Hur man blir notarie - Ansvar och krav

Notarius publicus, även kallad en notarius publicus, är en statlig licensierad tjänsteman som utför en mängd olika uppgifter som involverar officiella eller juridiska handlingar. Notary publics kan administrera ed, tjäna som vittnen till undertecknade dokument, ta svarta vittnesbörd (depositioner) och verifiera eller certifiera officiella handlingar eller kopior av officiella dokument.

Notarier är offentliga tjänstemän i staten och måste som sådana erkännas och licensieras av lämpligt statligt organ, vanligtvis statssekreteraren, innan de kan utföra sina uppgifter. Varje stat har specifika krav för notarius publicus, och även om dessa lagar skiljer sig mellan stater, ställer de liknande krav. Här är viktig information som du behöver veta om notarius publicus och deras ansvarsområden, krav och kostnader.

Notarius ansvar

Notary public tjänar olika roller i samband med den juridiska processen. Samtidigt som alla notarier måste vara licensierade av staten där de bor eller arbetar, är notarierna inte statstjänstemän eller statligt anställda. Istället fungerar de som offentliga anställda som tillhandahåller en rad tjänster som de har behörighet att utföra enligt statlig lagstiftning.

Notarius har samma allmänna ansvar oavsett var du befinner dig, även om statspecifika lagar beskriver de uppgifter som notarierna måste uppfylla. Din stats statssekreterare, lokala länskontor eller liknande myndighet kommer att kunna ge information om vad notarier kan och inte kan göra och i din stat.

1. Vittnen och erkännanden

Mycket av vad en notarie gör innebär att verifiera att en person som undertecknar ett juridiskt dokument är den de påstår sig vara. Denna process kallas bekräftelse eller bevittna, och det finns tre grundläggande steg för notarisering i dessa fall.

Utseende. I de flesta situationer måste den som vill underteckna ett dokument visas före notarius personligen. I vissa situationer kan emellertid undertecknaren underteckna dokumentet utanför notarius närvaro, ta dokumentet inför notarius och bekräfta eller erkänna att signaturen är deras. Huruvida en notarie måste vara fysiskt närvarande för signeringen beror på vilken typ av dokument som undertecknas. Till exempel kan statlig lagstiftning kräva att ett specifikt dokument, till exempel en utfästelse, måste undertecknas och svaras till eller bekräftas i notarius närvaro. Med andra dokument, som en sista testament och testament, kan det vara tillräckligt att bekräfta i notarius närvaro att du undertecknade dokumentet och gjorde det av din egen vilja..
Identifiering. Notarius publicus kan inte erkänna ett dokument utan att varje signatör bevisar sin identitet. Statliga lagar skiljer sig åt i vilken typ av identifieringsnotar som kan användas för att verifiera denna information, men vanliga former inkluderar körkort, statliga utfärdade ID-kort, amerikanska pass, bosatta främmande ID-kort (gröna kort) och liknande kort eller handlingar som utfärdats av en regering byrå som inkluderar undertecknarens namn, fotografi och annan identifierande information, till exempel adress. Identifieringsformer som inte utfärdas av regeringen eller som inte har ett fotografi (som kreditkort eller sociala kort) räcker vanligtvis inte.
Frivillig signatur. Efter att ha uppträtt inför notarius och bevisat sin identitet måste varje undertecknar underteckna dokumentet och bekräfta att de gör det frivilligt.

2. Verifieringar

En verifiering, ibland kallad en Jurat eller verifiering vid ed eller bekräftelse, liknar en bekräftelse. Verifieringar kräver också att du bevisar din identitet till notarius innan du undertecknar, men lägger till kravet att du undertecknar dokumentet först efter att du har avlagt en ed eller bekräftat att innehållet, framställningarna eller uttalandena du gjorde i dokumentet är sanningsenliga.

När du skriver under dokumentet ber notaren dig att räcka upp handen och svär eller bekräfta att dokumentets innehåll är sanningsenligt. Att svärna till ett dokuments sanningsenhet innebär att du lovar inför en högre makt att dina uttalanden är sanningsenliga, medan bekräftelsen innebär att du lovar sanningen i dina uttalanden utan någon hänvisning till en andlig eller religiös kraft. Undertecknarna kan välja om de vill svära eller bekräfta utifrån personliga preferenser.

3. Administrera eder och bekräftelser

Vissa situationer, som att vittna i en deposition, kräver att du avger en muntlig ed eller bekräftelse utan att underteckna något dokument i närvaro av notarius. Notarius får administrera ed och bekräftelse i dessa situationer, och processen är identisk med den som används i en verifiering, utom utan underskrift.

