Molnbaserade telefonsystem för företag (PBX) - Fördelar och nackdelar, varför byta

Mycket har förändrats sedan Ernestine gladde publiken. "Ma Bell" -monopolet som hon representerade delades upp i mindre regionala företag. Automation förbättrade dramatiskt linjekopplingseffektiviteten och eliminerade i princip mänskliga operatörer. Den cellulära revolutionen eroderade arvleverantörernas dominans och ledde till efterfrågad konkurrens. Och tillkomsten av Voice over Internet Protocol (VoIP) förbättrade avsevärt prestandan och användbarheten för komplexa telefonsystem för företag.

Liksom allt annat i dag fortsätter affärskommunikationen att förändras i snabb takt. Under det senaste decenniet har alltmer sofistikerade och tillförlitliga molnbaserade telefonsystem utnyttjat VoIP och de bästa egenskaperna hos äldre företagstelefonsystem för att skapa en smidig, kostnadseffektiv lösning för dynamiska företag och deras alltid-på-the-go anställda. Om du fortfarande kör din interna och externa kommunikation på ett gammalt skolsystem, är du skyldig till din bottenlinje för att ge molnbaserade system en närmare titt - och överväga allvarligt att göra omkopplaren.

Vad är molnbaserade telefonsystem?

Bygger på "Old School" Business Phone Systems

Molnbaserade telefonsystem förbättras med sina senaste - och fortfarande allmänt använda - föregångare, kända som lokala filialbörser (PBX). Lokala PBX: er är privata kopplings- eller utbytessystem som tillhandahåller interna anslutningar mellan systemanvändare (till exempel anställda på samma kontor), samt anslutningar till det allmänna telefonnätet (för att kommunicera med personer utanför kontoret).

Varje PBX-station, antingen en skrivbordstelefon, modem eller fax, har ett anknytningsnummer som identifierar det internt. Förlängningsnummer kan anpassas till det offentliga numreringssystemet - till exempel kan en telefon vars offentliga nummer är (555) 555-4321 kännas internt som "anknytning 4321" - eller ha sina egna numreringssystem. Nyare PBX-system är ganska sofistikerade och har användbara funktioner som vidarekoppling och automatisk extern uppringning.

När de först träffade scenen markerade PBX: er en stor förbättring jämfört med manuella utbytessystem som kontrolleras av mänskliga operatörer - systemen som är spända av Tomlins Ernestine. Även idag är PBX inte alla dåliga. De är delvis automatiserade och har robusta sammankopplingar som undviker behovet av manuell linjeomkoppling och minskar belastningen på centralbytarutrustning. För varje samtal är de mycket billigare än de system de bytte ut. Och de flesta moderna PBX-system använder lokaliserade VoIP-nätverk, byggda kring lokal hårdvara, som förbättrar deras kapacitet för digitalt kunniga användare.

Emellertid är PBX: er på plats - även VoIP-aktiverade system - helt enkelt inte tillräckligt flexibla för att hantera kraven från en globaliserad, sammankopplad ekonomi som i allt högre grad är beroende av snabb leverans av enorma dataströmmar till och från var som helst på jorden. Följaktligen ersätts PBX: s på plats stadigt med flexibla, mobilkompatibla, molnbaserade VoIP-system som bygger på den grundläggande PBX-modellen - utan dyra, ibland klumpiga hårdvara på plats.

Dessa nya system är växelvis kända som virtuella PBX, moln PBX eller värd PBX. De hyser till SaaS-modellen (software-as-a-service), som tillhandahåller de flesta eller alla funktionaliteten hos lokala system genom ett spridd, molnbaserat system för vilket användare betalar löpande prenumerationsavgifter. Den största skillnaden mellan virtuella PBX: er och moderna lokala system är mängden hårdvara - och tillhörande teknisk expertis - som krävs för att vara fysiskt närvarande i kundens kontor. Eftersom de inte kräver mycket hårdvara eller teknisk hantering på plats är kostnaden för virtuella PBX nästan alltid lägre än på plats.

