20 sätt att hantera och öka småföretagens kassaflöde

Att påskynda flödet - omvandla försäljningen till kontanter så snart som möjligt - och öka spridningen mellan inflöden och utflöden för att bygga en kontantkudde är avgörande för den långsiktiga, hållbara tillväxten för varje företag, stort eller litet.

Strategier för att lägga till kontantbalanser och snabba kassaflöden

Använd dessa strategier för att öka dina kontanta medel och öka hastigheten på kontantinflödet. Spåra dina framsteg med ett kassaflödesblad, som den här praktiska mallen från bänken.

1. Sätt in kontantbalanser i räntekonton
Räntehöjande kontrollkonton finns i de flesta banker idag, om än med ett minimikrav på balans. Eftersom räntorna på dessa konton ofta ligger under räntorna på sparkonton, insättningscertifikat (CD-skivor) eller pengemarknadskonton, behåller huvuddelen av dina medel på dessa högt betalande konton. Överför sedan nödvändiga medel från högre betalande konton för att uppfylla minimibalanskravet på ett räntebärande kontrollkonto plus summan av de betalningar som förväntas komma på grund den veckan eller månaden.

Uppenbarligen är det viktigt att hålla kassa likvida, så antingen undvika långsiktiga CD-skivor, investera i strafffria CD-skivor eller bara investera en del av pengarna som du inte behöver ha tillgång till förrän CD-skivan förfaller. Be också dina kunder att göra direkta betalningar till det högtlönande kontot för kundfordringar så att räntan börjar omedelbart.

2. Sälj eller pensionera överskott och föråldrad utrustning eller lager
Tomgång, föråldrad och icke-fungerande utrustning tar plats och binder kapital som kan användas mer produktivt. Utrustning som har ägs under en längre period kommer vanligtvis att ha ett bokfört värde som är lika med dess bergningsvärde eller mindre, så en försäljning kan resultera i en beskattningsbar vinst. Denna vinst bör rapporteras på dina skatteregistreringar. Om du måste sälja under det bokförda värdet kommer du emellertid att ådra dig en skattemässig förlust som kan användas för att kompensera företagets andra vinster.

Överskottslager kan snabbt bli föråldrade och värdelösa när kundkraven förändras och nya material introduceras. Överväg att sälja ett lager som troligen inte kommer att användas under de kommande 12 månaderna om inte kostnaderna för att behålla den är minimala och intäkterna från en försäljning skulle vara försumbara.

3. Kräva insättningar vid stora eller anpassade beställningar
När du arbetar med en unik eller anpassad beställning, kräva en deposition motsvarande minst 50% av det totala priset. One-of-a-kind-produkter har ett begränsat försäljningsvärde, vanligtvis endast till den person eller företag som gör beställningen. Utan insättning riskerar du att behöva ta en reducerad betalning vid leveranstiden.

Att ha en insättning minskar sannolikheten för en ekonomisk förlust under de värsta omständigheterna. Se till att kunderna förstår din policy och inkludera den på kontraktsspråket för att undvika framtida svårigheter.

Omvänt undvik du nödvändigheten av att betala insättningar till dina leverantörer för beställningar. Be dem ta hänsyn till din kredithistoria och det goda förhållandet mellan de två företagen i stället för att kräva dina kontanter, vilket skulle kunna utnyttjas på annat håll.

4. Scenebetalningar på långa kontrakt till din fördel
Vissa kunder, på grund av sin storlek eller policy, vägrar att ingå avtal som kräver initiala insättningar. Istället för att förlora företaget, förhandla om betalningsvillkor och riktmärken som överstiger eller parallellerar dina kostnader.

Till exempel kan ett typiskt byggkontrakt tillåta en 15% betalning när konstruktionen är klar, ytterligare 25% när material levereras till platsen och 50% av kontraktets belopp vid specifika framstegsnivåer. De återstående 10% av kontraktspriset hålls vanligtvis av köparen till slutkontroll och godkännande.

5. Känn igen "Scope Creep" och använd ändringsorder där det är tillämpligt
Om din produkt säljs med något bifogat villkor, eller tjänsten du ska tillhandahålla definieras i ett avtal mellan dig och köparen, måste du vara medveten om de exakta kraven som du förväntas som ett resultat. Varje ändring av dessa krav kan göra det möjligt för dig att söka extra betalning för det utförda arbetet som utförs. Underlåtenhet att söka lämplig kompensation skadar ditt företag på två sätt: Du får inte de extra intäkterna och dina kostnader ökar.

