Onlinebutiker och försäljningsskatt - affärsplikt enligt den nya lagen

Som NBC News rapporterar, röstade fem av domstolens nio domstolar för att upprätthålla en South Dakota-lag som införde moms på online-köp. Domen gjorde det lagligt för statliga regeringar att ta ut moms på detaljhandelsförsäljning som gjorts av företag utan lokala butiker eller distributionscenter. Tidigare tilläts statarna bara att samla in försäljningsskatter från de köpmän med fysisk närvaro, eller "local nexus," i jurisdiktion. Denna undantagna postorderorder och online-säljare baserade utanför staten.

Följer Wayfair härskande, mindre onlinehandlare - från solopreneurs med oberoende detaljhandelswebbplatser till Etsy- och eBay-säljare - stöttas för en ful nedfall. "Beslutet var en seger för stora företag över små, och jag tror att om ingenting görs - och stater blir mer aggressiva [i deras skattepolicy] - såg du att mamma och pop-återförsäljare skulle gå ut," sade Tennessee skatteadvokat David Mittelstadt i en Inc.-artikel publicerade några veckor efter domen.

Medan konsekvenserna av Wayfair har ännu inte sett, online-återförsäljare behöver inte överreagera. Domen är inte världens slut. Det är bara början på en ny verklighet som online-säljare kan och troligen kommer att anpassa sig till. Stora namngivna återförsäljare har lagt moms på online-transaktioner i flera år; det är dags att mindre säljare hamnar fast.

Hur man samlar in och betalar statliga försäljningsskatter

Liksom moms på personliga köp är online-moms skatten på försäljarens ansvar att samla in. För säljare på nätet som brukar flöda lokala lagar om försäljningsskatt innebär detta mer efterlevnad och mycket av det. Här är en steg-för-steg titt på vad köpmän behöver veta för att lagligt och effektivt samla in och betala statlig moms på onlinetransaktioner med amerikanska kunder.

1. Bestäm dina statliga förpliktelser om försäljningsskatt

Först räkna ut dina momsförpliktelser i de stater där du handlar.

Jurisdiktion

Det är enkelt att bestämma om ett givet stat tar upp moms. För närvarande har bara fem stater inga statliga försäljningsskatter på böckerna:

• Alaska
• Delaware
• Montana
• New Hampshire
• Oregon

I Alaska har lokala jurisdiktioner (städer och stadsdelar) tillåtelse att samla in sin egen moms, så du vill kontakta en lokal skatteadvokat eller lokala inkomstmyndigheter för att säkerställa efterlevnad.

skatteplikt

Inte alla produkter och tjänster är beskattningsbara. Dessutom är skattepolitiken inte enhetlig över statsgränserna. Vissa uppger skatteposter som är undantagna från andra skatter.

Som en allmän tumregel är materiella, icke väsentliga varor skattskyldiga. Produkter som sannolikt kommer att anses vara "väsentliga" och därmed inte omfattas av moms kan innehålla:

• Färsk och förpackad mat och ingredienser (men inte tillagad mat)
• Kläder (men inte smycken, väskor och andra tillbehör)
• Receptbelagda läkemedel och receptfritt läkemedel

Om du misstänker att dina produkter faller i ett lagligt grått område, kontrollera med lokala skattemyndigheter för vägledning.

Lagstiftning efterlevs

Som det första allvarliga försöket på flera år att samla in moms från out-of-state-säljare, var South Dakotas lag om försäljningsskatt online utformad för att provocera en juridisk utmaning - och det gjorde det. Även om lagen inte hade mycket företag när den antogs, kommer många andra stater sannolikt att anta liknande lagar under de kommande månaderna och åren.

Under tiden kan online-säljare tekniskt undvika att samla in moms i stater och orter som inte uttryckligen föreskriver det. Detta är emellertid en riskabel gambit, eftersom små handlare utan särskilda efterlevnadsavdelningar sannolikt kommer att hålla sig à jour med nya statliga och lokala lagar om försäljningsskatt. De resurser som krävs för att övervaka de mer än 10 000 amerikanska försäljningsskattedistrikten är stora.

