10 enkla sätt att förbättra dina företags skrivfärdigheter

Tänk nu på hur mycket tid du har slösat bort med att försöka dechiffrera ett e-postmeddelande eller en rapport som är dåligt skriven. Det är inte bara frustrerande och irriterande att läsa, utan dåligt skrivande kan också leda till allvarlig felkommunikation, förlorade möjligheter eller till och med arbetsplatsolyckor.

Poängen här är att bra skrivkompetens är värdefull på flera sätt. Och att ta tid att förbättra din kan betala betydande utdelningar under hela din karriär. Låt oss titta på flera tekniker du kan använda för att förbättra dina företags skrivfärdigheter.

Värdet på solida skrivfärdigheter

Bra skrivande är viktigt i arbetskraften av flera skäl.

För det första, att vara en bra författare hjälper dig att sticka ut från mängden och förbättra dina chanser för en kampanj eller höja. Det kan hjälpa dig att övertyga din chef att vidta åtgärder för projekt och idéer du brinner för. Bra skrivande gör att du framträder mer intelligent, trovärdig och professionell. Det hjälper till att undvika förvirring och felaktig tolkning, skapa förtroende och rapport med kollegor och vinna klienter.

Bra skrivande är särskilt viktigt på grund av vår ökade användning av sociala medier. Vi har alla sett proffs på Twitter, LinkedIn eller Facebook felstavade ord eller använda ett ord fel. Detta är inte bara pinsamt när det händer med dig, utan det kan också påverka ditt rykte och trovärdighet i framtiden.

Ditt författande är ett av de primära medierna där du kommer att bedömas under hela ditt liv. De e-postmeddelanden, texterna och rapporterna du skickar dagligen är en fysisk representation och registrering av du. Med tiden bygger dessa representationer ditt rykte och påverkar de relationer du behöver för att trivas i din karriär.

Ditt föredrag kommunicerar dina tankar, och det är viktigt att dessa tankar förmedlas på det tydligaste, mest vältaliga sättet som möjligt.

Kurt Vonnegut sa: "Varför ska du undersöka din skrivstil med idén att förbättra den? Gör det som ett märke av respekt för dina läsare, vad du än skriver. ”

Oavsett om du är en entreprenör som behöver skriva ett bra pressmeddelande, en chef som skriver dagligen e-postmeddelanden till ett upptaget team eller någon som söker ett nytt jobb som behöver skriva ett vinnande brev, är goda kommunikationsförmågor ett måste. Ord spelar roll i livet, och du kommer att dra stor nytta av att veta hur du använder dem effektivt.

Hur du kan förbättra dina skrivfärdigheter

Bra skrivande tar tid och öva. Som den ikoniska affärsmannen David Ogilvy sa: ”Bra skrivande är inte en naturlig gåva. Du måste lära dig att skriva bra. ”

Det finns flera sätt du snabbt kan göra förbättringar av ditt eget skrivande.

1. Tänk innan du börjar skriva

Innan du börjar skriva något, sluta och tänka på vad du vill och behöver säga. Fråga dig själv: "Vad behöver den här personen veta eller förstå efter att ha läst det här e-postmeddelandet?"

Du kan också använda "5 Ws + H" som alla journalister använder när de skapar sitt arbete:

• Vem: Vem är min publik?
• Vad: Vad behöver de veta?
• När: När gäller detta, när hände detta eller när behöver de veta det av?
• Var: Var händer det här?
• Varför: Varför behöver de den här informationen??
• Hur: Hur ska de använda den här informationen?

Du måste också fråga dig själv, "Behöver jag verkligen skicka det här e-postmeddelandet?"

Professionals inom varje sektor översvämmas med e-post varje dag, av vilka många är onödiga. Spara dig själv och din läsare tid genom att se till att varje e-postmeddelande du skickar verkligen är nödvändig och relevant.

2. Håll det kort

När du har identifierat vad du behöver säga, kom till punkten snabbt. Människor pressas alltid i tid, och de kommer att uppskatta din korthet.

Behöver du mer övertygande? Stanna upp och tänka på hur frustrerad du känner dig efter att ha läst ett e-postmeddelande som är tre gånger längre än det behöver vara, med de viktigaste punkterna nedgrävda i botten. Det är slöseri med tid och energi, rätt?

Låt inte din publik gå igenom detta - var kort.

Det kan hjälpa till att tänka på hur folk läser. Romanen Elmore Leonard erbjuder några kortfattade men bra råd när han säger: "Försök att lämna den del som läsarna tenderar att hoppa över." Generellt betyder detta långa stycken som har mer att göra med vad du vill säga än vad läsaren behöver höra. Ha alltid din läsare i åtanke.

Om du upptäcker att du inte kan skriva ett e-postmeddelande som är mindre än en halv sida lång, är e-postmeddelandet inte det bästa sättet att kommunicera denna information. Ring istället personen och prata direkt med dem.

3. Undvik pretentiösa ord

Skrivet är ditt mål att vara tydlig och direkt. Om din läsare måste använda Google för att dechiffrera vad du försöker säga kommer de att känna sig utlänade och irriterade.

