggda fickor ett kompakt alternativ.

Slutligen finns det dokument som du behöver lagra på lång sikt, såsom skatteredovisning och fastighetsregister. Med dessa måste du bestämma vad som är viktigare för dig: skydda dina filer eller hålla dem tillgängliga.

Om du lagrar dina långsiktiga dokument i ett skåp, tillsammans med dina kortvariga dokument, gör det enkelt att hitta dem när du behöver dem. Och om du väljer ett filskåp med lås kommer det att hålla din känsliga personliga information borta från nyfikna ögon. Men det kommer inte att skydda dessa dokument från att skadas i händelse av brand eller översvämning. Däremot skyddar du dina dokument i ett brandskyddsskåp som skyddar dem från skador och stöld, men det kommer att göra dem svårare att komma åt.

Småföretagsexpert Barbara Weltman, som talar med Consumer Reports, rekommenderar att du väljer ett brandsäker kassaskåp för dokument som är särskilt känsliga: bank- och investeringsutlåtanden, skattedokument, fastighetsplaneringsdokument och pensionsinformation. Eftersom dessa dokument innehåller personlig information, till exempel ditt personnummer, om du lämnar dem där andra kan hitta dem riskerar du identitetsstöld.

Det är också en bra idé att förvara försäkringsdokument i kassaskåpet så att du kan återhämta dem efter en brand, översvämning eller inbrott. Det inkluderar dina försäkringar och en kopia av ditt heminventar, som du måste göra anspråk på. Experter föreslår också att du gör en lista över alla dina viktigaste konton och stash dem i din säkerhetsskåp för referens.

Lagring av elektroniska dokument

Att hålla dina finansiella dokument i digital form kan vara lättare än att lagra fysiska dokument. Elektroniska filer tar mindre plats i ditt hus än arkiveringsskåp fulla av papper, och de kan inte förstöras av bränder eller översvämningar. Om du redan får de flesta av dina räkningar och uttalanden i digital form är det enkelt att arkivera dem på din hårddisk, och om du har pappersdokument kan du konvertera dem till elektronisk form genom att skanna dem.

Elektroniska filer är emellertid sårbara för andra hot, t.ex. datavirus och hacking. Så här skyddar du dina digitala poster från dessa faror:

Använd lösenordsskydd. Först bör du se till att du använder starka lösenord för alla dina finansiella onlinekonton. Ändra dina lösenord ofta och undvik att använda samma lösenord för flera webbplatser. Om du lagrar kopior av finansiella poster på din hårddisk kan du lösenordsskydda antingen de enskilda filerna eller mapparna du har i dem. Digital Trends förklarar hur du gör detta för både Windows- och Macintosh-datorer.
Installera Antivirusprogram. Datorvirus och andra typer av skadlig programvara kan skada dina filer eller avbryta din åtkomst till dem. För att undvika dessa problem installerar du ett bra antivirusprogram på din dator och håller det uppdaterat. Se tekniska publikationer som PC Magazine och CNET för att hitta den bästa antivirusprogramvaran för Windows-maskiner och Mac-datorer.
Använd ett överspänningsskydd. Ett annat hot mot din dator är strömspikar som kan steka dess känsliga inre komponenter. Det bästa sättet att minska detta hot är att hålla din dator ansluten till ett överspänningsskydd. Strömremsor med överspänningsskydd kan skydda upp till ett dussin elektroniska enheter på en gång.
Behåll säkerhetskopior. Oavsett hur noggrant du skyddar din dator kan du inte helt eliminera risken för att den skadas eller blir stulen. Men om du behåller säkerhetskopior av dina filer i molnet, förlorar du inte åtkomsten till dem även om du tappar din dator. Se till att din molnlagringsleverantör använder krypteringsteknik så att hackare inte lätt kan komma åt dina filer. Alternativt kan du säkerhetskopiera dina filer på en extern hårddisk som är lösenordsskyddad.

Lagring av personliga poster

Experter håller inte med om var du ska hålla viktiga personliga register som födelsecertifikat, pass, testament och titlarna till ditt hem och din bil. Weltman rekommenderar att du lägger in dessa dokument i ett värdeskåp i en bank, men andra experter påpekar att det bara kommer att ge dig tillgång till dokumenten under banktimmarna. Om du dör kan din säkerhetsbox också förseglas, vilket gör det svårt för dina arvingar att hämta innehållet. Dessa experter säger att ett brandsäker kassaskåp är det bästa stället för dessa viktiga dokument.