Av denna anledning är den bästa handlingen för onlinehandlare av alla storlekar att anta att de lagligen är skyldiga att betala moms på transaktioner med köpare i alla jurisdiktioner som tar ut moms. Tredjepartsplattformar kan samla in moms på säljarens vägnar, enligt en rapport från DealNews, vilket minskar efterlevnadsbelastningen.

2. Registrera dig hos statliga skattemyndigheter

Registrera därefter hos lokala inkomstmyndigheter var du än planerar att sälja dina varor. I de flesta stater ansvarar den statliga inkomstavdelningen för att samla in moms.

Hoppa inte över det här steget. Att samla in statlig försäljningsskatt utan att få ett tillstånd från den lokala avdelningen för inkomst är olagligt, även om du planerar att lämna in och betala statliga försäljningsskatter inom tidsfristen.

Vad du behöver registrera

Statliga inkomstavdelningar kräver viss information från företag som vill sälja beskattningsbara produkter till invånarna. Exakta krav varierar beroende på jurisdiktion, men du kan förvänta dig att tillhandahålla:

• Ditt arbetsgivaridentifieringsnummer (EIN), affärsskatt-ID eller båda
• Din officiella kontaktinformation för företag, inklusive den registrerade agentens postadress
• Din NAICS-kod

Vissa stater kräver ytterligare information. Till exempel ber Illinois återförsäljare att ange adresserna till alla i-statliga platser där deras produkter kan levereras. Detta krav gäller både för lossningsplatser (till exempel UPS-butiker i detaljhandeln) och tredjepartsuppfyllningscentra (t.ex. Amazon-lager).

Du kan behöva betala en registreringsavgift med din ansökan. Avgifterna varierar men är vanligtvis ganska låga. Colorado's är till exempel $ 16.

Registrerar online

De flesta intäktsavdelningar har rimligt strömlinjeformade online-registreringsprocesser. Om du registrerar dig online bör du få ditt officiella tillstånd inom några arbetsdagar, även om tidsramarna varierar beroende på tillstånd och ansökningsvolym.

Registrering via post

Om du inte kan registrera dig online eller föredrar att inte göra det, kan du registrera dig via mail. Du måste ange samma information på samma formulär; den enda väsentliga skillnaden är att du måste tillåta flera veckor för behandling.

Underhålla kontinuerlig efterlevnad

När du har ditt tillstånd för försäljningsskatt kan du lagligen sälja och samla in moms i den jurisdiktion. När du går framåt måste du tänka på alla pågående krav som följer kraven, till exempel rapportering och arkivering av statliga försäljningsskatter inom gällande tidsfrister.

I vissa stater kan du också behöva hålla ditt försäljningsskatttillstånd aktuellt. till exempel Colorado kräver förnyelse vartannat år. Kontrollera med varje statlig inkomstavdelning om tidsfrister för tillståndsförnyelse.

Outsourcing momsregistrering

Om processen att ansöka om och förnya statliga skattetillstånd är för tidskrävande för din lilla butik, överväg att lägga ut jobbet. Det är ett mycket dyrare alternativ; TaxJar, en remisstjänst från tredje part, råder säljare att räkna med att betala cirka 100 $ per statlig registrering. Om du planerar att registrera dig hos varje amerikansk statlig beskattningsmyndighet, inklusive Washington, D.C. och exklusive Puerto Rico och mindre amerikanska territorier, är det en total räkning på ungefär 4 600 dollar..

3. Beräkna och samla in moms

USA är ett stort antal tusentals statliga, lokala och speciella skattedistrikt. Lyckligtvis har du ingen personlig skyldighet att hålla reda på de olika skattesatserna som tas ut i alla de jurisdiktioner där du säljer. Praktiskt taget alla e-handelssviter är utrustade för att göra detta för dina räkning.