4. Certifiera kopior

Notarius publicus kan intyga att fotokopior av vissa dokument är riktiga och identiska kopior av originalen. Dessa certifierade kopior kan sedan användas i stället för originalet för alla nödvändiga ändamål. Om du till exempel är en permanent laglig bosatt som ansöker om ett jobb och jobbet kräver en certifierad kopia av ditt gröna kort, kan du ta ditt gröna kort inför en notarie och låta notarius göra en kopia och certifiera det.

Medan notarier kan certifiera ett brett utbud av dokumentkopior, kan offentligt inspelade dokument - till exempel företagsdokument som lagts in med en statssekreterare eller utskrifter av domstolsförfaranden - endast göras av den myndighet som innehar originalet.

Notarius tjänster, advokater och juridisk rådgivning

Det är viktigt att notera att en notarie inte är en rättslig tjänsteman, en advokat eller någon som kan ge professionell juridisk rådgivning eller vägledning. Medan licensierade advokater kan bli offentliga notarier, blir det inte rätt att ge juridisk rådgivning eller vägledning, förbereda juridiska handlingar eller företräda personer inför en domstol eller i ett rättsligt förfarande för att bli en licensierad offentlig notar. Notarius publicus kan endast tillhandahålla begränsade, specifika tjänster. Att tillhandahålla professionell juridisk rådgivning eller representation utan att vara en licensierad advokat är ett brott.

Om du till exempel vill skriva en sista testament och testament måste du ha din testament undertecknad av två kompetenta vuxna vittnen. Om du har vittnen tecken i närvaro av en notarie som verifierar deras identitet, skapar du det som kallas en självbevisande vilja. Självprövande testament är viktiga eftersom när en domstol uppmanas att avgöra om din testament uppfyller din statliga lagkrav kan domstolen acceptera de notiserade uttalandena från vittnen istället för att kräva att de vittnen ska vittna om att de såg dig göra eller underteckna dokumentet.

Men även om du har din testament undertecknad och bevittnat i närvaro av en notarie, innebär den handlingen inte nödvändigtvis att din testamente är lagligt giltig. För att anses vara giltigt måste ett testamente uppfylla specifika lagkrav, och notarisering är inte en av dem. Notarius kan inte ge dig råd om huruvida ditt dokument är en laglig sista testamente och inte heller garanterar att notariet dokumentet garanterar att en domstol accepterar det som lagligt giltigt. För att vara säker på att din vilja eller något annat dokument är lagligt räcker det inte med notarisering; måste du se till att dokumentet uppfyller alla relevanta lagkrav. För att vara säker på att dina handlingar är lagligt giltiga bör du kontakta en advokat för juridisk rådgivning.

Krav för att bli notarie

Om du vill bli notarie måste du uppfylla de specifika krav som fastställts av din stat. Dessa krav skiljer sig åt mellan stater men är generellt lika. Du kan förvänta dig att processen att bli notar ska ta minst fyra veckor, men kanske så länge som 10 eller mer.

1. Behörighet

För att vara berättigad till att bli notarius i någon stat måste du uppfylla vissa grundläggande kvalifikationer.

Ålder. Du måste vara minst 18 år.
Medborgarskap. Du måste vara amerikansk medborgare eller laglig utlänning.
Literacy. Du måste kunna läsa och skriva engelska.
Brottshistoria. I vissa stater kan du inte bli notarie om du har blivit dömd för något brott, medan du i andra inte har dömts för brott. I ännu andra stater får du inte ha dömts för något brott eller brott som innebär oärlighet, bedrägeri eller bedrägeri. Till exempel innebär brottet av förvärrat batteri avsiktligt att orsaka allvarlig kroppsskada på någon, medan brottet med att efterge sig en brottsbekämpande medvetande innebär att du avsiktligt håller dig ut till andra som polis. Att bli dömd för att efterge sig en polis (om brottet var en brott och inte en förseelse) diskvalificerar dig från att bli notarius, medan du dömts för förvärrad batteri kanske inte eftersom det inte innebär att du gör falska eller oärliga påståenden.
Voterregistrering. Vissa stater kräver att du är en registrerad väljare i det län eller stat där du vill få din notarilicens.
Residens. Vissa stater kräver att du bor i den stat där du vill bli licensierad notarius, medan vissa tillåter dig att också vara bosatt i en gränsande stat. Andra kräver bara att du arbetar i staten.
Inga tidigare återkallelser. Du kan inte vara notarie om du tidigare varit notar och fått din licens återkallad.

