Hur man skapar och värdar ett webinarium - Fördelar med marknadsföring och kundservice

Om du inte har introducerat webbseminarier i din marknadsföring, kundtjänst eller anställdas utbildningsinsatser - oavsett om du driver ett Fortune 500-företag eller en enmansverksamhet - kan du missa en betydande möjlighet.

Förstå webbseminarier

Enkelt uttryckt, ett webinar är ett multicast, interaktivt ljud-video seminarium över webben som ger möjlighet att ge, ta emot och diskutera information. Enligt en ON24-undersökning lockade det genomsnittliga webinaret 2013 2013 433 registranter. Nästan hälften av sponsorer som deltog (49%) i en undersökning 2013 av MarketingSherpa rankade webbseminarier och webbsändningar som det mest effektiva marknadsföringsverktyget de använde, långt över mobilappar (35%), bloggar (27%), pressmeddelanden (21% ) och marknadsföring på sociala medier (18%).

Webbinarier dök först ut 1994 och har blivit alltmer populära när produktionskostnaderna har sjunkit och tekniken för kommunikation med bred publik har förbättrats. Mer än 80% av webbseminarierna i ON24-studien hade mer än 200 deltagare, medan 15,2% hade mer än 1 000 deltagare.

Det är viktigt att förstå skillnaden mellan webbseminarier och andra internetbaserade forum, som online-möten och podcast:

Online-möten. Kallas också webbmöten, videokonferenser, telekonferenser och virtuella konferenser. Vid onlinemöten deltar ett intervall av 2 till 30 deltagare samtidigt i diskussionen, vilket kan vara ett företags styrelsemöte eller projektgruppsdiskussion. Företag använder vanligtvis onlinemöten för brainstorming, där deltagare som är bekanta med ett ämne kan ge inlägg och diskussion om det aktuella ämnet.
podcasts. Ibland kallade webbsändningar, dessa sänds vanligtvis utan interaktivitet. Ordet "podcast" är en kombination av "sändning" och Apples då revolutionerande "iPod", som kan spela digitala video- och ljudfiler. Tillgången på billiga, högkvalitativa kameror, såväl som video- och ljudinspelningsprogramvara gör det möjligt för företag i alla storlekar att marknadsföra sina produkter och tjänster kostnadseffektivt via denna plattform.

Fördelarna med ett webinar för sponsor och deltagare

Webbinarier tillåter sponsorer att kommunicera ett meddelande till hundratals deltagare i realtid. Som en konsekvens av detta är de lika populära bland lärare och studenter, marknadsförare och potentiella kunder samt affärsutbildare och anställda. De är särskilt populära med - och effektiva för - småföretagare, per det här inlägget från Outgrow.

Deras fördelar inkluderar följande:

utbytbarhet. Många värdar tillhandahåller gratis webbseminarier för deltagarna i arbetet med att bygga framtida kundlistor eller som ett komplement till kundservice. Vissa tar dock ut en avgift för deltagande. Avgiftsbaserade webbseminarier sträcker sig vanligtvis från $ 20 till $ 150, med längder mellan 60 och 90 minuter. Den avgörande faktorn i beslutet om att betala är webinars upplevda värde i köparens ögon. Enligt bloggen InstantPresenter beror beslutet att köpa ett seminarium på talarens rykte, ämnet och om informationen som presenteras kan hjälpa tittaren att tjäna mer pengar.
Geografisk tillgång. Sponsorer och deltagare kan lokaliseras var som helst Internet finns - hem, arbete, inhemska och internationella platser - alla dygnet runt. Inga resor krävs, vilket gör kostnader för transport, faciliteter, måltider och underhållning för de deltagande parterna till ett problem.
Flexibilitet. Webbseminarier används för presentationer, föreläsningar och workshops. Flera format och funktioner är tillgängliga - till exempel Frågor och svar, intervjuer, paneler och presentationsstil-webbseminarier - från en mängd olika onlinetjänsteleverantörer, vilket säkerställer att sponsorns meddelande levereras effektivt och effektivt.
säkerhet. Registrerade publikmedlemmar kan ringa till värddatorn via en anpassad länk. Publikmedlemmar kan behöva ange ett mötes-ID eller ett förhandsgodkänt lösenord.
skalbarhet. Webbseminarier är lämpliga för små och stora målgrupper.
Beprövad teknologi. En rad olika leverantörer ger möjlighet att vara värd för webbseminarier online utan skrymmande nedladdningar. Program är enkla att använda - ofta intuitiva - så att sponsorer kan koncentrera sig på meddelandet snarare än mediet.
Livslängd. Sponsorer spelar ofta in sina webbseminarier och gör dem tillgängliga för framtida nedladdning. En nyligen genomförd sökning på YouTube gav mer än 350 000 länkar till webbseminarier, med ämnen som sträcker sig från "Hur man tjänar pengar med alternativ för handel", till "Motionsrekommendationer för långvarig vård (förebyggande av fall)." Erin Kell från Trew Marketing säger att ”det bästa med webbseminarier är att de inte är en marknadsföring som en gång görs. Ditt inspelade webinar kan visas på begäran i månader eller år framöver och kan fortsätta att generera leads. ”