6. Erbjud rabatter för snabb betalning
Utveckla ett rabattprogram för att uppmuntra till snabba betalningar och samla in kontanter som du är skyldiga så snabbt som möjligt. Normala betalningsvillkor möjliggör en 30-dagars betalningsperiod efter mottagande av en faktura, med 2% rabatt om de betalas inom de första 10 dagarna. Du kan erbjuda mer, mindre eller ingen rabatt för betalning, beroende på dina behov och dina kunders tidigare betalningsvanor.

Kom dock ihåg att din förmåga att införa en insamlingspolicy beror på din relativa styrka jämfört med din kund. Ett större konto kan ta en erbjuden rabatt och fortfarande betala sent.

5. Straffa sena betalare med räntesaneringar
En straff för sena betalare är "pinnen" i "morot och pinne" -metoden för samlingar, "moroten" är rabatten för tidig betalning. Även om det inte är möjligt att samla in räntan i alla fall kommer närvaron av policyn att betona vikten av betalningar i tid till dina kunder..

6. Kontrakt med en inkassobyrå för gamla fordringar
Att förfölja gamla kundfordringar kräver engagemang och tid och kan snabbt nå den punkt att minska avkastningen för din personal. Få småföretag har resurser, utbildning eller erfarenhet för att effektivt driva brottsliga konton. Dessutom garanterar kunder som överstiger 60 dagar för betalning utan en motiverad anledning sällan en fortsatt relation och kräver vanligtvis fasta åtgärder för att få ut betalning.

Tredjeparts inkassobyråer är skickliga på att arbeta med sådana konton och är i allmänhet villiga att bedriva insamling på egen bekostnad i gengäld för en fast procentsats av de insamlade intäkterna. I vissa fall köper byråerna helt enkelt den kriminella skulden från verksamheten till en rabatt och tar alla efterföljande risker för inkasso. Även om kostnaderna för insamling av tredje part jämfört med den ursprungliga kontosaldot är orimliga, kan ditt alternativ inte vara någon betalning alls.

7. Använd prenumerationsförsäljning
Om din produkt konsumeras regelbundet och återköps flera gånger per år, ska du inrätta ett abonnemangsprogram där kunderna betalar för produkten och leveransen. Tidningar, tidskrifter, kabel-tv, landskapsarkitektur och poolunderhåll är exempel på produkter och tjänster som lånar sig till en prenumerationsmodell. Förutom att du får kontantkontakt för att täcka framtida kostnader har du fördelarna med att säkra framtida försäljning och enklare resursplanering.

8. Installera ett Layaway-säljprogram
Layaway-program var mycket populära före den utbredda användningen av personliga kreditkort i slutet av 1950-talet. Ett layaway-program gör det möjligt för kunder att välja en specifik produkt som sedan reserveras för ett framtida köp och leverans när betalningen har slutförts. Säljaren använder kontanterna innan produkten kostar. Specialbokföring av kontanter som erhålls krävs, så se till att din revisor är medveten om programmet.

9. Initiera en kreditgräns för kundfordringar
Trots deras bästa ansträngningar har till och med de bäst förvaltade företagen en försening mellan kostnaden för att producera en produkt - ett kassaflöde - och att få betalning efter försäljningen - kassaflödet. Detta fördröjning representeras av kundfordran som en kortfristig tillgång på företagsböckerna.

De flesta banker är villiga att låna upp till 80% av kundfordran och därmed ge kontanter till låntagaren vid lånet, snarare än att vänta tills kontot samlas in. Lånebeloppet varierar upp och ner när gamla konton samlas in och nya konton läggs till lånet. Medan lånet säkerställs med kundfordringarna, förblir företaget - och eventuellt företagets ägare - som garant för skuld.

10. Upprätta en inventering av kredit
Varulager av råvaror, produkter som håller på att tillverkas och färdiga produkter som väntar på försäljning betraktas som omsättningstillgångar och kräver betydande kontantkostnader för att förvärva och underhålla. Kreditgivare, som erkänner värdet och sannolikheten för att det inventarierade materialet kommer att omvandlas till försäljning inom kort och mellanliggande framtid, kommer att acceptera lager som säkerheter och lånvariabla procentsatser av lagerbalansen baserat på dess sammansättning - i de flesta fall upp till 50% av dess värde.

