10 tips för att utveckla effektiva kommunikationsfärdigheter på arbetsplatsen
Den unga assistenten, som vaklade mellan förbittring och hopplöshet, visste inte hur han skulle svara på det tre-sidiga memo som listade fel efter misslyckande av uppgifter och förväntningar som inte hade uppfyllts av gruppen. Notatet avslutades med ett hot om att "saker måste förändras eller annat", och att han, chefen, inte längre brydde sig om individerna på grund av deras brister. Min vän, trasig mellan att sluta för vad han trodde vara en orättvis bedömning eller stanna när ytterligare framsteg kan bli försenade eller omöjligt, frågade mig: ”Vad ska jag göra? Sluta eller stanna där i hopp om att jag inte får sparken? ”
Resultatorienterad kommunikation på arbetsplatsen
All kommunikation har ett resultat. Men var resultatet i det här fallet det som önskades av chefen som fäst memo? Affärsrelationer, särskilt de mellan överordnade och underordnade, är ofta steniga på grund av dålig kommunikation, brist eller felaktig tolkning av fakta, trycksatta miljöer och ett ömsesidigt engagemang för framgång. Liksom inom sport och politik är många affärsfel inte tvingade. Mullkullar blir berg och misstag blir katastrofer på grund av känslor och överreaktioner.
Forskning har visat att känslor ofta åsidosätter intellektet, en följd av att man måste slåss eller flyga eoner tidigare när djur åt människor som var långsamma att avgöra om de var farliga. Lyckligtvis har de flesta företag inte en "döda eller dödad" miljö - men vi är fortfarande villkorade att reagera på en.
I det här fallet återgick chefens ansträngning att motivera sina anställda. Även om det fanns uppenbara brister i butikens utseende och verksamhet som behövde åtgärdas, var resultatet av memo att fokusera på personligheter, inte prestanda. Medan memoet utan tvekan var katartiskt för chefen på kort sikt, var den långsiktiga effekten en förlust av förtroende och förtroende för hans förmåga att leda, en ökning av den dagliga spänningen mellan chefen och de andra anställda och en sannolikhet för en betydande förlust av framtida potentiella chefer och deras ackumulerade institutionella kunskaper. Hur kunde chefen ha hanterat situationen annorlunda?
Kommunikera effektivt: chefen
Det finns ett antal saker en chef kan göra för att förbättra sin kommunikationsförmåga:
1. Tänk på situationen innan du gör något
Våra känslor frestar oss att fatta snabba beslut baserade på ytliga bevis som kanske inte återspeglar problemet. Chefen antog att butikens dåliga utseende berodde på anställdas brist på ansträngning eller uppmärksamhet. Han tänkte inte på att flera butiksanställda hade sagt upp på grund av den ekonomiska situationen, medan butikens arbetsbelastning förblev densamma. Varje biträdande chef var ansvarig för fler områden med färre människor att göra arbetet.
Dessutom var varje assistent skyldig att ta en lönesänkning på grund av den stora kundens förlust, och var oroade över att kundförlusten skulle bromsa sin egen kampanj till butikschef. Trots att de inte var avsedda led deras ansträngningar troligen på grund av sina egna bekymmer.
2. Samla in och bekräfta information innan du fattar ett beslut
Vi har en tendens att förväxla symtom med sjukdom och följaktligen behandla symptomet snarare än den underliggande sjukdomen. Teknologi gör att vi kan fånga enorma mängder data och skiva och tärja den så att den ser ut som vi vill. Men data är en representation av problemet, inte problemet i sig. Att observera assistenternas arbete och prata och lyssna på dem om aspekterna av deras jobb kan ha lett till en annan slutsats än den som chefen nådde.
3. Fokusera på problem, inte personligheter
Chefens memo attackerade karaktären hos varje assistent genom att antyda att de var lata, försvunna eller förrådde honom. Implikationerna förstärkte memos emotionella sammanhang och överskyggade dess faktiska innehåll och syfte.
Assistenterna reagerade som svar på känslor utan att stoppa för att överväga giltigheten av fakta eller försöka ge chefen några förklaringar. När du hanterar problem som kan ha känslomässigt innehåll bör "24-timmarsregeln" gälla: Skicka inte e-post, meddelande, brev, memo eller rapportera till andra förrän du har haft en dag att reflektera över dess innehåll och är säker på att det kommunicerar fakta och den ton du önskar.
4. Hantera individer, inte grupper
Chefens memo riktades till alla och ingen. Bristen på specificitet gjorde det möjligt för varje mottagare att undvika personligt ansvar, eftersom var och en kände att hans egen ansträngning hade uppfyllt förväntningarna. Som en följd misslyckades memo med att få det önskade resultatet och förvärrade en redan rörande arbetsmiljö. Gruppkommunikationer är perfekta för att ge allmän information, utbildning och beröm; de bör dock inte användas för individuell riktning eller kritik. Kom ihåg att berömma offentligt och kritisera privat.
5. Möt underordnade ansikte mot ansikte
Betydelsen och avsikten med skriftliga ord utan sammanhanget av en fysisk närvaro missförstås ofta och kan leda till förvirring och konflikt. Det finns inget substitut för att se någon i ögat och se deras reaktion på din konversation för att förtydliga innehåll och säkerställa förståelse och enighet.
