6 Tips för hantering av små företag för att öka produktiviteten

Låter det extremt? Tänk på detta: I en studie utförd av Microsoft fann forskare att arbetare endast använde cirka 60% av sin tillgängliga arbetstid. Det betyder att de bara var tre av dessa dagar produktiva från en femdagars arbetsvecka. Tillämpa det nu på ditt eget företag. Om tiden är pengar, hur skulle du känna att tjäna pengar bara 60% av tiden du spenderar på jobbet?

Nu har jag din uppmärksamhet?

Verkligheten är att tiden är lätt att slösa, och såvida du inte har en förinställd idé om hur du kommer att spendera den, kommer det att gå innan du ens vet det. Men oroa dig inte - här är sex tips som alla småföretagare kan använda för att utnyttja sin tid på bästa sätt.

Tips för små företagsledning

1. Ignorera din e-post

Detta låter antagligen mycket lättare än det är eftersom de flesta människor tenderar att kontrollera deras var 5-10 minut. Men om du lägger till alla minuter som det tar att kontinuerligt kontrollera din inkorg och sedan svara, är det lätt att se varför det är en sådan tidsförlorare.

I stället för att vara en slav för din e-post, gör den föremål för din tidsbegränsningar. Avsätt två tidsperioder under dagen för att kontrollera och svara på alla dina meddelanden. Detta kommer att ta en del allvarlig motivation och disciplin, men det gör att du kan ägna mer fokus och tid åt andra uppgifter som annars ständigt kan avbrytas genom att kontrollera e-post.

Om du är orolig för att människor blir förolämpade av hur lång tid det tar dig att svara, ställer du in en autosvar som låter folk veta att du tar 10-12 timmar att svara, eller till och med 24 timmar om det är acceptabelt för din affärstyp.

2. Utför inte flera uppgifter

I Psychonomic Bulletin and Review, experter visade att endast cirka 2,5% av människorna är i stånd att effektivt multiverka och fortfarande klarar sig bra vid varje aktivitet. Dessutom visar Institute of Psychiatry vid University of London att en persons IQ faller 10 poäng när de är alltför stimulerade av e-post, texter och telefonsamtal.

Å andra sidan uppskattar experter på tidsledningen att att fokusera på en sak åt gången kommer att fördubbla produktivitet, arbetsproduktion och prestanda. Och när du driver ett litet företag kan det betyda skillnaden mellan framgång och misslyckande. Tvinga dig själv att göra en sak åt gången genom att ställa in en klocka eller timer för en viss tid och fokusera sedan på den uppgiften tills den är klar.

3. Ställ in steg för steg-mål

Det är en sak att sätta ett mål och en helt annan att sätta ett detaljerat mål där de steg och steg som behövs för att uppnå det beskrivs i förväg. Många sätter allmänna mål och följer sedan aldrig med dem. Tänk till exempel på de miljoner nyårsforsätt som fastställs varje år. Problemet med dessa typer av mål är att även om de är trevliga idéer så vet människor inte hur de ska implementeras.

För att utnyttja din tid på bästa sätt i ditt företag bör din dag bestå av en serie mål som har specifika milstolpar. Till exempel, om ditt mål är att få fem nya kunder, bör du tänka igenom det och skriva ner alla steg du måste vidta för att uppnå det. Genom att dela upp större mål i mindre steg kommer du att kunna uppnå dina mål mer effektivt eftersom du vet exakt vilka steg som måste göras på vägen. Plus, vem gillar inte en liten positiv förstärkning? Att veta att du har genomfört vissa steg mot att erövra ditt mål kan vara extremt motiverande.

Du bör sätta mål för före lunch och efter lunch, och se till att de viktigaste är planerade till före lunch. Om du vet att du inte kan lämna för att äta förrän dina mål har uppnåtts, kommer du mer sannolikt att koncentrera dig på att få uppgifterna gjort och inte låta dig bli sidled.

4. Organiser din tid och utrymme

Det är svårt att arbeta på ett organiserat sätt när allt omkring dig är i kaos. En studie gjord av Esselte visar att 43% av amerikanerna anser sig vara ororganiserade och att bristen på organisation får dem att stanna sent på kontoret minst två nätter per vecka. Det behöver inte vara så.

Organisationsexperter är överens om att det första steget för att öka produktiviteten är att rensa och sedan organisera ditt utrymme. Eliminera allt som inte är nödvändigt, skapa sedan ett system för de saker som är. Använd till exempel en färgkodad filmapp för de saker som är brådskande, som ska göras den dagen och en annan för saker som kan vänta till imorgon. Eller om du är en teknik kan du använda din skanner och skapa filer på din PC eller Blackberry med samma typ av system.

Det kommer att vara nödvändigt att organisera inte bara ditt utrymme utan också din tid. Många använder ett system med tidsökning, där de tillåter sig en viss tid att göra sakerna på sin to-do-lista. Med fantastiska gratis onlineverktyg som e.ggtimer, en gadget som fungerar precis som en äggklockare, kan du ställa in tiden och sedan bli varnad när den är klar. Det finns inget som att tävla mot klockan för att möta ett mål för de av oss mer konkurrenskraftiga typer.

5. Sätt det i skrivande

Det finns något med att förbinda sig att skriva en plan som på något sätt stärker den i ditt sinne. Genom att skriva ner din handlingsplan för dagen - inklusive dina mål och detaljerna om dem - kommer du att vara beväpnad med en plan som ska bära dig effektivt under dagen. Du kommer naturligtvis fortfarande att konfronteras med distraktioner, men om du har en tydlig förståelse för vad du behöver göra för dagen, kommer du mer sannolikt att komma tillbaka till uppgiften som finns, snarare än att mållöst driva från en uppgift till nästa.

Vissa experter anser att du bör skapa denna lista kvällen innan. På så sätt kommer du att kunna börja nästa dag fullt förberedd, snarare än att slösa tid på att bestämma hur du ska ta till dig uppgifter och ta reda på vad du behöver för att göra.

6. Förvandla din bil till ett kontor

Om du har sett filmen, Lincoln advokat, du kommer att uppskatta detta nästa, mer extrema tips. Har du någonsin önskat dig att du skulle få lite arbete när du kör mellan möten eller hänger i bilen och väntar på att ett möte ska börja? Istället för att slösa bort denna dyra tid, koppla upp en fax- och kopieringsmaskin till din bil och använd tiden för att göra de saker som är nödvändiga, men ofta väldigt obekvämt när du är på väg. Kolla in det bärbara GSM-faxet, skrivaren och skannern till Possio Greta och låt aldrig din körtid slösas bort igen. Du kan också investera i en smartphone eller en bärbar dator med ett mobilt internetkort så att du alltid är ansluten.

Slutord

Det gamla ordspråket ”tid är pengar” är baserat på en sanning som sannolikt aldrig kommer att förändras. Och om du är i affärsverksamhet för dig själv, är det enklaste sättet att öka din inkomst att vara uppmärksam på hur du spenderar din tid och sedan göra justeringar för att hjälpa dig att spendera den bättre.

Om du har andra förslag för att få ut så mycket som möjligt av din tid på jobbet, skicka dem nedan.