Liksom ett kundfordelslån kommer saldot att variera upp och ner när lagernivåerna ändras och låntagarna kommer att vara kvar som garant. Inventeringslån är besvärligt för låntagarna eftersom en fysisk inventering regelbundet måste tas och värderas till aktuella marknadspriser, vanligtvis varje månad, och därefter avstemas med företagets och bankens bokförda värde.

11. Upprätta ett factoringarrangemang
Factoring involverar vanligtvis ett tredjepartsföretag, icke-bankfinansieringsföretag, eller "faktor", som förskriver en förhandlad procentsats, 75% till 80%, av de enskilda kontona i kundfordran. Eftersom kontona samlas in av företaget betalas förskottet ut plus en avgift för faktorn. I vissa fall kan faktorn köpa kontona till en rabatt och ta på sig ansvaret och riskerna med att samla in.

Huruvida företaget eller dess ägare förblir garanti för räkenskaperna är en fråga om förhandling mellan företaget och faktorn. Factoring-arrangemang är vanligtvis dyrare (men mindre restriktiva) än lånefordringar hos reglerade banker, så en överenskommelse bör genomföras först efter att ett standardiserat lånefordringsavtal har avvisats.

Strategier för att minska och försena kassaflöden

12. Placera lönelistan på en tvåårsbaserad cykel
Ett tvåårsbetalningsprogram kräver 24 betalningscykler per år i motsats till 26 betalningscykler för ett löneprogram två gånger i veckan, vilket minskar de administrativa kostnaderna för att samla in, verifiera och tabulera information om lönen.

Ytterligare kostnadsbesparingar är tillgängliga genom att använda direktinsättning till anställdas bankkontor snarare än att skriva och leverera lönecheck. Överföra pengar för lönen omedelbart före löneperioden från företagets ordinarie ränteförtjänande checkkonto.

13. Reparera, snarare än byt ut, kapitalutrustning
Motorfordon, ordentligt underhållna, levererar enkelt 100 000 mils användning eller mer. Moderna maskiner är också hållbara och erbjuder många års tjänster. Till exempel används John Deere traktorer, Caterpillar bulldozers och vägutrustning från 1950- och 1960-talet fortfarande över hela landet. Kontorsmaskiner blir vanligtvis föråldrade innan de går ut.

För att minimera eller eliminera kostsamma reparationer och utbyte:

• Upprätta ett regelbundet underhållsprogram för utrustning.
• Använd rekonditionerade och reservdelar från tredjepartsleverantörer och tillverkare vid behov snarare än originaltillverkade delar.
• Avtal med en lokal reparationsanläggning för att hantera komplicerade reparationer eller underhåll utöver den egna kapaciteten. Handel exklusivitet till ett rabatterat pris.

14. Avvisa överklagandet av ”ny” teknik
Nya produkter, särskilt elektroniska prylar, introduceras kontinuerligt med banbrytande funktioner. Men bekräfta att de nya funktionerna kommer att ge en meningsfull prestandaförbättring på de sätt du använder produkten i ditt företag innan du besöker reklamupplevelsen. I de flesta fall kommer du att upptäcka att fördelarna inte är värda mervärdet. Använd din befintliga utrustning tills den inte kan repareras till en rimlig kostnad eller tills jobbkraven ändras och kräver uppgraderad utrustning.

15. Köp begagnad utrustning, inte ny
Begagnad utrustning i gott skick kan i allmänhet utföra nödvändigt arbete såväl som ett nytt maskineri. Om du behöver utrustning kan du söka i de lokala annonserna och auktionerna i ditt område och leta särskilt efter företag vars tillgångar har avskärmats och som säljs av långivaren. Du kanske kan köpa kvalitets, begagnad utrustning för att spara upp till 80% rabatt på priset på ny utrustning, utan en jämförbar försämring av kapaciteten.

16. Förhandla om fast skuld till lägre betalningar
Under de senaste åren har räntorna sjunkit. Och som ett resultat av lågkonjunkturen har den federala regeringen också initierat ett antal program för att stimulera bankutlåning till småföretag samt garantier från den amerikanska Small Business Administration för att underlätta lån.