Här är en närmare titt på sidor och nackdelar i molnbaserade telefonsystem.

fördelar

1. Begränsade hårdvarukrav

Molnbaserade telefonsystem kräver liten eller ingen speciell hårdvara. De är vanligtvis kompatibla med fasttelefoner och mobila enheter, inklusive kontorsbordstelefoner, faxmaskiner och smartphones, inklusive "ta med din egen enhet" (BYOD) smartphones (anställdas ägda enheter som används för personlig och professionell verksamhet).

Naturligtvis utan kostsamma hårdvarukrav är molnbaserade telefonsystem relativt billiga att distribuera. Kunderna betalar helt enkelt pågående prenumerationsavgifter och eventuella kostnader i samband med ringminuter, avgiftsfria telefonnummer, fåfänstnummer och andra tilläggstjänster. Molnbaserade systems brist på skräddarsydd hårdvara ökar även hastigheten för uppkörning - nya kunder behöver inte vänta på att hårdvaran kommer fram efter beställning, och inte heller för att intern IT-personal eller PBX-tillverkarnas anställda installerar och konfigurerar systemet. Virtuella PBX: er är mer eller mindre plug-and-play - även om det naturligtvis finns en kort inlärningskurva, som är fallet med alla nya programvarusystem, oavsett hur användarvänliga.

2. Prenumerationsmodell

De flesta molnbaserade PBX följer en prenumerationsmodell. Kunder betalar i allmänhet en fast, månatlig ränta per användare, som varierar beroende på paket och leverantör ($ 25 till $ 45 per månad, per användare, är typiskt för system med full service). Prenumerationsavgiften inkluderar en mängd användbara funktioner, inklusive samtalskö och parkering, delade rader, intercomfunktioner, vidarekoppling av samtal, samarbete på nätet och mötesfunktioner, internetfax och mer. Det inkluderar också teknisk support, systemunderhåll och annat infrastrukturrelaterat arbete som PBX-användare på plats normalt måste skaffa och betala för sig själva.

Resultatet: en enkel, lättförståelig räkning utan dolda avgifter.

3. Full mobil kompatibilitet

I en on-the-go affärsmiljö där många (om inte de flesta) anställda använder personliga enheter för att bedriva företagsaffärer, är en av de största försäljningsställena för virtuella PBX-system deras mobilkompatibilitet. De bästa virtuella PBX-systemen integrerar sömlöst anställdas mobila enheter utan att kräva att de ändrar antal eller avstå från personlig användning. Många har mobilappar som tillåter åtkomst till de flesta eller alla PBX: s funktioner när du är på språng. Vissa har också speciella interna textmeddelandefunktioner (business SMS) och personsökning.

4. Avlägsna, redundanta bostäder och system

Fysisk säkerhet är ett stort problem för alla företagets hårdvarusystem. Även om det är lugnt nära folk som använder dem, är PBX-system på plats faktiskt ganska fysiskt sårbara. Ett lokalt strömavbrott, naturkatastrof, brand eller rån kan ta en helt lokal PBX ur drift i ett fall. Även när sådana incidenter inte orsakar varaktiga skador, förhöjer de affärsverksamheten och såar kaos.

Virtuella PBX: er har flera lager av fysisk säkerhet, från brandskyddande och redundanta kraftsystem, till biometrisk åtkomstkontroll och 24/7 visuell övervakning. Större molnbaserade PBX-leverantörer har vanligtvis flera datacenter som säkerhetskopierar varandra - i det osannolika fallet att en släpps utan driften fortsätter tjänsten utan avbrott.

5. Datasäkerhet i företagsklass

Datasäkerhet är en annan enorm affärsrisk. Med denna åtgärd är molnbaserade telefonsystem tydligt överlägsna. Out-of-the-box lokala system är bara lika bra som IT-team som stöder dem. Företag som använder lokala system hade bättre har begåvade IT-proffs som kan bygga och upprätthålla ett adekvat cybersecurity-försvar. Molnbaserade leverantörer hanterar datasäkerhet själva och använder modernaste kryptering för att hålla känslig företagsdata och kommunikation ur hackarnas och snoopers händer..