Chefer gömmer sig ofta bakom memos och anteckningar som om deras underordnade var robotar som skulle flyttas på plats och programmeras. Men framgångsrika ledare söker personligt engagemang och bygger broar av förtroende, ömsesidig respekt och delad erfarenhet. Var fysiskt tillgänglig och "gå promenad" och låt ditt folk veta att du är med dem genom det goda och det dåliga.
6. Tilldela uppgifter direkt och tydligt
Människor fungerar bäst när de vet vad som förväntas av dem. Bra chefer identifierar målen och måtten i enkla, förståelige termer, tilldelar ansvar entydigt och bekräftar att informationen förstås av dem som den riktar sig till. Bra chefer följer upp och ger korrigerande insatser för att säkerställa att var och en av hans underordnade finns på samma sida och arbetar mot samma mål.
Chefer bör alltid komma ihåg att ingen anställd tar ett jobb med förväntan att han eller hon kommer att förbises, ignoreras eller obetydlig på jobbet. Anställda vill bli gillade och respekterade av sina kamrater och stolta över sin arbetsgivare. Ledningens utmaning är att upprätthålla och vidareutveckla denna medarbetares entusiasm och engagemang, även under stresstider.
Fel är en del av att växa, och att ta sig kort och korrigera kursen är regelbundna händelser i affärer och i livet. Att hantera underordnade sätt som du vill hanteras i en liknande situation är den bästa kursen som en chef kan ta.
Kommunikera effektivt: Medarbetaren
Min vän, assisterande chef, kunde också lära av det här evenemanget. Hans reaktion, även om den är förståelig, förvärrade onödigt situationen. Som en följd led han och de andra assistenterna av värdelös oro och slösat bort tid och ansträngningar som kommunicerade med varandra om den upplevda orättvisa de hade upplevt. Denna tid och energi kunde ha använts bättre för att hantera butikens problem och förbättra kundservice. Medan varken han eller de andra assistenterna kunde påverka chefens känslor som ledde till memo, var deras svar på det inom deras kontroll.
Om du placeras i en liknande situation bör du:
1. Anpassa aldrig kritik
Oavsett om du ger eller får kritik, bör det baseras på observerade handlingar och resultat, inte avsikt. Det är omöjligt att känna till motivationen bakom någon aktivitet, bara de fysiska handlingarna och resultatet av aktiviteten. Som en följd av detta bör kritik lämnas och accepteras obemärkt, beaktas för dess giltighet och relevans och genomföras när åtgärder är motiverade.
Med andra ord, var inte för känslig eller defensiv när du får feedback. Betrakta den mottagna informationen som avsedd för att få ett annat resultat, inte en personlig attack.
2. Förstå situationen
I detta fall var den utfällande orsaken till kritiken butikens fysiska skick och utseende. Vid andra tillfällen är konstruktiv kritik en del av en regelbunden utvärdering av anställdas prestanda, utformad för att ge båda parter feedback. Använd båda möjligheterna för att bygga din relation och få information. Använd en recension som en möjlighet att ta emot och ge intelligens som annars skulle kunna missa.
3. Var förståelse
När du får det du anser vara en oberättigad personlig attack eller kritik, känna igen källan och deras omständigheter innan du hoppar till en slutsats. Tyvärr har människor dåliga dagar, och de svarar ofta genom att attackera andra av liten eller ingen anledning. När huvuden är svalare och trycket är mindre, kontakta angriparen för att lära dig mer om problemet och hur du kan vara en del av lösningen. Du kanske upptäcker att stimulansen för överfallet var en överreaktion från avsändarens sida eller inte hade något att göra med dig eller ditt arbete.
4. Lär dig av dina misstag
Oavsett fas i din karriär kan du och bör fortsätta lära dig. Under ditt arbetsliv kommer du att arbeta för och med överordnade med olika förmågor och talanger. Vissa kommer du ihåg på grund av deras stora ledarskap, medan andra kommer du ihåg eftersom de var så dåliga chefer. Även det senare kan lära dig något.
I det här fallet fick min vän lära sig hur han kände sig när han orättvis anklagades för dålig prestanda. Förhoppningsvis kommer han ihåg sina känslor innan han gör samma misstag med de människor som rapporterar till honom för närvarande eller i framtiden. Ibland är de dåliga exemplen effektivare än de goda.
Slutord
Ledning och ledarskap är en lärd kompetens. Effektiva chefer har erfarenhet på båda sidor av spektrumet, tar vägbeskrivningar och ger dem. Och ett företags framgång är direkt relaterad till sina chefs kompetens och deras förmåga att leda anställda genom svåra och testtider.
Genom att analysera och vara tankeväckande i din kommunikation med både dina underordnade och överordnade kan du bättre lära dig att leda i vilken position du har. På detta sätt kommer du inte bara att säkra dina framtidsutsikter för att stiga upp ditt företags rankningar, utan du kommer också att skapa en mer produktiv och bättre arbetsmiljö för dig själv och dina kollegor.
Vilka andra effektiva kommunikationstips kan du föreslå?