Gå igenom dina befintliga kreditlinjer för att avgöra om du kan vara berättigad till en lägre ränta eller förlängd löptid. Om det är tillgängligt, överväg att lägga till en kreditlinje (LOC) som kan användas i nödsituationer. Se alltid till att du läser och förstår villkoren för en LOC, inklusive dess kostnader, varaktighet och eventuella villkor för att kunna använda den.

17. Försena produktuppgraderingar
Teknologiska uppgraderingar - programvara och hårdvara - sker flera gånger per år. Ofta är ändringen mellan en version och nästa minimal eller lägger till funktioner som du inte kommer att använda. Var försiktig när du köper eller uppgraderar stationära datorer, mobiltelefoner osv. Överväg programvara med öppen källkod, som i allmänhet är gratis eller tillgänglig för en liten donation. Om programvaran ger ökad säkerhet över dina data genom att hindra hackare som skulle förstöra din affärsverksamhet för spänning, bör du tänka på allvar innan du beslutar att inte uppgradera. Säkerhet och säkerhet kommer alltid först.

18. Uppskjuta betalningar till leverantörer
Försena betalningen till leverantörerna till sista möjliga datum i överensstämmelse med försäljningsvillkoren. Om det inte finns någon påföljd för sena betalningar, ställ in en lönecykel på 45 till 60 dagar från mottagandet av fakturan. Även om det är viktigt att bromsa utflödet av kontanter är det lika viktigt att upprätthålla en god kreditbetyg och hjärtliga relationer med kritiska leverantörer.

Var medveten om att långsam betalning kan leda till kontakt från leverantören som har påverkats. Var i dessa fall vaksam med att alla framtida betalningar är som utlovade. Om du tvingas att försena betalningar, kontakta säljaren så snart som möjligt med en förklaring och en plan för att bli aktuell på din skuld.

19. Barterprodukter för varor och tjänster
Närma sig de leverantörer som också är kunder om en ”handel” där varje företag får hela eller en del av sina respektive betalningar i form av färdiga produkter. Eftersom utbytesvärdet vanligtvis fastställs till respektive företags respektive detaljhandelspris ger ett byteavtal effektivt en "rabatt" i ett belopp som är lika med nettovinstmarginalen på din produkt och gör att du kan hålla kontanter som annars skulle användas.

Ur ett inkomstskattperspektiv måste de produkter du får från dina leverantörer rapporteras som bruttoinkomst under mottagningsåret, medan varorna eller tjänsterna du tillhandahåller utgör en kostnad för "varukostnad".

20. Använd kontanter, inte kredit, för större rabatter
Även om denna strategi kan verka strider mot behovet av att spara pengar, illustrerar den behovet av att alltid vara flexibel i alla typer av marknadsmiljöer. Under svåra tider kan dina leverantörers mål vara att bygga så mycket kontantreserv som möjligt och prioritera kontanter framför vinst. I dessa fall kan de erbjuda mycket djupa rabatter i sina priser i utbyte mot kontanter. Om den större rabatten motiverar användningen av kontanter, ta den.

På samma sätt, om du betalar kontant för små inköp, förhandla fram en extra rabatt från säljarna eftersom du sparar dem kreditkortbehandlingsavgiften. Om de inte är villiga att ge rabatt, använd kreditkort för betalning, men betala avgifterna till kreditkortsföretaget innan ränta debiteras till kontot. Om du använder ett av de bästa kreditföretagen för småföretag får du extra belöningar - miles eller poäng för flygbolag, hotell och måltider - som sparar pengar någon annanstans.

Slutord

Ursprunget till uttrycket "cash is king" är okänt, men dess giltighet i affärsvärlden har aldrig ifrågasatts. Apple, företaget som skapade så ikoniska produkter som iPhone och iPad, är känt för att ha 100 miljarder dollar kontant för att dra nytta av oväntade fynd eller täcka utgifter när försäljningen är mindre än väntat.

Ekonomisk flexibilitet är viktigt för varje företag, särskilt när den framtida ekonomiska miljön är oklar. Genom att använda de rekommenderade kassaflödesstrategierna ovan kan du bygga upp dina bankbalanser, utöka antalet strategiska alternativ som är tillgängliga för dig som företag och minska sannolikheten för att du kommer att tvingas vidta osmakliga eller oroande åtgärder.

Vilka andra tips kan du föreslå för att öka företagets kassaflöde?