Tekniska funktioner i ett webinar

I en About.com-artikel citeras Shelby Britton, som kör webbinariprogram för Adobe Systems, för att säga: “Webinarverktyg ger dig kraftfull funktionalitet för interaktivitet. Om du inte räknar med interaktion eller någon form av samarbetsutbyte kan du lika bra producera en video för att driva innehållet där ute. "

De flesta leverantörer av webinarbetstjänster (som WebEx, GoToMeeting, Adobe Connect och AnyMeeting) har möjligheter att göra följande:

Visa bilder. Du kan visa ett bildspel med MS PowerPoint eller Apples Keynote, precis som du skulle göra i ett vanligt klassrum, mötesrum eller föreläsningssal.
Strömma video. Visa enstaka eller flera videor, antingen lagrade på din dator eller någon annanstans - till exempel YouTube.
Prata med din publik. Webbseminarier använder VoIP för att möjliggöra ljudkommunikation i realtid. Vissa tjänsteleverantörer erbjuder en uppringningsfunktion inklusive ett avgiftsfritt alternativ. En översättningstjänst för engelska, tyska, spanska, franska, italienska och kinesiska kan erbjudas mot en extra avgift.
Spela in allt. Webbseminarier ger ofta ett alternativ för värdar att spela in hela presentationen - inklusive alla bilder och ljud, vilket är mycket viktigt för framtida användning.
Redigera innehåll i realtid. Värdar kan ofta använda en datormus för att skapa kommentarer, markera objekt eller göra markeringar på skärmen.
Chatt. Värden kan öppna en chattlåda för att chatta med publiken, vilket är särskilt användbart för publikmedlemmar som vill ställa frågor. Många tjänsteleverantörer erbjuder möjligheten att växla mellan offentliga och privata chattar (så att stötande chattar kan tas bort). Innan du använder en chattfunktion ska du dock se till att du förstår bästa praxis. Exempelvis föreslår experter att deltagarna skriver in sina förnamn när de använder Q & A-kapaciteten så att presentatörer kan anpassa svar.
Genomföra undersökningar och undersökningar. Vissa webbinarieföretag erbjuder möjligheten att skapa enkäter, frågesporter och enkäter för publikmedlemmarna.
Samla avgifter. Om du tänker ta betalt för att visa dina webbseminarier är ett integrerat betalningssystem avgörande. Många sponsorer av webinar använder en tjänst som PayPal för att underlätta betalningar. Denna kapacitet är särskilt viktig om du planerar att producera en serie webbinarier mot avgifter.

Vissa leverantörer av webbinarier erbjuder också följande fördelar:

Anpassad varumärke. Använd din egen logotyp och färgschema för specialinbjudan och registreringsmaterial.
Uppföljningsmeddelanden efter evenemanget. Att kontakta deltagare snabbt och regelbundet efter webbseminariet förstärker ditt meddelande och skapar affinitet för ditt varumärke. Se dock till att du tillhandahåller något av värde, till exempel ytterligare information eller inbjudningar till andra webbseminarier, med varje kontakt.
Integration med sociala medier. Möjligheten att publicera på sociala mediesajter som Facebook, Twitter eller LinkedIn via tjänsteleverantörens programvara gör registreringar enklare och effektivare.
Mobilvänliga appar. Att tillåta tittarna att delta via telefon, surfplatta eller dator är avgörande i dagens miljö. Använd inte en tjänsteleverantör som saknar denna kapacitet.

Även om ditt webbinariums framgång direkt beror på ämnet och presentatören, är det viktigt att veta hur och när man ska använda de olika konferensverktygen. När du har bestämt dig för att gå vidare med ett webinarium ska du be din föredragna tjänsteleverantör om utbildningshjälp. Många är glada att ge hjälp gratis utan att veta att ett framgångsrikt webbinarium sannolikt kommer att generera framtida affärer för dem - var inte rädd för att be om en kostnadsfri prövning för ditt första webinar.