Mark Twain sa en gång, "Använd inte ett ord på fem dollar när ett femtio cent ord kommer att göra." Undvik frestelsen att använda blommiga, pretentiösa ord för att låta smartare. Håll dig med de femtio cent orden.

På samma sätt, undvik jargon när det är möjligt. Jargon får dig ofta att låtsas pretentiös, och det kan göra att din läsare ytterligare främjar. Skriv istället så du pratar. Håll det naturligt och direkt.

4. Använd Active Voice

Aktiva meningar är direkta, djärva och mer intressanta än passiva meningar. Passiva meningar är svaga och ordliga; de är som en slapp handskakning. Ditt förslag kommer att förbättras dramatiskt om du strävar efter att använda aktiva meningar när det är möjligt.

Titta till exempel på de två meningarna nedan:

1. Katten repade kvinnan.
2. Kvinnan repades av katten.

Den första meningen skrivs med den aktiva rösten. Det är tydligt och direkt. Den andra meningen är passiv.

I en aktiv mening, ämnet utför verbets handling. I en passiv mening låter motivet handlingen hända till dem. Här är ytterligare ett enkelt exempel:

1. Golfspelaren slog bollen.
2. Bollen slogs av golfspelaren.

I första meningen utför personen (golfaren) handlingen (slå bollen). I den andra meningen kommer ämnet (golfspelaren) efter verbet; den får handlingen.

För att upptäcka den passiva rösten, leta efter former av verbet "att vara", till exempel "kommer" eller "var", framför ett verb. Till exempel "Mötet kommer att hållas klockan 20", är passivt. Säg istället: "Mötet är kl. 20."

5. Var alltid professionell

Ibland är det frestande att kasta in ett skämt eller ta med något kontorsskvaller i ett e-postmeddelande. Dessa tillägg bidrar dock inte till ditt meddelande och kan påverka ditt rykte negativt. De är också lätt missförstådda.

Ja, du måste vara äkta och låta din röst lysa igenom i ditt skrivande. Men du måste också vara professionell; det är en balansräkning. Ett bra sätt att kontrollera att innehållet är lämpligt är att fråga: "Skulle jag vara bekväm med det här om det var på tidningens första sida i morgon?" Om det gör att du kryper, gör du redigering.

6. Förklara din uppmaning

Din affärskommunikation skickas med ett syfte; det är sällsynt att du skriver ett e-postmeddelande som är rent informativt. Chansen är stor att du behöver din läsare för att göra något: ringa dig tillbaka, ge dig mer information, bekräfta deras närvaro vid ett möte, och så vidare.

Lämna det inte upp till din läsare att ta reda på vad du vill att de ska göra med den här informationen. Stava ut det och var specifik. Till exempel:

• Skicka tillbaka alla ändringar senast 17:00 på tisdag.
• Ring tillbaka den här klienten före fredagen för att lösa problemet.

Var tydlig med vad du vill och du kommer antagligen att få bättre resultat från dina läsare.

Proffstips: Tänk på att om du behöver omedelbar åtgärd på något, prata personligen med mottagaren. Stig upp från ditt skrivbord och gå till deras kontor eller ring dem i telefon. Skrivande är ett viktigt medium, men ingenting slår en konversation när du behöver göra något.

7. Använd din e-post ämnesrad på lämpligt sätt

E-postens ämnesrad är ett kraftfullt verktyg; tänk på det som rubriken för din e-post. En rubriks uppgift är att se till att kroppen läses. För att göra detta måste rubrikerna vara korta, direkta, kraftfulla och specifika.

Se till exempel de två e-postraderna nedan:

1. Måndagens möte
2. Besöker måndag 14 oktober 14:00 kvartalsrapportmöte

Den första ämnesraden är vag och lämnar många frågor obesvarade. Vilket måndagsmöte? Vad handlar mötet om? Behöver jag till och med veta om detta möte?

Den andra ämnesraden är mycket mer specifik och därmed mer sannolikt att den öppnas och läsas snabbt. Den kommunicerar vilket möte författaren talar om, när det är och vad du kan behöva när du deltar i det här mötet.

Lämna aldrig ämnesraden för e-post tom. E-postfilter kategoriserar ofta tomma ämnesrader som skräppost, så fyll det ut för att undvika att din e-post missas.

Proffstips: Om du bara behöver ställa en enkel fråga, använd tekniken End of Message (EOM). Skriv bara din fråga i e-postraden och lägg till "EOM" i slutet. Detta sparar läsaren tid eftersom de snabbt kan svara utan att behöva läsa mer överflödig text.

Till exempel kan ämnesraden säga: ”Kommer du att delta i måndags 14.00-möte? EOM.”

Se till att dina mottagare vet vad EOM betyder innan du använder den här tekniken. Sedan kommer de helst att svara i ämnesraden på sitt e-postmeddelande något som "Ja, jag kommer att vara där. EOM.”

