13 sätt att minska administrativa överhörda kostnader i ditt företag

Att räkna ut hur man ska minska eller eliminera specifika administrativa kostnader är avgörande för lönsamheten och långsiktig framgång för ditt företag. Att trimma dessa utgifter kommer att minska de intäkter som krävs för att jämna ut eller tjäna vinst, ge större flexibilitet i långsiktig prissättningstrategi och förbättra kassaflödet.

Hur man minskar administrativa utgifter

1. Köp inte - Hyra
Beslutet om att äga eller hyra fastighet är i allmänhet baserat på din verksamhetsskala. Äganderätt eller långsiktiga hyreskontrakt ökar dina fasta kostnader och finansiella exponeringar. Medan hyresavtal varje månad tenderar att kosta lite mer på kort sikt, kan möjligheten att avsluta avtalet och flytta till ett mer lämpligt utrymme spara pengar och ansvar på lång sikt. På en fluktuerande marknad kan ett klokare beslut vara att begränsa din ekonomiska exponering, spara dina kontanter för den tiden när du är mer bekväm med marknadsmöjligheterna och en investering som uppfyller dina kriterier.

2. Begränsa rese- och underhållskostnader
Kundrelationer är alltid viktiga och bör aldrig äventyras. Värdet av möten ansikte mot ansikte är emellertid inte en funktion av påkostade presenter och dyra middagar på lyxrestauranger. Upprätta en underhållningspolitik som passar ekonomin; dina kunder och potentiella kunder kommer att förstå eftersom deras företag troligen implementerar liknande policyer.

3. Telekom
Teknik minskar effektivt avståndet, så det finns inget behov av att kräva att administrativa personer eller specialister är fysiskt placerade tillsammans. Anställda som arbetar hemifrån eller i tillfälliga anläggningar varje månad minskar eller eliminerar de höga kostnaderna för kontorslokaler, liksom efterfrågan på supporttjänster. I många fall tar anställda med möjlighet att telekommunikera mindre lön på grund av friheten och bristen på pendlingskostnader.

4. Framhyrningskontor och gård
Om du har överflödigt utrymme som inte kommer att användas på ett år eller mer, undersök uthyrning. Som hyresvärd kommer du att fortsätta kontrollera lokalerna och de aktiviteter som utförs i utrymmet, och du kommer att ha extra inkomst för att kompensera utgifterna för dina egna anläggningar.

Innan du samtycker till en uthyrning bör du vara säker på att utrymmet inte kommer att behövas under avtalets löptid. Inkludera språk i avtalet om tidig uppsägning om det blir nödvändigt. Din förmåga att återuppta utrymmet ger maximal flexibilitet och kan återspeglas i avtalet genom att antingen minska hyresgästens hyresavtal under avtalets löptid eller betala böter om uppsägning blir nödvändig.

5. Refinansiera skulden
Räntorna är ovanligt låga för närvarande. Om du har någon långsiktig skuld på utrustning, maskiner eller fastigheter, är det nu dags att refinansiera med målet att minska betalningarna så mycket som möjligt på kort sikt. I svåra tider är kontanter kung, så du vill hålla så mycket som möjligt nära till hands vid nödsituationer.

6. Ta bort prenumerationer och medlemskap
Med tiden lägger många företag till abonnemang och medlemskap på grund av sin bransch och de lilla kostnaderna för en enda anslutning. Dessa utgifter kan dock snabbt byggas upp och gå obemärkt, eftersom de ofta visas i olika scheman och utgiftsrapporter.

Granska alla dina sociala, broderliga och affärsmässiga anknytningar för att se till att de är nödvändiga och regelbundet bidra till lönsam verksamhet i ditt företag. Eliminera de som inte gör det.

7. Sänk resekostnaderna
Om möjligt eliminera resor och ersätt resorna med telefonsamtal, e-postmeddelanden och videomöten. Om du måste flyga, planera i förväg för att undvika de höga kostnaderna för en "plötslig" resa. Öka granskningen av dina utgiftskonton för att skicka ett tydligt meddelande till din personal om att kostnader är viktiga.

När du reser, bo på affärshotell snarare än lyxhotell, eftersom de ofta är halva kostnaden för en fyrstjärnig anläggning. Och alla som reser bör vara medlemmar i den affinitetsgrupp som sponsras av hotellet för att få rabatter och gratis nätter.