6. Enkel, icke-teknisk administration

Utan esoterisk hårdvara på webbplatsen och komplicerad stödprogramvara är molnbaserade telefonsystem mycket lättare att administrera än deras lokala motsvarigheter. Felsökning, korrigeringar och uppgraderingar hanteras alla på distans av virtuell PBX-leverantörspersonal. I själva verket skryter de flesta ledande molnbaserade system som rankar och arkiverar IT-anställda utan specialiserad systemkunskap - eller till och med nontekniska anställda, till exempel kontorschefer - kan hantera och underhålla sina virtuella PBX: er.

För mindre företag med begränsat internt IT-stöd eliminerar denna lätthet av administration behovet av att hyra dyra specialister eller odla arbete till entreprenörer av okänd kvalitet och kostnad. Och för företag av alla storlekar frigör adminvänliga virtuella PBX: er värdefulla IT-resurser som bättre kan användas till någon annanstans.

7. Omedelbar, världsomspännande räckvidd

Eftersom de integreras sömlöst med mobilnät erbjuder molnbaserade telefonsystem direkt tillgång till fjärranslutna anställda och oberoende entreprenörer, oavsett om de är belägna i nästa län eller halvvägs runt om i världen. Detta är en enorm fördel för mindre företag med spridda arbetskrafter, eftersom det för utomstående förmedlar intrycket av en stor, sammanhängande egen arbetskraft - redovisar bara i hallen från försäljning och så vidare. Kunder, framtidsutsikter och leverantörer som anropar sådana företags huvudkontorslinjer behöver aldrig veta att de överförs till någon hundratals eller tusentals mil bort.

8. Lätt att byta kontorsplatser

Utvecklar ditt företag, minskar det eller flyttar det bara till nya grävningar? Utan någon systemspecifik hårdvara att installera är molnbaserade telefonsystem mycket bärbara. Och eftersom de är helt mobilkompatibla är övergången sömlös - det finns inget avbrott i tjänsten eller tillgängligheten när de dyker upp på nya platser, eftersom användare kan fortsätta att kommunicera på sina mobila enheter.

Däremot orsakar PBX-förändringar på plats oundvikligen viss driftstopp. Beroende på när drifttiden inträffar kan det få negativa konsekvenser för företaget.

nackdelar

1. Potential för högre pågående kostnader efter den första uppstarten

Ett av de starkaste argumenten för PBX-system på plats är deras potential att minska pågående kommunikationskostnader. Beroende på storlek, användning, utrustning och andra faktorer, organisationer kan betala mindre för att hysa och underhålla sina egna PBX-system på lång sikt, relativt de pågående virtuella PBX-abonnemangskostnaderna.

Detta är dock bara troligt fallet för organisationer som inte förväntar sig att flytta sina kontor när som helst snart, eftersom kostnaderna för installation av fasta PBX-system i nya kontor kan vara betydande. Företag som förväntar sig att deras kommunikationsbehov måste förändras betydligt över tid bör också tänka två gånger på att investera i lokala PBX-system, eftersom kostnaderna (arbetskraft och utrustning) förknippade med att lägga till expansionshårdvara snabbt kan öka.

2. Kan bero på signalens styrka på Internet

Vissa molnbaserade system förlitar sig endast på lokala (trådlösa) och trådlösa internetanslutningar. Samtalskvalitet är alltså mycket beroende av anslutningskvalitet.

När anslutningen är dålig eller prickig kan det vara svårt eller omöjligt att föra en röstsamtal, än mindre att göra ett videomöte eller överföra stora mängder data via Internet-fax (papperslöst skicka). Och om anslutningen helt går ut görs telefonstationer som inte är anslutna till mobilnät (t.ex. stationära fasta telefoner) tillfälligt inoperabla. Detta är mindre oroande för företag som bedriver större delen av sin kommunikation på mobila enheter, men ändå värt att komma ihåg.

3. Användningsavgifter kan överraska

Även om vissa molnbaserade system erbjuder obegränsade samtalsplaner, tar andra ut en schablonbelopp för ett fast antal minuter (säger, 1 000 minuter per användare, per månad) och fakturerar resten till fast eller variabel per minut. Begränsade samtalsplaner är vanligare vid lägre prispunkter, så företag som väljer till synes budgetvänliga planer är de som troligtvis får klistermärkechock efter att ha fått sina första räkningar.

