Hur man är en bra chef - Gemensamma kvaliteter och egenskaper

Det finns en mängd olika förvaltningsstilar, vardera inriktade på olika organisationer och situationer. Till exempel kan militärens kommandobaserade och disciplinorienterade kultur vara väsentlig för slagfältet, men överför inte generellt till en advokatbyrås mer avslappnade kultur.

Din ledningsstil

Som en ny chef eller en chef som söker mer ansvar skulle du vara väl rekommenderad att observera andra chefer runt dig för att lära dig följande:

Vad kulturen förväntar sig och belöningar. I vissa företag är gemytlighet, omfattande social interaktion och hög personalmoral viktiga värden. i andra är att utföra uppgifter inom gränserna för ett schema eller budget det viktigaste kriteriet för framgång.
Effektiviteten hos andra chefer i måluppfyllelser. I slutet av 1960-talet blev ”Peter Principle” ett populärt begrepp inom managementteori. Principen teoretiserade att människor befordras tills de inte längre kan utföra de förväntade uppgifterna, det är där de stannar kvar tills de lämnar en organisation. Inte alla chefer med samma rang betraktas som lika. Du vill vara säker på att emulera den förstnämnda i din vandring till toppen.
Ledarens stil som organisationen anser vara föredömlig. Alla chefer har sin distinkta stil. Analysera metoderna för de chefer som konsekvent uppfyller sina mål och identifiera de metoder och egenskaper som passar din grundläggande personlighet. Det är mycket osannolikt att du kan anta en stil mittemot dina naturliga tendenser, så leta efter färdigheter som är lätt att överföra.

Vanliga misstag av chefer

Du kan anta den stil som gynnas av din organisation, dina mentorer och andra framgångsrika chefer, men kommer inte att bli framgångsrik om du inte kan undvika de vanligaste ledningsgrupperna:

1. Saknar tydliga anvisningar

Utan tydliga mål är det omöjligt att arbeta mot ett mål. En anställd vars mål inte uttryckligen uttrycker kommer troligen att dölja dagen bort, uppnå liten personlig tillfredsställelse och åstadkomma ännu mindre för företaget. Chefer som inte klart kommunicerar vad som förväntas till sina underordnade kan inte övervaka ett framgångsrikt team.

Se till att inkludera någon eller alla av följande komponenter när du tilldelar uppgifter till din personal:

projekt beskrivning. Vilket arbete ska utföras? Vilka resurser är involverade? Vad är det förväntade resultatet? Chefer som tillhandahåller grundliga detaljer under arbetsuppgifterna är mer benägna att uppnå sina avsedda resultat.
ansvar. Vem gör arbetet? Hur kan det samordnas för att minimera duplicering och förseningar? Tilldela detaljerade uppgifter för att undvika förvirring och maximera effektiviteten.
scheman. Vilka är tidsfristerna för ett projekt eller en arbetsuppgift? Vilka riktmärken ska uppnås? När förväntas arbetet vara slutfört? Brist på schema överför en låg prioritet för anställda.
mål. Vad är målet du arbetar mot? Är det klart definierat? Specifik? Realistisk? Materiella? Vaga, obestämda mål drar ut projekt och spärrar upp kostnaderna eftersom ingen vet när arbetet är gjort.
Bearbeta. Hur ska arbetet utföras? Vilka aktiviteter krävs och i vilken sekvens? Krävs utbildning? Konflikter och frustration kan uppstå när en underordnad slutför en uppgift på ett sätt som oväntat av chefen, även när arbetsmålen uppfylls.

Bra chefer ser till att deras underordnade förstår riktningar genom upprepning, omfrasering och feedback. De är försiktiga med de ord de använder, hur de säger dessa ord och hur de använder kroppsspråk för att stärka sitt budskap. Om chefer lyssnar på orden och observerar den underordnade inställningens outtalade inställning kan de se till att deras budskap har accepterats.

2. Fokusera på immateriella tillgångar, inte mätbara material

Hur definierar du överlägsen kundservice som chef? Termer som "bra", "bra", "överlägsen" och "utmärkt" gör underbara reklamkopior, men de är värdelösa som mål för en chef. Du kan inte hantera det du inte kan mäta. Översätt eventuella vaga mål till konkreta specifikationer som kan observeras, beräknas och jämföras.

Till exempel kan en butikschef utvärdera en kassör utifrån antalet kunder som serveras per skift, antalet ogiltiga transaktioner som krävs eller noggrannheten i kontantbalansen i slutet av en skift. En verkställande chef kan bedöma en svetsare utifrån kostnaden för leveranser som konsumeras under en skift eller mängden av slutförda uppgifter, och en redaktör kan bedöma en författare efter tidsfrister som uppfyllts eller missats, antalet ord eller artiklar som har slutförts och läsarstatistik.

3. Spela Blame Game

Ända sedan Adam skyllade Eva för sin roll i äppelfiascoen har människor försökt tilldela andra ansvar för misslyckande. Denna tendens är särskilt uttalad när konsekvensen av misslyckande bedöms vara betydande. Eftersom framgång eller misslyckande med att uppfylla mål och tidsfrister ofta är främsta kriterier för framsteg, är "skyllspelet" ett favorit tidsfördriv i företag runt om i världen.

