7 fördelar med Live Online Customer Service Chat - Spara tid, pengar och förvärring

Det finns bara så många sätt att kontakta ett företag och var och en har allvarliga nackdelar. När du försöker ett telefonsamtal riskerar du att spendera värdefull tid på att navigera i telefonträd och vänta i vänteläge, bara för att försöka förklara problemet för någon som kanske inte förstår ditt problem, kanske inte vet de finare poäng på engelska eller kanske inte kan att hjälpa. När du försöker e-post kan du behöva vänta dagar för att få ett formulärbrev som inte ens tar upp problemet. Om du använder faxmaskinen eller skickar ett brev ökar bara oddsen för ett otillfredsställande eller otydligt svar.

Den senaste innovationen inom kundservice är onlinechatt. Till skillnad från tidigare "framsteg" inom kundserviceteknologi som telefonträd, röstigenkänningssystem och internationella callcenter, har chatt online enorma möjligheter att verkligen förbättra kvaliteten på tjänsten du får. Överväg dessa sju sätt att använda chattar till din fördel.

1. Få det med att skriva
Hur många gånger har en kundservicerepresentant gjort dig ett erbjudande via telefon som aldrig uppkom? Tidigare, allt du skulle ha är ditt ord mot deras. Visst, konversationen "kan ha spelats in för kvalitetssäkring", men jag har ännu inte stött på ett företag som kommer att spela upp det för att bekräfta ditt påstående.

När du kommunicerar via en onlinechatt kan du enkelt kopiera, klistra in och spara sessionen för senare referens. De flesta företag skickar till och med automatiskt transkriptet till dig. Jag fick nyligen en servicekredit på $ 100 efter att jag presenterade ett chattutskrift där en representant lovade mig en rabatt på 100 $. Medan företaget senare försökte hävda att mitt köp inte var kvalificerat, hade jag deras representants skriftliga ord att jag skulle få rabatten, så de hade inget annat val än att ge mig kredit.

2. Be om ersättning, lugnt och säkert
Jag försöker alltid få de mest gynnsamma kundtjänstresultaten, samtidigt som jag försöker att vara artig och professionell på samma gång. Om jag har problem som kund kan jag bara föreställa mig hur illa det måste vara för företagets anställda. När jag chattar online är det så mycket lättare att uttrycka min missnöje utan att bli upprörd. Jag möter inte frestelsen att lyfta min röst eller bli alltför känslomässig när jag kommunicerar via text. Jag har också befunnit mig mycket mindre bashful när det gäller att be om kompensation från en kundtjänst. Allt jag behöver göra är att skriva, "Jag är inte nöjd och vill ha någon kompensation." När jag har gjort det har resultaten överskridit mina förväntningar.

3. Kommunicera tydligt
Om du försöker kontakta ett stort företag kommer du snabbt att uppleva vår ekonomiska globala karaktär. Jag har inget emot någon, i det här landet eller någon annan, som inte talar engelska med samma accent som jag. Men exakt kommunikation, särskilt när det gäller att lösa tvister, kan vara omöjligt via telefon när man pratar med någon med en helt annan accent eller utan bra telefonetikett. Under en chatt online är accenter och sångkvalitet aldrig ett problem. Jag kan också klippa och klistra in långa ordernummer, spårningsnummer och bekräftelseskoder utan att oroa mig för att kundservicerepresentanten och jag inte hör varandra korrekt när det gäller bokstäver och siffror. Vi sparar tid genom att inte upprepa oss själva och korrigera varandra.

4. Tala för någon annan
Det finns många orsaker till att du kan behöva hjälpa någon annan med sina kundtjänstproblem, men du kanske inte vill hävda att du är dem via telefon eller personligen. Till exempel lägger min fru och jag ofta kundserviceförfrågningar för varandra. Ännu ofta hjälper vi våra föräldrar med dator- och teknikproblem eftersom vi har en bättre förståelse för språket och problemen. Vi lurar inte systemet, men jag kan inte posera som min fru via telefon. När du deltar i en onlinechatt kan du enkelt representera en familjemedlem utan att känna att du ljuger.

5. Spara tid
Kundtjänstchatt-sessioner sparar tid på många sätt. När du inleder en chatsession hittar du sällan dig själv så länge du kan göra när du ringer. Medan varaktigheten på en chatsession kan vara längre än för ett vanligt telefonsamtal, är din tid som samarbetar med företaget bara en bråkdel av den tid du skulle spendera på telefonen. När jag försöker lösa ett problem på nätet, kan jag prata i telefon, fullfölja andra uppgifter eller till och med göra samtidigt chattar med andra företag. Jag tycker att jag är mycket mer produktiv när jag väntar på chatsvar än när jag väntar på telefonen.

6. Minska repetitionen
Hur ofta har du hittat att du återigen anger och upprepar ditt kontonummer, personnummer eller arten av din situation till olika telefonrepresentanter? Bör inte systemet visa ditt nummer när de har det, och är inte grundproblemet redan på posten? Eftersom chatsessioner är enkla, delbara textversioner av din konversation, kan andra representanter enkelt se filen och hämta in din historik innan de går med i en konversation. När du ber att prata med en överordnad behöver du inte hashas hela upplevelsen. Eftersom allt är i skivan, måste du också vara noga med att titta på ditt språk och hålla ett lugnt sätt, och du kommer att se fördelarna med bättre och snabbare service.

7. Håll integriteten
De flesta människor jag känner har inte lyxen att arbeta på ett kontor med en dörr. Idag arbetar även högkompenserade anställda i skåp omgiven av dussintals medarbetare. Jag är en privatperson, och jag är inte bekväm att lufta alla detaljer i mitt personliga liv och ekonomi med alla som råkar vara i öronskott. Och jag undviker att tillkännage och upprepa mina kontonummer för alla att höra. Det är osäkert och det är inte så artigt. Med en onlinechatt är mina tangenttryckningar allt det ljud jag gör och allt vem som helst kan höra.

Slutord

Som kund kräver jag det bästa och jag är angelägen om att lösa problem när jag har dem. Jag söker också teknisk support från tillverkare när någon av mina enheter inte fungerar korrekt. För att få bästa resultat måste jag spendera mycket tid på att arbeta med kundservicerepresentanter och servicetekniker. Tills jag har råd att betala någon för att hantera alla mina saker för mig, måste jag vara smart när det gäller den tid och energi jag spenderar för att få hjälp. Chat har visat sig vara mitt mest effektiva alternativ, och det ger mig de bästa resultaten samtidigt som jag sparar min tid, pengar och privatliv.

Hur är det med dig? Föredrar du att chatta med kundservice eller har du haft en hemsk upplevelse som stängde av dig?