Organisera och värd ett webbinarium

Inte alla ämnen är lämpliga för ett webbinarium. Många presenteras bättre genom videor eller artiklar där interaktivitet inte är nödvändigt, medan andra är för långa eller komplexa för att täcka inom en till två timmar.

Om du fastställer att ditt ämne är lämpligt för ett webbinarium, ta följande steg för att skapa ett framgångsrikt ämne.

1. Upprätta din budget

Din budget bör baseras på dina avsedda resultat. Ken Molay, en webbkonsult, föreslår att vem som helst kan bli kapabel, relativt billig webbkonferensprogramvara, lära sig att använda den, hantera allt internt och bjuda in människor som redan finns på en prospektlista för $ 500.

För förbättrad produktionsvärde och marknadsföring av webbinarium föreslår Molay att en "bra mellanliggande budget till mellan 4 000 och 6 000 dollar." Men en liten företagsägare eller företagare kan marknadsföra, producera och vara värd för webbseminarier med en mycket mindre budget, särskilt där deltagarna inte behöver extravaganta, dyra marknadsföringar eller exotiska presentationer.

Till exempel erbjuder en webinarbetstjänstleverantör som GoToMeeting eller WebEx småföretagare och entreprenörer webinarbetsförmåga för årliga avgifter mellan $ 600 och $ 850, som betalas i månatliga steg. Avgiften inkluderar ett obegränsat antal webbinarier, vardera för upp till 100 deltagare. Tekniska funktioner inkluderar ansikte-till-ansikte konferenser, skärmdelning och inspelning av webinar.

2. Känn din målgrupp

Vem är dina mål? Befintliga kunder, framtidsutsikter eller båda? Vilka problem upplever de? Vilka fördelar tänker du leverera och varför ska de investera sin tid och sina pengar för att höra vad du har att säga?

Ditt meddelande måste riktas mot önskemål, behov, oro och rädsla för en specifik grupp om det ska ha betydande effekter. Skapa en sammansatt bild av den genomsnittliga publikmedlemen i ditt sinne - ålder, kön, utbildning, inkomst, yrke - och mät kompositens troliga mål och problem när de hänför sig till ditt ämne och expertis.

3. Välj ett ämne och en titel som lockar din publik

Välj en titel för ditt ämne som kan locka och engagera potentiella deltagare. Om du till exempel marknadsför en ny dietplan kan din publik vara överviktig eller har gjort försök på bantning tidigare. Men din titel kan inte bara vara en beskrivning av ditt ämne - det måste förmedla en lön för dem som deltar i ditt webinarium. "Varför dieter misslyckas: hemligheten till stadig viktminskning" är mer troligt att generera intresse än "en ny garanterad viktminskningsplan." Kom ihåg att en titel finns i ditt reklammaterial, så försök att skapa lite spänning i hjärnan hos din blivande publik.

Bredda ämnen kan vara för svåra att täcka helt under en begränsad tid för ett enda webinar. I sådana fall kan du dela upp ditt meddelande i avsnitt som kan fungera antingen fristående eller som en del av en serie. De korta segmenten kan också användas i blyuppfödningsprogram, e-postblaster och trailers för annat innehåll. Vissa experter på webinar föreslår att det första webinaret i en serie blir en "teaser" som ett incitament för att se framtida segment.

4. Använd en Credible Headliner för en högtalare

Om du inte är en erkänd expert inom ditt område kan du överväga att få hjälp från tredje part för att leverera ditt meddelande - och kom ihåg att "namn" lockar publik. Ett webinarium kan presenteras i ett antal olika format, inklusive enskilda presentatörer, en moderator med flera talare, intervjuare och ämnesexperter och paneldiskussioner. Välj ett format som låter dig leverera ditt meddelande på lämpligt sätt med så mycket "stjärnkraft" som din budget tillåter.

5. Planera ett presentationsdatum långt i förväg

Att bygga och testa din presentation tar tid, precis som att utveckla och leverera marknadsföringsmaterial till dina potentiella publikmedlemmar. För att vara säker kan du planera ditt första webinar minst två månader i förväg. Se till att du funderar över hur olika tidszoner kan påverka närvaron. Enligt ON24-undersökningen är de bästa dagarna och tiderna för att vara värd för ett webbinarium tisdagar och onsdagar klockan 10:00 och 11:00 Central Standard Time, om du förväntar dig att ha en publik på båda kusten.

6. Välj format och funktioner från webbinarieföretag

Medan en viss högtalare kan vara mer benägna att erkännas som en myndighet i ett ämne, kan interaktivitet begränsas om deltagarna skrämmas och motvilliga att ställa och svara på frågor. Flera högtalare är mer engagerande, men kan öka komplexiteten i att hantera publikens deltagande.