Användningsavgifter är också problematiska för globala företag som har många kunder eller teammedlemmar utomlands - till exempel företag som parar USA-baserat konto, försäljning och verkställande team med back-end-utvecklings- eller tillverkningsteam baserade på billigare arbetsmarknader. Som minimum måste beslutsfattare noggrant spela ut sina kommunikationsbudgetar och förväntade användningshastigheter för att avgöra om en obegränsad virtuell PBX-plan är vettig och välja sin leverantör i enlighet därmed.

4. Potential för leverantörens inlåningsperiod

Vissa molnbaserade telefonsystemförsäljare kräver inlåsningsperioder för nya kunder, liknande mobiltelefonkontrakt. Andra erbjuder helt enkelt rabatter för längre löptid i bulk - till exempel en 20% prissänkning på abonnemang som betalas ett år i förväg. I båda fallen finns det en skyldighet eller ett uttryckligt incitament att förbli lojal. Detta ökar kundernas risk att fastna med sub-par service på vägen.

Som sagt är det mycket lättare att byta leverantörer av molnbaserade telefonsystem efter att en inlånings- eller förskottsprenumerationsperiod löper ut än att byta leverantörer på plats, vilket kräver avskrivning av tusentals dollar i utrustning och väntar på att ny hårdvara ska komma fram och omskolning av personal kring en ny kommunikationsarkitektur.

Hur man byter till ett molnbaserat telefonsystem

Att byta till ett molnbaserat telefonsystem är inte ett svårt förslag. Om du någonsin har installerat (eller varit inblandad i installationen av) en PBX på plats, kommer du att bli förvånad över hur smidigt en väl oljad virtuell PBX dyker upp.

Som sagt, det finns många konkurrerande virtuella PBX: er ute. Eftersom ditt företag inte kan trivas utan ett robust, flexibelt kommunikationssystem är det viktigt att utvärdera de relativa fördelarna med så många alternativ som möjligt och avgöra vilken leverantör som bäst passar dina behov.

Filtrera dina val genom dessa frågor och överväganden, tillsammans med andra som kan tillämpas snävare för din specifika affärssituation:

• Användarräkning. Hur många anställda eller användare förväntar du dig att ha på ditt system? Förväntar du dig tillväxt på kort sikt? Företag som planerar för tillväxt bör se till molnleverantörer som rabatterar större kunders per användare användare.
• Avgiftsfritt samtal. Har ditt företag ett avgiftsfritt nummer, antingen i USA eller internationellt? Behöver du mer än en? Hur tungt används det? Företag som behöver avgiftsfria nummer bör se till leverantörer med gott om avgiftsfria samtalstillägg och låga minuters priser för samtalstid som överskrider plantrösklarna.
• Samtalskomplexitet. Hur komplicerade är dina samtalshanteringsbehov? Har du till exempel flera samtalgrupper, uppdelade efter avdelning eller något annat klassificeringsschema? Behöver du parkera eller skärmsamtal? Behöver du enkel åtkomst till samtalsloggar? Behöver du delade rader, sökning eller intercomfunktioner? Se till att granska varje kandidatleverantörs samtalshanteringsfunktioner noggrant och se till att de är tillgängliga med din valda plan.
• Konferens-, mötes- och samarbetsbehov. Fjärransamarbete är ett faktum från 2000-talets affärsliv. Leta efter virtuella PBX-leverantörer som erbjuder fullständiga samarbetssviter, helst i generösa eller obegränsade paket: affärs-SMS, internetfax, mobil- och stationär videokonferenser, delning av mobila och stationära skärmar för presentationer och liknande.
• Krav på hårdvara. Är dina stationära hårdvarubehov fixade? Företag med flexibla eller variabla telefonbehov bör undersöka telefonuthyrning som erbjuds av vissa virtuella PBX-leverantörer. Det är vanligtvis en extra kostnad (ingår inte i prenumerationspriser) förknippad med den här tjänsten, men det kan vara lättare - och, under korta perioder, mycket billigare - än att köpa faktiska telefoner.
• Programvaruintegrationer. Lita ditt företag på andra molnbaserade mjukvarutjänster, till exempel Box, Dropbox, Salesforce.com eller Zendesk? Leta efter molnbaserade telefonsystem som integreras med dessa produkter för att förbättra specifika moln PBX-funktioner, till exempel internetfax och samarbetsverktyg.