2. Utbildning och testning

I ett litet antal stater - Kalifornien, Colorado, Delaware, Florida, Missouri, Montana, Nevada, North Carolina, Oregon och Pennsylvania - måste du genomföra en notarieutbildning som tillhandahålls av en statlig godkänd pedagog. Utbildningskraven skiljer sig åt, men inkluderar vanligtvis tre till sex timmars klassrum eller onlineutbildning. Klassavgifter kan kosta $ 25 till $ 100 eller mer.

Ett något större antal stater - Kalifornien, Colorado, Connecticut, Hawaii, Louisiana, Maine, Montana, Nebraska, New York, North Carolina och Utah - kräver att du klarar en notary examen. Wyoming erbjuder en valfri tentamen, medan Ohio tillåter lokala domare att avgöra om en examen är nödvändig.

3. Bakgrundskontroll

Vissa stater kräver att alla notarier ska underkasta sig ett fingeravtryck och kriminell bakgrundskontroll, medan andra gör en bakgrundskontroll valfri eller inte ålägga en.

4. Ansökan & avgift

Du måste skicka in en ansökan till lämplig statlig myndighet - vanligtvis statssekreterarens kontor - för att få din notarilicens. Du kan också behöva inkludera en kopia av alla nödvändiga licensprövningsresultat, bevis på uppehållstillstånd, bevis på medborgarskap eller laglig permanent uppehållstillstånd med en ansökan om underrättelse till din ansökan. Du behöver också vanligtvis betala en ansökningsavgift, som vanligtvis ligger mellan $ 25 och $ 50. Om du arbetar för ett företag som en advokatbyrå, kan din arbetsgivare vara villig att täcka denna avgift för dig.

5. Notariuskommission

Efter att du har skickat in din ansökan får du en uppdrag från statens statssekreterares kontor eller lämpligt kontor som övervakar notarier i din stat. Denna kommission beskriver det datum då din notarilicens träder i kraft och hur länge din löptid varar och kan innehålla annan information, t.ex..

Notariuskommissioner är vanligtvis effektiva under en enda period på fyra år men kan vara så länge som 10 beroende på staten. I slutet av den perioden har du ett alternativ att förnya din provision. om du inte förnyar i tid och din provision löper ut måste du få en ny provision om du vill vara notarius.

6. Sälar och tidskrifter

Förutom din provision, behöver du en eller eventuellt två andra grundläggande leveranser för att utföra notaritjänster. Först behöver du vanligtvis en officiell tätning, en stämpel som du använder för att markera eller prägla alla papper du notariserar. Tätningar inkluderar olika uppgifter, t.ex. ditt namn, tillståndet där du beställs, ditt notarius-ID och datum då din provision löper ut. Beroende på vilken typ av dokument du notariserar och din statliga krav, kan din försegling också innehålla information såsom datumet för vilket dokumentet var notariserat och vilken typ av dokument som användes för att bevisa identiteten på undertecknaren eller undertecknaren.

Bortsett från en säl, kan du också behöva ha och hålla en dagbok eller anteckningsbok. Notary journaler är tillåtna i alla stater men krävs endast i vissa. Denna dagbok innehåller en lista över alla dokument som du har anmält, datum och tid för notarisering, datum för dokumentet, vilken typ av dokument som används för att verifiera undertecknaren, undertecknarens adress och eventuellt ytterligare information.

7. Notary Bond

En notarförening är en slags säkerhetsobligation eller försäkring som är utformad för att skydda allmänheten från misstag som en offentlig notarie kan göra. De flesta, men inte alla, stater kräver att notarier ska ha en säkerhetsobligation för ett visst belopp, till exempel $ 10.000.

För att få en obligation måste du betala ett statligt licensierat försäkringsbolag en liten avgift, vanligtvis mellan cirka $ 50 och $ 100, men eventuellt mer. Även om obligationsleverantörer skiljer sig åt mellan staten kan du få dessa obligationer från din försäkringsagent, banker eller obligationer. Din stats statssekreterare kan också ge information om var du kan hitta licensierade obligationer i ditt område.

När du är bunden kan någon av allmänheten som tappar pengar till följd av dina fel eller försumlighet kompenseras av emittenten (bindnings- eller försäkringsbolaget) för ett belopp upp till värdet av obligationen. Om detta händer måste du betala tillbaka bindningsföretaget för de pengar det betalade ut.