Processen för att sätta upp momsuppgifter varierar beroende på svit. TaxJar har en praktisk uppsättning guider för flera stora sviter, inklusive Shopify, Square, eBay och Amazon. Även om dessa sviter till stor del automatiserar momsskattesamlingar, är det tillrådligt att du dubbelkontrollerar med statliga och kommunala avdelningar för intäkter för att bekräfta att du samlar in rätt mängd moms. De flesta stater har helt eller delvis automatiserade onlinesystem för att göra det. Exempelvis har New York State Department of Taxation and Finance ett digitalt omsättningsskattuppslagningsverktyg och flera publikationer som beskriver lokala skattesatser.

Ursprungs- kontra destinationsbaserad beskattning

Även om de inte behöver beräkna lokala skattesatser manuellt, kan säljare på nätet dra nytta av att förstå skillnaden mellan ursprungs- och destinationsbaserad beskattning.

Omkring ett dussin stater, inklusive Texas och Illinois, införa ursprungsbaserad beskattning, vilket är den enklare av de två alternativen för säljare. Enligt ursprungsbaserade system betalar köpare alltid försäljningsskatt till den kurs som debiteras vid ursprungspunkten. Så om du släpper alla dina varor från en UPS-butik i Dallas, betalar du samma försäljningsskattesats för alla transaktioner med Texas-baserade köpare, oavsett om de bor i El Paso, Beaumont, Brownsville eller Amarillo . På samma sätt, om du skickar till alla Illinois-baserade köpare från ett enda Amazon-lager i Chicago-området, kommer du att betala den tillämpliga skattesatsen på det området.

De flesta stater införa destinationsbaserade regimer. Destinationsbaserad beskattning är mer förutsägbar för köpare eftersom det betyder att de alltid betalar samma försäljningsskattesats. För säljare kräver dock destinationsbaserade regimer mer efterlevnad och revision. Även om din e-handelssvit automatiskt samlar in försäljningsskatter till destinationspriser, vill du kolla in faktiska samlingar mot de priser som publiceras av statliga inkomstmyndigheter för att bekräfta riktigheten.

Insamling av skatt vid ursprung & destination

Beroende på statliga och lokala policyer i leveransdestinationen kan ursprungsbaserade köpmän som säljer över statliga linjer krävas för att samla ursprung och destinationsskatter. Om du till exempel släpper dina varor från en UPS-butik i Philadelphia (Pennsylvania är en ursprungsbaserad regim) till en köpare i Miami (Florida är en destinationsbaserad regim), skulle du debitera köparen den kombinerade skattesatsen på båda destinationerna.

Kom ihåg att i avsaknad av statliga och lokala lagar som kräver inkassering av försäljningsskatt av fjärrsäljare kan du kanske undvika att samla in skatten till destinationsfrekvensen. Du måste dock övervaka den lokala policyn noggrant för att säkerställa att du följer alla nya lagar om fjärrsäljare som uppstår.

Ställa in bortsett från momsuppgifter

Du är inte skyldig att återlämna statliga momsuppgifter fortlöpande. Beroende på jurisdiktion kan du förvänta dig att återlämna momssatser varje månad, kvartalsvis eller årligen.

Under tiden måste du avsätta och hålla dina momsuppgifter. Ställ in ett nytt bankkonto för detta exklusiva syfte och gör regelbundna insättningar när du samlar in skatter. Leta efter räntebärande konton som inte tar ut månatliga underhållsavgifter för kunder som uppfyller vissa kriterier, till exempel vanliga direkta insättningar eller minsta dagliga saldo.

4. Arkivera och skicka moms

Förutsatt att du använder en e-handel eller bokföringssvit som automatiskt spårar momsskattesamlingar, bör du ha en korrekt körsumma av dina momsintäkter vid en viss tidpunkt.

Återigen är det till ditt bästa att kontrollera dina kvitton mot faktiska statliga och lokala skattesatser för att säkerställa att du samlar in rätt skattebelopp från varje köpare. Ju förr du upptäcker ett avvikelse, desto tidigare kan du hantera eventuella brister eller överskott.

Registrera statliga försäljningsskatter

Registrering av företagsavgiftsskatt hjälper statliga och lokala inkomstavdelningar att hålla koll på köpmän som säljer skattepliktiga varor och tjänster inom sina jurisdiktioner. Detta är avgörande för budgetering och skatteuppföljning. Nyare köpmän som bara är bekanta med den personliga skatteregistreringsprocessen kan bli förvånade över att få veta att företag inte alltid är skyldiga att återbetala medel med ansökan om försäljningsskatt.