Fokusera dessutom din biluthyrning på en enda leverantör med vilken du har förhandlat fram ett prisavtal - ange standardmodeller utom i godkända fall. Om du bor i en större stad, överväga att använda taxibilar istället för att hyra en bil. Avsluta privata limousintjänster såvida de inte är jämförbara med taxipriser.

8. Eliminera papper
Att hantera papper är tidskrävande och dyrt. Att sortera, arkivera och hitta filer kräver sekretariat / kontoristisk tid och utrymme. Köp en skanner och digitalisera alla viktiga papper och förvara dem i välorganiserade elektroniska filer för att spara utrymme och administrativa kostnader. Ditt företags böcker och poster är avgörande för din fortsatta drift, så det är viktigt att behålla och säkra kopior av de elektroniska filerna inom din anläggning och på en avlägsen plats.

Det säger sig självklart att filer måste säkerhetskopieras varje dag, särskilt alla filer som rör dina kunders identifiering, finansiella register eller kontaktinformation.

9. Dela utgifter för marknadsföring
Identifiera produkter eller tjänster som kompletterar din produkt. Sedan, kontakta företaget som tillhandahåller produkterna och förhandla om ett ömsesidigt marknadsföringsarrangemang. Till exempel kan en poolentreprenör acceptera gemensam marknadsföring med en leverantör av utomhusmöbler, eller flera etniska restauranger kan främja en "International Food Experience" med varje restaurang på en annan natt. Denna strategi utvidgar din marknadsföringsinsats utan att ta ut de kostnader som normalt skulle vara förknippade med att lägga till nya säljare eller reklam.

10. Underhålla utrustningen internt
Om reparation och underhåll är en betydande kostnad i din verksamhet, överväg att anställa en mekaniker eller specialist och ta med reparationen internt. Du kommer att ha bättre, regelbundet underhållen utrustning som kan göra det möjligt för dig att undvika dyra utbyten tills senare.

11. Använd Airline Miles för resor, hotell och bilar
Om du eller dina anställda flyger regelbundet, rikta dig in på ett enda flygbolag med ett bra reseprogram för företagets användning. Registrera dig också för ett av de bästa kreditföretagen för småföretag, och när poäng eller miles byggs upp kan du använda priserna för företag.

12. Övervaka verktyg och tillbehör
Förbrukningsvaror är en osynlig tillgång som ofta förbises. Eftersom inget föremål är dyrt av sig själv, placerar de ofta dem, lämnar dem eller tar dem hem för personligt bruk.

Initiera en förbrukningsvarupolicy - hålla kontorsmaterial i ett säkert område, endast tillgängligt via en utsedd anställd. Om du har en anläggning där handverktyg eller andra dyra förbrukningsartiklar används ska du initiera en liknande policy. Tilldela verktyg till individer med kravet på att de personligen är ansvariga för kostnaden för verktyget om det går förlorat eller saknas.

13. Utnyttja Internet
Alla som är involverade i köp av material eller tillbehör bör ha tillgång till Internet och veta hur man söker i data för specifika artiklar. Upprätta en högsta kostnad per artikel med en policy som kräver att alla som köper artiklar som överstiger det värdet ska använda Internet för att identifiera potentiella leverantörer och lägsta kostnad.

Slutord

Administrativa kostnadsbesparingar kräver samarbete och deltagande av dina anställda. Uppmuntra deras deltagande och idéer när du börjar övningen och håll dem informerade om resultaten.

Företagskonsulter håller i allmänhet med om att de flesta företag kan sänka administrationskostnaderna upp till 10% utan att påverka deras effektivitet. När du implementerar strategierna för att sänka företagskostnaderna kan du övervaka deras effekter för att se till att kundrelationerna inte påverkas negativt, och att kostnaderna inte ökar i icke-administrativa områden till följd av nedskärningarna. När förändringarna i den administrativa verksamheten har avslutats, överför den "kostnadsbesparande" fasen av övningen till en "kostnadskontroll" -fas för att säkerställa att förbättringarna är inbäddade i företagets dagliga verksamhet.

Vilka andra sätt kan du föreslå för att trimma administrativa kostnader?