Det är viktigt att välja ett webinarformat och de funktioner du planerar att använda för att minimera förvirring och säkerställa en smidig leverans. Se till att du "märker" ditt webbinarium med ditt företag eller din personliga logotyp och lägger ut kampanjmaterial på din egen webbplats. Undvik att kräva att dina deltagare laddar ner plugins för att se webbseminariet och göra processen så lätt för dem som möjligt. Se alltid till att dina webbseminarier är tillgängliga för visning på mobila enheter.

Många erfarna webinar sponsorer använder en "lobby" med interaktiva funktioner. Deltagare som anländer tidigt kan lyssna på musik, titta på roterande bilder med information om evenemanget eller tillkännagivanden och delta i en öppen chatt med sponsorerna och andra deltagare. Uppmuntra deltagarnas engagemang genom att ställa enkla, generiska frågor, till exempel: "Hur är vädret där du är?" eller "Var ska du gå med oss ifrån?" när deltagarna checkar in.

7. Planera din presentation för maximalt deltagandeengagemang

Utveckla en agenda för din presentation som innehåller tidsramar för talare och ämnen med demonstrationer och frågor och svar. Inkludera denna agenda i ditt marknadsföringsmaterial så att potentiella deltagare enkelt kan avgöra om innehållet är relevant för dem.

När flera presentatörer används, se till att de överensstämmer med formatet för visuals och be dem att leverera alla material de planerar att använda minst en månad före webbseminariet. Förstärka tidsgränserna för varje talares avsnitt och utför en fullständig klänningsprövning en vecka före presentationen för att bekräfta att varje presentatör är bekant med webinarverktygen de använder för att presentera.

När du arbetar med bilder använder du minimal text med stark grafik - att titta på en serie tråkiga bilder efter varandra är lika tråkigt som att lyssna på en tråkig högtalare som drönar på och vidare. Visa alltid en inledande bild på din webbplats innan webbseminariet börjar påminna dina publik om hur du loggar in på ljudet och vilken tid webbinariet startar. Om du använder flera högtalare, inkludera en bild för varje med namn, titel och arbetsgivare, tillsammans med en bild. Undvik långa exponeringar på samma bild eller en utökad föreläsning med liten eller ingen interaktivitet.

I en About.com-artikel rekommenderar VD för Netspeed Learning Solutions, Cindy Clay, att presentatörerna flyttar publikens uppmärksamhet var tredje minut med en ändring av layout och aktivitet - genom att låta dem röra vid sina skärmar eller till exempel klicka på en mus. "Det stöter på dig av en pratande huvudpresentation." Clay anser också chatten som det rikaste verktyget för att hålla folks uppmärksamhet.

8. Utveckla en inbjudnings- och marknadsföringsplan

Om du inte är en etablerad talare med ett redo att följa efter, måste du starkt publicera ditt webinar via flera kanaler - e-post, bloggar, annonser på webbplatser, sociala medier - i minst två veckor före evenemanget. Statistik i ON24-undersökningen indikerar att ungefär en tredjedel av registreringen inträffar före webinarets vecka, en tredjedel under webinarnas vecka och den sista tredjedelen dagen före och webseminariet. Inse dock att bara cirka hälften (42% till 60%) av de personer som registrerar sig för ett webinarium faktiskt deltar i det. En av fördelarna med betalda webbseminarier är att de flesta registrerade faktiskt deltar i presentationen, även om det totala deltagandet vanligtvis är högre för gratis webbseminarier. Oavsett om du har 10 eller 500 deltagare bör du dock vara fast besluten att överträffa alla deltagares förväntningar.

9. Bjud in och behålla din publik

Det första steget är att designa en inbjudan som kommer att sticker ut i dina deltagares sinne och stiger över den elektroniska röran som plågar alla Internetanvändare. Din titel eller rubrik måste vara uppmärksam och uppmuntra till att läsa hela meddelandet. Enligt Salesforce öppnar en tredjedel av e-postmottagarna sin e-post baserat på ämnesraden ensam - och majoriteten av tittarna läser bara ämnesraden och de första två eller tre textraderna, så leverera din fördel snabbt och ring för registrering tidigt.

Enligt Marketing Land rekommenderar experter en fråga som hänvisar mottagarens behov direkt, och i en annan artikel föreslår den att den inte ska vara längre än 6 till 10 ord. Statistik tyder på att två tredjedelar av e-postmeddelanden öppnas på mobiltelefoner, snarare än stationära enheter, så design ditt meddelande så att den passar den kanalen.