En momsdeklaration utan tillhörande överföring kallas en "noll avkastning." Var särskilt uppmärksam på nollavkastningskraven. Inte alla jurisdiktioner kräver noll returer, men de som gör det allvarligt om att ta ut sena avgifter och påföljder från företag som inte följer.

Efter att ha bearbetat sina ursprungliga registreringar informerar de flesta jurisdiktioner köpmännen om deras nödvändiga arkiveringsfrekvens och förfallodatum. Inlämning kan krävas varje månad, kvartalsvis eller årligen, beroende på jurisdiktionens policy och din genomsnittliga månatliga skatteskuld. Större skatteskulder betyder i allmänhet oftare ansökningar.

I destinationsbaserade regimer kommer du inte att behöva lämna in separat returer för varje stad eller land där du säljer; din statliga avkastning ska stå för lokala och speciella distriktsskatter, om tillämpligt. Vissa destinationsbaserade stater kräver emellertid att du listar upp alla lokala och speciella skatteregistrioner där du gjorde en försäljning. Washington State är ökänd för detta på grund av dess ovanligt höga antal lokala skatteregler och krävande rapporteringskrav. Kontrollera med statliga och lokala inkomstavdelningar för att bekräfta dina skyldigheter på denna front.

I de flesta jurisdiktioner kan du registrera moms på nätet. Att manuellt arkivera statliga försäljningsskatter varje månad, kvartalsvis eller till och med årlig basis kan vara extremt resurskrävande, så att större köpmän kan hitta skatteautomatiseringssviter kostnadseffektiva. Till exempel ger Avalara TrustFile användare automatiserad rapportering, insamling och ett obegränsat antal månatliga statliga skatteanmälningar för $ 3 000 per år. Taxify erbjuder jämförbar årlig prissättning för en praktiskt taget obegränsad plan.

Återbetalning av statliga försäljningsskatter

Om du har en statlig eller lokal försäljningsskattplikt under en viss ansökningsperiod måste du återbetala lämpligt skattebelopp inom betalningsfristen, vilket vanligen sammanfaller med ansökningsdatum. Många stater tillåter dig att betala via elektronisk överföring (EFT) eller via banköverföring.

Var uppmärksam på eventuella påföljder eller räntekostnader för sena betalningar, eftersom dessa kan vara branta och ofta inträffar utan någon period. Var också noga med att notera eventuella rabatter för tidig betalning. Mer än 20 stater tillåter köpmän att hålla en liten andel av sina totala försäljningsskatter - vanligtvis mindre än 2% - när de betalar före den månatliga, kvartalsvisa eller årliga tidsfristen.

Slutord

Abolitionist Theodore Parker sa en gång: ”Jag låtsas inte förstå det moraliska universum; bågen är lång ... Och från vad jag ser är jag säker på att den böjer sig mot rättvisa. ”

Till och med efter att USA: s högsta domstol dömde separata offentliga logi okonstitutionella i seminalen Brown v. Board of Education beslut av 1954, tog det ytterligare två decennier - och många ingripanden från statliga och federala myndigheter - för att radera Jim Crows sista juridiska rester. Även frågan till hands South Dakota v. Wayfair, Inc. saknar den moraliska brådskan hos Jim Crow, dess historiska båge har varit lika pokey. Wayfair tog fem årtionden att vända det föregång som sattes 1967 år National Bellas Hess Inc. mot Department of Revenue of Illinois och upprätthöll 1992 1992 Quill Corp. mot North Dakota.

Uppsidan av Högsta domstolens glaciala takt är den prejudikat som fastställts av Wayfair kommer troligen att tåla i flera år, om inte årtionden. Oavsett jämvikt uppnås under de kommande åren är osäkerhet en sak som både konsumenter och handlare inte behöver oroa sig för.

Säljer du varor eller tjänster online? Känner du att du förstår ditt ansvar att samla in statlig moms?