Som nämnts finns det många virtuella PBX-leverantörer att välja mellan. Inte alla skapas lika.

Ringcentral, en av de mest framstående och väl ansedda molnbaserade operatörerna i USA idag, tar upp dessa överväganden och sedan några. I likhet med andra molnbaserade system är RingCentral en nyckelfärdig lösning som inte kräver klumpig hårdvara eller teknisk expertis på plats. Det är lätt att implementera och hantera, och det erbjuder en mängd fördelar som många av dess konkurrenter inte kan matcha.

De procedurer och fördelar som beskrivs nedan är specifika för RingCentral, men också ungefär jämförbara med andra avancerade virtuella PBX-leverantörer. Om du bestämmer dig för att ett annat alternativ är bättre för ditt företags behov kan du fortfarande använda följande som en grov guide.

Genomförande

För att komma igång med RingCentral installerar du helt enkelt sin mobilapp på varje smartphone du planerar att överföra till systemet. Anslut sedan dina IP-aktiverade skrivbordstelefoner och stationära datorer till din kontors internetanslutning.

Under hela processen är du ihopkopplad med en RingCentral implementeringsspecialist, som leder dig genom förväntat användarantal, hårdvarukrav, radkrav (lokalt, avgiftsfritt, fåfänga), befintligt nummeröverföring och andra viktiga överväganden. Din specialist kan hjälpa dig med grunderna i systemet, eller du kan använda en användarvänlig onlineguide för att lära dig repen - inklusive hur du lägger till nya användare, telefoner och telefongrupper (avdelningar).

Förvaltning

Din administratör - dig själv, en IT-anställd eller någon annan du litar på för att ha tillsyn över systemet - kan hantera hela systemet, på alla enheter och kontorsplatser, direkt från ett RingCentral-skrivbord eller mobilapp. De flesta (om inte alla) förvaltningsaktiviteter är tillräckligt enkla för att hanteras utanför ditt företags IT-biljettram, så att den dagliga verksamheten med att driva dina företagstelefoner inte stör - eller till och med korsar i de flesta fall - din IT-verksamhet. Många enhets- och användarspecifika ändringar och hanteringsuppgifter kan också hanteras på användarnivå, med eller utan administratörens kunskap eller tillstånd.

Viktiga RingCentral-fördelar

1. Obegränsad inrikessamtal med alla planer
Alla RingCentral-planer har obegränsade inhemska (U.S. och Kanada) samtal, så du behöver inte oroa dig för att samla in okänsliga räkningar på vanliga inhemska affärssamtal. Priser per minut för internationella samtal varierar beroende på land, samtalstyp (fast telefon eller mobil) och lokalt område eller stadskod, men börjar på mindre än $ 0,04.

2. Alternativ för telefonuthyrning
RingCentral har ett telefonuthyrningsalternativ för företag med varierande fastighetsbehov. Detta är en trevlig fördel för säsongsbetonade företag som anställer nya försäljnings- eller kundkontaktpartners under några veckor eller månader under året - och ett trevligt alternativ att betala hundratals eller tusentals dollar i förskott för dussintals telefoner, bara för att chucka dem i förvaring i månader i slutet.

3. Sömlös, standardiserad samtalshantering och telefonsystemadministration över alla enheter
RingCentrals samtalshanteringsfunktioner inkluderar anpassningsbara svarsregler, vidarekoppling av samtal, visning av samtal, inspelade samtalsloggar, närvaro, intercom och personsökning, konferenser och mer. Dessutom ingår de i alla planer utan kostnad, vilket innebär att småföretag som arbetar med en shoestring-budget får samma samtalshanteringsfunktioner som de stora pojkarna.