Det kanske säkraste alternativet är att göra säkerhetskopior av dina viktigaste dokument, till exempel födelse- och äktenskapscertifikat. Det gör att du kan hålla en i ett värdeskåp och ett i ditt brandsäkra kassaskåp hemma.

Makulera gamla dokument

För att skydda dig mot identitetsstöld måste du göra mer än att lagra de dokument du lagrar på ett säkert sätt. Du måste också säkert bortskaffa de du kastar ut. Om du bara kastar dokument med känslig personlig information i papperskorgen eller papperskorgen, kan tjuvar fiska dem ur papperskorgen och använda dem för att hacka till dina konton.

För att undvika detta problem investerar du i en liten shredder för ditt hemmakontor. En tvärklippare är bäst eftersom den strimlar dina dokument i små bitar, snarare än långa remsor som eventuellt kan återmonteras. Det är inte nödvändigt att strimla varje papper med ditt namn på det, men experter säger att det är klokt att strimla allt som innehåller mer personlig information om dig än du kunde hitta i telefonboken.

Enligt Recycle Coach tillåter de flesta städer att kassera dina strimlade ekonomiska dokument i papperskorgen, men du måste förmodligen innehålla dem i en plastpåse, papperspåse eller kartong för att förhindra att små bitar blåser bort. Kontakta din lokala återvinningsbyrå för att ta reda på vad reglerna är. Du kan också förvandla pappersmassorna till kompost eller återanvända dem som mulch eller förpackningsmaterial.

En typ av finansiell post som du inte bör återvinna är butik och ATM-kvitton tryckta på termiskt papper. Som Recycle Coach förklarar, innehåller denna typ av papper en tunn beläggning av giftig BPA-plast, som kan förorena en hel omgång återvunnet papper. Om din stad inte har ett speciellt återvinningsprogram för kvitton, bara kasta dem i papperskorgen. Lyckligtvis har kvitton inte mycket personlig information om dem, så det finns ingen anledning att strimla dem först.

Det är också viktigt att vidta försiktighetsåtgärder när du skräpar i gamla elektroniska filer som innehåller känslig information. Om du bara flyttar dessa filer till papperskorgen - även om du tömmer papperskorgen direkt - raderas inte filen permanent. I stället, enligt Electronic Frontier Foundation (EFF), gör din dator filen osynlig och gör det utrymme som det ockuperade tillgängligt för överskrivning. Tills det händer - vilket kan vara veckor, månader eller år i framtiden - finns filen fortfarande på din disk där en skicklig hackare kan hämta den.

För att kassera dina filer på ett säkert sätt måste du instruera datorn att skriva över dem direkt efter att du har skräpat dem. EFF förklarar hur man gör detta på både Macintosh- och Windows-datorer.

Slutord

Att ställa in ett lagringssystem för alla dina finansiella dokument tar lite arbete framme, men det kan spara tid på lång sikt. När du väl vet exakt vilka dokument du behöver förvara och hur länge blir det en fråga om rutin att fästa kvitton i ett kuvert, kvartalsvisa uttalanden i en mapp och skattedeklarationer i ditt brandskyddsskåp. När du vet hur du ska hantera varje dokument omedelbart kommer du inte att ha papper som hoppas upp på varje yta i ditt hem, och du kommer inte att riskera att förlora viktiga poster eftersom de ligger begravda i en bunt någonstans.

Att hålla dina dokument organiserade har också andra förmåner. Om ditt hem är skadat i en naturkatastrof, din plånbok eller handväska blir stulen, eller IRS beslutar att granska dig, kommer du att kunna lägga händerna på alla dokument du behöver för att hantera problemet med ett ögonblick. Att organisera dina finansiella poster kan till och med hjälpa dig att förstå din ekonomiska situation så att du har en bättre känsla av vad du har och inte har råd med.

Ibland kan sortering genom dina finansiella poster till och med avslöja saknade pengar. Till exempel kanske du upptäcker en check som du aldrig satte in, en medicinsk räkning som du kan lämna in för återbetalning eller till och med ett gammalt bankkonto du glömt att du hade. Om det inte är ett bra incitament för att få ditt ekonomiska liv i ordning, vet jag inte vad det är.

Vilket system använder du för att organisera dina finansiella poster hemma?