Fel och oavsiktliga konsekvenser är oundvikliga. Trots avsevärd forskning, noggrann uppmärksamhet på detaljer och extraordinär ansträngning, som poeten Robert Burns uttryckte det, "de bäst lägda scheman av möss och män går ofta fel." Att tilldela skuld är en lat chefs sätt att undvika de hårda uppgifterna att analysera och korrigera, och det leder vanligtvis till dålig moral, en organisatorisk tendens att dölja dåliga nyheter och tendensen att kasta underordnade under bussen.

Nya chefer inser ofta att deras framtid med ett företag är knuten till framgången för deras underordnade, inte det arbete de utför på egen hand. I verkligheten, deras arbete är framgången eller misslyckandet hos folket under dem. Att skylla en underordnad för ett misslyckande är aldrig ett effektivt alibi. Att ta ansvar och leverera gynnsamma resultat är de enda kriterierna som chefer bedöms. De som syndabock underordnade slutar förstöra teamsammanhållning och så småningom stagnerar eller slutar deras karriär med organisationen.

4. Olämplig användning av ilska

Ilska är en kraftfull känsla som kan leda till aggression och destruktivitet när det är okontrollerat. Som en följd av detta flaskar många chefer upp sina känslor under ett felaktigt intryck av att ilska inte är acceptabelt på arbetsplatsen. Studier som Arlie Hochschilds, ”The Managed Heart: Commercialization of Human Feeling,” visar emellertid att ilska kan vara en effektiv strategi för att uppmuntra aktivitet och förändra attityder hos andra. Känslor är paradoxala - de påverkar ditt beteende och ditt beteende påverkar dem. Bra chefer lär sig att kontrollera sitt beteende och använda sina känslor för förbättrad kommunikation på arbetsplatsen och för att bättre påverka sina underordnade.

Att uttrycka ilska på ett lämpligt sätt liknar att lägga till en utropstecken till en mening. Det väcker insatser, belyser frågor och kommunicerar vilka åtgärder eller resultat som är önskvärda och vilka som är oacceptabla. Ilska blir ett problem för chefer när det är underriktat - avleda uppmärksamhet från omständigheterna eller den provocerande händelsen - eller när deras reaktion går över toppen.

Till exempel blir nya chefer ofta frustrerade och arga när lagsmål missas. I stället för att identifiera och ta itu med de bakomliggande orsakerna till misslyckandet blir de petulanta och icke-kommunikativa, straffar alla i teamet med dålig humor och, värst av allt, lämna underordnade för att dechiffrera situationen på egen hand. Dåliga chefer kan överreagera och attackera underordnade genom att felaktigt tilldela brister eller motiv orättvisa eller irrelevanta i situationen. Varken svar främjar organisation eller teamframgång.

5. Bekännelse

Alla gillar att vara en bra kille. Vänskap utvecklas vanligtvis på grund av delade intressen och gemensamma upplevelser. Som en konsekvens är arbetsplatsen utgångspunkten för många av dem. Tom Rath, författare till "Vitala vänner: de människor du inte har råd att leva utan", hävdar att de av oss som har en bästa vän på jobbet är sju gånger mer benägna att arbeta med det arbetet. Gallupundersökningar visar på liknande sätt att nära vänskap på jobbet ökar medarbetarnas nöjdhet med nästan 50%.

Men bra chefer och ledare lär sig att definiera gränserna mellan vänskap och arbete så att båda parter känner till reglerna. Vänner accepterar varandras brister och idiosynkrasier utan att döma eller försöka förändra varandra; men en chef måste ständigt utvärdera underordnade och ändra sitt beteende vid behov.

Det är viktigare att medarbetarna litar på och respekterar sina överordnade än som dem. Underordnade måste veta vilka linjer som inte ska korsas och att förstå att kontoret i slutändan är en plats för arbete, inte sociala relationer.

6. Bra manerer

Chefer kan glömma att deras underordnade är människor med fri vilja, snarare än utbytbara, icke-distinkta resurser. Maner återspeglas i de saker vi säger och gör för att visa respekt och göra andra mer bekväm. De är empati i handling, ett sätt att säga till en annan: "Du betyder något."

Under större delen av det senaste århundradet erkändes kollegor av den hederliga Mr, Mrs eller Miss tillsammans med deras efternamn. Denna formalitet var ett verbalt tecken på respekt och en signal till överlägsen och underordnad av den frivilliga karaktären av det överlägsna / underordnade förhållandet. Dessa kulturella påminnelser har gått förlorade i vågen av social informality under de senaste 30 åren.

Användningen av "snälla" och "tack" är särskilt viktigt i den moderna affärens trycksatta miljö. Cheferna bör komma ihåg att de flesta anställda har valet om var de arbetar och nivån på det engagemang de ger till sina jobb. Behovet av erkännande och uppskattning är universellt och en nyckelfaktor i arbetstillfredsställelse - liberala och ofta uttryck för tacksamhet och respekt är en integrerad del av god ledning.

Slutord

Att utvecklas från en chef till en ledare är oftast en kontinuerlig resa av misstag, korrigeringar av kurser och periodiska triumfer, lärande på vägen vad som fungerar och vad som inte, vad som är viktigt och vad som inte är. Att undvika dessa vanliga misstag kan hjälpa till att påskynda dina framsteg genom företagets ledningsrader och säkerställa en sund produktivitet från dina anställda och beröm från din organisation.