4. Robust samarbets- och konferensförmåga
Förutom de gamla skolans samarbetsfunktioner som konferenssamtal, har RingCentral imponerande samarbetsverktyg: Glip, ett produktivitetsverktyg med chattfunktioner i realtid; multi-point desktop och mobil konferenser; och mobila mötesverktyg, inklusive skärmdelning och andra användbara funktioner. RingCentral hävdar faktiskt att dess konferens- och samarbetsverktyg, plus robusta integrationer med molnlagrings- och fildelningsprogramvara eliminerar behovet av fristående telepresence eller virtuella mötesystem.

För kontantbelagda företag som föredrar att betala för så få molntjänster som möjligt är detta ett stort mervärde. Många andra virtuella PBX-leverantörer erbjuder inte samma nivå av samarbetsservice.

5. USA-baserad implementering och support
RingCentrals supportpersonal är U.S.-baserad, vilket innebär att den förstår hur affärer görs i USA, svarar på dina behov och har sina bästa människor på jobbet när du är.

6. Kraftfulla integrationer
RingCentral integreras med nästan ett dussin SaaS-plattformar, från säkra fillagringssviter till plattformar för affärsprocesshantering:

• Låda
• Dropbox
• Skrivbord
• Google
• Office 365, Outlook och Skype for Business
• Orakel
• Zendesk
• Salesforce.com
• ServiceNow

Med dessa integrationer är RingCentral mer än ett samtalshanteringssystem - det är en värdefull affärsproduktivitetsmotor.

7. Funktionsrika planer till konkurrenskraftiga kostnader
RingCentral är inte det billigaste molnbaserade telefonsystemet. Vissa av de mindre kapabla konkurrenterna kan ta ut mindre eftersom de erbjuder mindre: färre integrationer, mindre generösa samtalstider och begränsat stöd.

Men med tanke på dess imponerande kapacitet är RingCentral definitivt konkurrenskraftig på kostnad. Baslinjen Standardplan börjar på $ 24,99 per månad, per användare, efter en 30-dagars gratis provperiod. Premiumplanen, som har mer generösa avgiftsfri samtalminutt och samarbetsavgifter, plus en mängd funktioner (inklusive vissa integrationer) som inte finns med Standard, är $ 34,99 per månad per användare. Och den övergripande generösa Enterprise Plan, skapad för större företag, kostar $ 44,99 per månad per användare.

Dessa prispunkter är i linje med, eller till och med lägre än andra virtuella PBX-leverantörer. Men återigen är varje verksamhet annorlunda. Innan du hoppar ombord med RingCentral eller något annat molnbaserat telefonsystem, se till att deras erbjudanden och priser pratar med dina behov.

Slutord

En vän som arbetar inom IT påpekade nyligen för mig att vi i en inte alltför avlägsen framtid kommer att titta tillbaka och fråga: "Hur gick människor någonsin utan smartphones som är anslutna till deras kroppar?" Jag parafraserar, men poängen var klar: Kommunikationstekniken förändras snabbt och ibland oförutsägbara sätt. Varför do måste vi dra våra telefoner ur fickorna och låsa upp skärmarna för att ringa samtal eller ansluta till Internet, när det skulle vara mycket lättare att bara vända handlederna, snurra fingrarna eller kasta ögonen? Så småningom kan vi alla gå runt med biosäkra kommunikationsenheter inbäddade i våra huvuden eller lemmarna - för varför inte?

På kort sikt spelar en liknande (om mindre dramatisk) dynamik ut i affärskommunikation. Molnbaserade telefonsystem är ännu inte riktigt tabeller för små, medelstora eller till och med företagsskaliga företag. Men när tiden går och fallet för smidiga telekommunikationslösningar blir ännu starkare kommer företag som fortsätter att hålla sig fast vid äldre system alltmer att betraktas som nyfikenheter.

Sammanfattning: Såvida du inte har resurser och personlig disciplin för att verkligen leva av nätet är det svårt att motstå (eller till och med göra ett motstående) överlägsen teknik som förbättrar effektiviteten och produktiviteten. Visst inte när du har ett ansvar att göra rätt av dina anställda, kunder och aktieägare.

Använder du ett molnbaserat telefonsystem för ditt företag? Om inte, överväger du en växel när som helst snart?