8. Håll dig fast vid ett ämne i e-postmeddelanden

Håll dina e-postmeddelanden fokuserade på en specifik punkt eller idé när det är möjligt. Om du behöver ta upp ett annat ämne, skriv ett separat e-postmeddelande. Att fokusera på ett ämne per e-post ger din läsare tid att bearbeta det du säger och svara direkt. Det hjälper dem också att organisera sina e-postmeddelanden mer effektivt och hitta arkiverade e-postmeddelanden snabbare.

Nedan är till exempel ett exempel på ett e-postmeddelande som täcker för många ämnen:

E-post ämnesrad: Måndagens möte 

Kropp: Hej Steve, 

Tack för allt ditt arbete med kvartalsrapporterna förra veckan. Du gjorde ett trevligt jobb! Jag tror bara att vi måste förkorta intro, men annat än att det är fantastiskt.

Jag skrev för att se om du skulle delta i måndagsmötet. Om så är fallet, kan du ta med en kopia av ditt första kvartalsrapportutkast? Jag skulle vilja visa det för Susan.

Har du någonsin berört basen med Al Thompson i Syracuse? Han hade några klagomål på sin sista leverans och vi måste se till att de tas upp. Låt mig veta hur det visar sig.

Tack,

Jim

Stoppa och fundera över hur många saker Steve har blivit ombedd att ta itu med i det här e-postmeddelandet.

Först måste han ta reda på om Jim vill att han ska redigera introduktionen, eller om Jim kommer att göra det själv; det är inte klart. Han måste sedan bekräfta att han kommer att vara på måndagsmötet, och också komma ihåg att ta med rapporten. Till sist måste han ta itu med kundens klagomål och berätta för Jim vad som hände.

E-postmeddelandet har några viktiga påminnelser i det, och Steve kanske vill spara det. Men rubriken säger helt enkelt: "Måndagens möte." Om han vill spara det som en påminnelse för att hantera de klagomål som kunderna har, har rubriken inget med själva ämnet att göra. Han måste komma ihåg att påminnelsen om att hantera kundens klagomål stod i e-postmeddelandet "Monday's Meeting."

Gör dina läsare en tjänst och gör saker så enkla som möjligt för dem. Håll det enkelt med ett ämne per e-post.

9. Använd aldrig e-post för att leverera dåliga nyheter

Använd aldrig e-post för att leverera dåliga nyheter. Om du behöver permittera någon i ditt team, eller ge feedback som låter mindre än rosa, gör det personligen. Det är lätt för missförstånd att ske via e-post, en möjlighet som förstärks när du använder e-post för att leverera dåliga nyheter. Personligen kan du kommunicera med medkänsla och empati, och du kan använda ditt kroppsspråk och din tonal för att ytterligare förmedla din uppriktighet och avsikter. Det här är något du bara inte kan göra via e-post.

10. Korrekturläsning, Korrekturläsning, Korrekturläsning

Grammatik och stavfel är pinsamma och de skadar din trovärdighet. Visst, du kan lita på stavcheckverktyg, men de fångar inte allt, särskilt ord som används utanför sammanhanget.

När du är klar med att skriva, läs korrekturläsningen omedelbart. Och, när det är möjligt, lägg bort den och läs den igen några timmar (eller några dagar) senare. Att ge dig själv lite avstånd från skrivandet hjälper dig att upptäcka misstag du kan ha missat vid den första genomläsningen.

Proffstips: När du läser korrekturläsning, läs varje mening noggrant. Ta råd från George Orwell, som säger: ”En skarp författare, i varje mening som han skriver, kommer att ställa sig själv åtminstone fyra frågor, alltså: Vad försöker jag säga? Vilka ord kommer att uttrycka det? Vilken bild eller idiom kommer att göra det tydligare? Är den här bilden tillräckligt fräsch för att få effekt? Och han kommer förmodligen att fråga sig själv två till: Kan jag säga det mer inom kort? Har jag sagt något som är undvikligt fult? ”

Om e-postmeddelandet eller rapporten är särskilt viktigt, ge det till en betrodd vän eller kollega att läsa igenom innan du skickar den till den avsedda målgruppen. Ett nytt ögonpar kan upptäcka ytterligare misstag som du missade.

Proffstips: Om du tycker att du behöver ytterligare hjälp med att skriva ditt företag kan du använda en tjänst som Grammarly, som skannar din text och identifierar både enkla och komplexa grammatiska misstag (inklusive korrekt stavade ord som används i fel sammanhang). Du får också förklaringar till varje misstag så att du kan förbättra ditt skrivande i framtiden.

Slutord

Vem som helst kan lära sig att vara en bättre författare, och det bästa sättet att förbättra ditt eget skrivande är att öva. Ju mer du skriver, desto bättre blir du. Du kan också överväga att ta en kostnadsfri online-kurs för affärsskrivning genom Coursera. Klassen skapades av University of Colorado-Boulder och är gratis om du granskar.

Vilka misstag gör du oftast i ditt företagsskrivande? Vad tycker du att du gör bra?