8. E & O-försäkring

Till skillnad från säkerhetsobligationer, som skyddar allmänhetens medlemmar från notarieens fel eller försumlighet, är fel och försummelser (E&O) försäkring en typ av försäkringsförsäkring som skyddar notarius mot eventuella fel som kan orsaka skador eller leda till ekonomiska problem för medlemmar i allmänheten.

Om du till exempel gör ett fel när du notariserar ett kontrakt som resulterar i att undertecknaren tappar kontraktet till någon annan kan du hållas ansvarig (dvs stämd) för pengarna som undertecknaren förlorade. E & O-försäkring är utformad för att skydda dig mot sådana förluster. Utan det kan dina personliga tillgångar vara i fara om du gör ett misstag, blir stämd och förlorar. E & O-försäkring är inte ett krav för att bli notarie, men anses i allmänhet vara ett klokt val för alla som utför notaritjänster.

Många försäkringsbolag - som Geico, Nationwide och Progressive - erbjuder en mängd olika E & O-försäkringsplaner och kommer att tillhandahålla gratis offert. Du kan söka efter dessa planer online eller ringa försäkringsagenter i ditt område.

Hitta en notarie

Om du aldrig har använt en notarie tidigare kanske du inte vet var du ska börja leta när du behöver en. Lyckligtvis är notarius publicus ganska vanligt, och att hitta en är helt enkelt en fråga om att veta vart man ska titta.

Beroende på var dessa notarer är och ditt förhållande till dem kan du kanske använda deras tjänster gratis eller till en rabatterad kostnad.

Din arbetsgivare. Företag i alla storlekar har ett regelbundet behov av notaritjänster, och det är inte ovanligt att ens ett litet företag har minst en anställd som är en notarius publicus. Fråga din arbetsgivare om ditt företag har några notarier tillgängliga eller erbjuder notaritjänster till anställda.
skolor. Studenter har ibland tillgång till notaritjänster. Akademiska avdelningar, registratorkontor och juridiska hjälpkontor har ofta notaritjänster tillgängliga för studenter eller personal.
banker. De flesta banker och kreditföreningar har troligen minst en, och vanligtvis flera, notarier tillgängliga. Vissa erbjuder notaritjänster till kontoinnehavare gratis, medan andra tar ut en liten avgift.
tingshus. Många statliga, län och kommunala domstolsansvariga är notarius public. På liknande sätt kan bibliotekarier i länsbibliotek för länshus också tillhandahålla notaritjänster.
Statliga kontor. Vissa delstater, län och stadskontor erbjuder notaritjänster till invånarna.
Professionella kontor. Om du har en advokat, har deras advokatbyrå nästan säkert en notar närvarande eller vet hur man hittar en snabbt. På liknande sätt har fastighetsmäklare, finansiella planerare och försäkringsagenter ofta en notarlicens eller har anställda som gör det.
Serviceleverantörer. Vissa butiker, till exempel UPS-butiken, apotek och stormarknader, gör notaritjänster tillgängliga för kunderna.
Oberoende mobilnotarius. Många notarier erbjuder mobila tjänster och kan resa till dig för att underlätta notarisering. Du kan hitta mobila notarier med en Internet-sökning efter notarier i ditt område.

Notariuskostnader

Notarius får ta ut avgifter för sina tjänster, även om priserna kan variera avsevärt och ofta är begränsade eller förinställda av statlig lagstiftning. Förinställda tillståndsnotariseringsavgifter kan variera från $ 1 till $ 15 per signatur. Så om du har ett enda dokument som kräver att fyra personer ska underteckna det och ha sina signaturer noterade, och notarius debiterar $ 5 per signatur, måste du betala $ 20. I stater där det inte finns några begränsade eller förinställda avgifter, kan notarius fastställa sina egna avgifter.

Mobilnotarius eller notarius som reser till din plats får också ta ut en extra avgift för sina resor. Vissa stater har förinställda reseavgifter, till exempel $ 0,30 per mil, medan andra inte gör det. I stater utan förinställd reseavgift kan notarier fastställa sina egna avgifter.

Slutord

Om du inte redan har gjort det, måste du förmodligen använda tjänsterna hos en notarie någon gång i ditt liv. Att veta vad detta innebär, vad ditt ansvar är och vad en notar kan och inte kan göra kommer att göra saker så smidigt som möjligt.

Om du funderar på att bli notarius är processen relativt enkel och något som de flesta människor kan göra, och att vara notarie kan till och med bli en källa till extra inkomst eller en grund för ditt eget företag.

Har du någonsin använt en notarius tjänster tidigare? Är du själv notar?