Hur man skapar ett hemarkiveringssystem för journalföring

Men att slutföra dina årliga skatter är inte det enda skälet till att ha ett bra arkiveringssystem på plats. Det är avgörande att behålla kvitton för att visa hur mycket du betalade för fastigheter och investeringar, samt för att bevisa när köpen gjordes. Det är nästan omöjligt att få ett lån utan att redovisa dina inkomster och utgifter.

Att hålla reda på pappersarbete är en nödvändighet, och det kan orsaka problem för dem som är oförberedda och oorganiserade. Det kan emellertid vara ganska enkelt att skapa ett hemarkiveringssystem som är vettigt.

Ställa in ett arkiveringssystem

Om du ännu inte har konverterat till ett papperslöst system för att lagra dokument kan du fortfarande enkelt hantera ett system för att hålla reda på alla dina poster.

1. Köp nödvändiga leveranser

Besök din favoritbutik för kontorsmateriel och gör följande köp:

En fickfils i brevstorlek som expanderar till tre och en halv tum (ungefär $ 3)
Flera filmappar (mindre än $ 1 vardera)
Etiketter för dina filmappar (cirka $ 3 för ett paket med 250 etiketter)

2. Skapa etiketter

Märk årets expanderande mapp. Skapa sedan en etikett för varje filmapp enligt följande:

Personliga utgifter, som kläder, böcker, livsmedel och underhållning
Medicin / tandvård
Elräkningar
Stora inköp och hemförbättringar
kontoutdrag
investeringar
Kreditkortutdrag och kvitton
Betala stubbar
Skatteregister

3. Ordna dina dokument och filer

När du har märkt dina mappar börjar du organisera ditt arkiveringssystem. När året går kan du lägga till fler mappar för att hålla kvitton för nya kategorier som du behöver hålla reda på, till exempel utgifter för utbildning, husdjur eller resor.

Placera dina mappar i den expanderande mappen och håll ditt arkiveringssystem ordentligt i ett låda eller arkivskåp. När du gör ett köp eller en fakturobetalning, gör det till en vana att omedelbart placera kvittot i rätt mapp.

Skapa en mapp som heter "Räkningar att betala." Förvara den här mappen på en mycket synlig plats så att du påminns om att gå igenom den regelbundet för att betala dina utestående räkningar. Efter att ha betalat varje faktura, placera posten i rätt mapp i ditt arkiveringssystem.

Du bör också skapa en mapp med namnet "Behöver uppmärksamhet." Om du till exempel behöver göra en förfrågan om en misstänkt debitering på ditt kreditkort, eller om du behöver kontakta en leverantör som inte gav dig kredit för att ha betalat din senaste räkning, bör du hålla ett register eller påminnelse i den här mappen.

Daglig arkiveringsmetod

Genom att implementera detta system kan du minska den tid du spenderar på att söka i spridda papper genom att ha dina filer ordnade i organiserade, lämpligt märkta filer. Skapa en daglig rutin för att behålla dina filer konsekvent och korrekt:

Samla posten och gå igenom det vid ditt skrivbord eller köksbord.
Öppna varje post och placera skräppost och kuvert som ska återvinnas.
Lägg räkningar i mappen ”Räkningar att betala”.
Placera kvitton i rätt mapp. Exempelvis bör sammanfattningar av medicinska tjänster läggas i mappen “Medicin / tandläkare”.
Allt som behöver omedelbar uppmärksamhet bör gå in i mappen "Behov av uppmärksamhet" så att du snabbt kan ta hand om den.

Vad du ska hålla och hur länge

I de flesta fall bör du föra register i minst tre år, eftersom IRS vanligtvis söker tre år i din historia under en skatterevision. IRS kan dock välja att söka ytterligare tre år i din historik, så av det skälet är det tillrådligt att spara poster i sex år.

Här är några poster du bör hålla i sex år:

Kvitton för eventuella avdrag som du angav i din självdeklaration
Mäklare uttalanden för transaktioner som rapporteras på din självdeklaration
Poster som hänför sig till försäljningen av ett hem eller annan egendom som rapporteras på din självdeklaration
Registrering av inkomster och utgifter som rapporteras för ditt lilla företag på din självdeklaration

Varje papper som stöder information som rapporteras om din självdeklaration ska sparas under de sex åren efter det datum du lämnade in.

Det finns dock några poster du vill behålla för alltid:

Skatteåterbäring
kontrakt
Fastighetshandlingar och slutförklaringar
Register över dina bidrag till dina pensionsplaner
Livförsäkringar
Fastighetsplaneringsdokument, till exempel fullmakt eller förtroendeavtal

Pappersarbete som ska kasseras

När du har slutfört din skattedeklaration för året finns det några pappersarbete som kan kasseras. Om det inte gäller din självdeklaration, bör du kunna bli av med följande artiklar:

Bankinsatser och bankomatkvitton
Lönecheckstubbar
Kvitton för verktygskabelräkning

Slutord

Det finns ingen tid som nuet att börja organisera dina pappersarbete. Ju förr du skapar ett organiserat arkiveringssystem, desto tidigare kan du skörda fördelarna med ett avtryckt hem eller kontor. Du kan också hitta det mycket lättare att få tillgång till pappersarbete eller spela in när du behöver det.

Använder du ett hem arkiveringssystem? Vilka strategier har fungerat bra för dig?

(fotokredit: Bigstock)