Använd sociala medier för att aggressivt pröva potentiella deltagare, samla e-postadresser och följa upp med e-postinbjudningar till webbseminariet. Eftersom dagen före och dagen för seminariet står för en tredjedel av deltagarna, skicka e-post till alla kontakter på dessa dagar med en sista chans att registrera sig. Glöm dock inte dina tidiga registranter. Kontakta dem minst en gång i veckan mellan deras registrering och webbseminariet för att påminna dem om det kommande webinaret och för att förstärka de fördelar de får genom att delta.

Beroende på din marknadsföringsbudget, överväg att köpa massmarknadsannonser som sök- och bannerannonser, sponsring av nyhetsbrev och professionella pressmeddelanden. Vissa webinar sponsorer hyr listor för e-postblaster, ett dyrt förslag som sällan är lämpligt för en första gången webinar sponsor. Precis som erfarenheten är säker på att förbättra kvaliteten på dina webbseminarier, kan det också hjälpa dig att avgöra de mest effektiva platserna att spendera dina marknadsföringsdollar på.

10. Utför Webinar

Starta ditt webbinarium i tid och hålla dig inom dagordningen. Uppmuntra dina presentatörer att hålla sig à jour med chattkommentarerna eller Frågor och svar och svara på några av frågorna online under presentationerna. Se till att de är medvetna om tidsgränser och svara på relativa frågor samtidigt så att de verkar vara en del av flödet. Använd förnamn på deltagare när det är möjligt, även om det bara är en kommentar som överensstämmer med deras tankar.

Om det är möjligt, låt en andra erfaren person moderera chatten och frågor och svar, snarare än presentatören. Moderatoren kan skicka relevanta frågor eller kommentarer till presentatören utan en paus i åtgärden. Chattmoderatorn kan också övervaka för olämpliga eller off-post inlägg om du använder en offentlig chattfunktion. Kom ihåg att ju mer engagerade deltagarna är, desto större är sannolikheten för att webinarna ska bli en framgång.

11. Spela in Webinar

Framgångsrika webbseminarier är gåvor som fortsätter att ge. ON24-undersökningen indikerade att 25% av registranterna för ett seminarium tittar på det arkiverade webinaret, snarare än att delta i live-evenemanget.

Ge webbsändningar av tidigare webbseminarier på din webbplats eller genom leverantörer som YouTube. Skapa dina egna webbinarskanaler med alla dina "on demand" -händelser - tidigare webbseminarier - och bädda in dem på din webbplats, alla partnersajter och på sociala medier. Du kan använda inspelningen i en mängd olika marknadsföringsinsatser, inklusive e-postmeddelanden och bonuserbjudanden för andra tjänster.

Enligt Matthew Sweezey från ClickZ, en marknadsföringsnyhetswebbplats, föredrar 16% av företag till företag (B2B) konsumenter att se ett webinarium live, jämfört med att granska en inspelning efter det. Om ditt syfte är att generera försäljningsledningar föreslår Sweezey att använda massor av uppmaningar för att registrera e-postnamn och adresser direkt i webinarnas innehåll.

12. Följ upp med deltagare

Motstå tendensen att slappna av när webbseminariet är över, eftersom det är tiden som dina deltagare är mest glada över ditt meddelande. Följ upp med personliga e-postmeddelanden till varje deltagare som uttrycker uppskattning och ber om feedback om upplevelsen. Ge en länk till det inspelade webinaret, såväl som allt relaterat material som kan vara till nytta för deltagarna. Många webbseminarier tillhandahålls för att antingen generera försäljningsledningar eller förbättra kundservice, så kom ihåg att webinarna är början, inte slutet på processen.

13. Analysera resultat

Många tjänsteleverantörer erbjuder en ”engagemangsmätare” för att samla feedback i realtid om allmänna engagemang för publiken. Andra källor till feedback inkluderar resultaten från enkäter, undersökningar, frågor och svar, chatt, typ och antal nedladdningar och kommentarer från sociala medier. Var beredd på några kritiska kommentarer, men överväg dem möjligheter att förbättra ditt nästa webinar.

Slutord

När Internet-tekniken förbättras och priserna sjunker är det troligt att webbseminarier kommer att bli mer populära. Småföretag och företagare ser allt mer på produktionen av webbseminarier som en affärsmöjlighet med få hinder för inträde och betydande intäkter-till-kostnad potential. Råd om att göra och marknadsföra webbseminarier är lätt tillgängliga - Amazon.com listade nyligen mer än 1 600 resultat för böcker på webbseminarier. Om du ännu inte hoppat i poolen med sponsring av webinar, är det dags att blöta tårna.

Har du sponsrat, presenterat eller deltagit i ett webbinarium?